Assurez-vous que les polices sont accompagnées de licences et qu'elles seront acceptées par tout le monde.
Analysez les projets afin d'identifier les risques liés à l’utilisation des polices au bon moment.
Que vous deviez gérer plusieurs projets créatifs ou que vous soyez en quête d’inspiration pour le prochain grand projet, prenez le temps de mettre fin à votre désordre numérique. Cela peut faire toute la différence dans votre flux de travail. Des études ont en effet révélé que la désorganisation numérique peut être tout aussi anxiogène qu’un espace de travail désordonné. Nous avons beau éteindre nos écrans, le stress ne disparaît pas pour autant. Et nous le savons. Bien souvent, la seule façon de retrouver sa sérénité est de retrousser ses manches pour se débarrasser une bonne fois pour toutes du désordre numérique.
Mettre de l’ordre dans votre désordre numérique peut vous aider à réduire votre niveau de stress et vous permettre de vous sentir apaisé et ressourcé. Si vous vous sentez dépassé par la situation, nous vous invitons à suivre ces cinq petits conseils pour éviter le chaos et vous sentir bien et organisé. Tout comme dans la méthode Marie Kondo’s KonMari, nous allons vous présenter cinq catégories très simples qui vous permettront de mettre définitivement fin à votre désordre numérique. Nul besoin d’être un thésaurisateur numérique pour tirer parti de ces pratiques. Faites-nous confiance ! Même si vous disposez déjà de tout ce dont vous avez besoin, votre flux de travail aura l’impression de passer une journée au spa. Alors, allumez une bougie parfumée, prenez une grande respiration et c’est parti !
Si la première chose que vous voyez lorsque vous allumez votre ordinateur, c’est le désordre numérique de votre bureau, vous ne pouvez pas commencer votre journée en toute tranquillité. Un bureau surchargé n’est pas seulement une nuisance visuelle. Il peut également ralentir votre ordinateur. Et si vous avez déjà dû faire un partage d’écran et montrer ce bureau surchargé à vos collègues, la situation peut être tout aussi embarrassante qu’un poste de travail ou un espace personnel en désordre.
Le niveau de désordre numérique sur votre bureau peut en dire long sur votre personnalité et votre approche du flux de travail. Cela ne signifie pas nécessairement que vous êtes « désorganisé ». Mais même si vous parvenez à trouver absolument tout ce dont vous avez besoin dans cette montagne de fichiers, créer un système vous permettant de stocker et d’organiser les ressources numériques sur votre ordinateur peut vous aider à vous sentir plus organisé et plus serein tout au long de votre journée de travail. Ce système crée une base pour une gestion organisée d’actifs numériques, et c’est aussi l’un des projets de désencombrement numérique les plus rapides de cette liste.
Lorsque vient le temps d’organiser votre bureau numériquement, ne laissez pas la perfection être l’ennemi du progrès. Vous pouvez généralement accomplir cette tâche assez rapidement. Il suffit généralement de quinze ou vingt minutes pour mettre de l’ordre dans un bureau, aussi désordonné soit-il ! Réservez du temps sur votre agenda, écoutez votre liste de lecture préférée et constatez à quelle vitesse vous pouvez vous débarrasser du désordre numérique sur votre bureau.
Commencez par créer quelques dossiers de base pour classer toutes les ressources photographiques, les fichiers de conception et les documents sur votre bureau. Glissez et déposez vos ressources numériques dans ces dossiers. Ajoutez des dossiers supplémentaires si nécessaire et créez des sous-dossiers pour optimiser l’organisation. Notre article sur la création d’une structure de dossiers facile à gérer vise à aider les entreprises dans leur organisation. Cependant, il contient des conseils utiles pour créer une structure de dossiers de gestion des ressources numériques, même pour un usage personnel.
Chaque fois que je procède ainsi, je constate que j’ai beaucoup de ressources photographiques en double, de premières versions de travaux créatifs et d’autres éléments qui ne sont tout simplement plus pertinents. Mettre de l’ordre dans votre désordre numérique sur votre bureau peut également être l’occasion de supprimer les ressources numériques dont vous n’avez plus besoin. Pour terminer en beauté, sélectionnez « Nettoyer » sur Mac ou essayez d’ajouter des délimitations sur votre bureau Windows. À présent, votre bureau n’est pas seulement nettoyé ; il est organisé.
Anecdote : il ne m’est jamais venu à l’esprit de supprimer mes e-mails avant mes 20 ans. Et pouvez-vous me le reprocher ? Ils contiennent de nombreuses informations ! Pourquoi m’en débarrasserais-je ?
Certes, si vous conservez l’intégralité de vos e-mails, vous êtes assuré de toujours disposer de toutes les informations. Cependant, vous pouvez avoir bien du mal à rechercher et à trouver l’e-mail dont vous avez besoin. Si vous recherchez un e-mail important en particulier et que votre recherche renvoie des dizaines d’e-mails, il est peut-être temps de faire le ménage dans votre boîte de réception. Une boîte de réception pleine peut aussi (tout comme un bureau surchargé) ralentir les opérations.
Pas besoin de chercher à avoir une boîte de réception vide. Le but est simplement de mettre fin au désordre numérique, comme les e-mails plus anciens, non pertinents et inutiles.
Voici quelques conseils qui vous permettront de nettoyer votre boîte de réception :
Créer une boîte de réception dépourvue de tout désordre numérique (et la conserver ainsi) demande du temps et un nettoyage quotidien. Selon le nombre d’e-mails que vous avez, cette tâche peut être plus continue que ponctuelle. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez suivre le guide de Fast Company sur le nettoyage de votre boîte de réception en une heure si vous êtes prêt à vous lancer dans une course de désencombrement numérique. Vous deviendrez inévitablement plus à l’aise à l’idée de supprimer les e-mails inutiles au fur et à mesure que vous les recevrez et les ouvrirez. Vous resterez donc numériquement organisé.
Il n’est pas rare que les concepteurs disposent de centaines, voire de milliers de polices. Nous comprenons. Les polices sont géniales. Mais absolument personne, pas même le plus grand geek de la typographie, ne peut mémoriser autant de polices.
Si vous utilisez régulièrement des polices et que vous n’avez pas encore investi dans une solution de gestion des polices, nous vous recommandons de faire appel à un formidable gestionnaire de polices pour gagner du temps et vous faciliter la vie. Le bon gestionnaire de polices peut gérer plus de polices que n’importe quel cerveau ne pourrait le faire, tout en s’intégrant à vos outils de création, améliorant la cohérence et accélérant votre flux de travail.
Si vous utilisez l’une des solutions de gestion des polices d’Extensis, vous avez également la possibilité d’organiser votre collection de polices comme vous le souhaitez. De nombreux concepteurs optent pour une organisation par style (par exemple, avec empattement ou sans empattement), par projet ou par client. D’autres préfèrent organiser leurs collections par fonderie de polices ou par concepteur de type. Puisque nous adoptons tous des approches différentes en matière d’organisation, il est important que vous nettoyiez votre collection de polices d’une manière qui vous semble intuitive et adaptée à votre flux de travail.
Si vous aimez vraiment vos polices, prendre le temps de les organiser peut être un moyen vraiment agréable de mettre fin à votre désordre numérique.
Si vous vous efforcez de mieux organiser votre flux de travail et vos collections de ressources, il est également utile de prendre en compte les ressources numériques que vous et votre équipe utilisez. Tout comme nos boîtes de réception et nos ordinateurs de bureau peuvent être victimes de désordre numérique, les référentiels de ressources de marque peuvent également être désorganisés.
Si votre équipe dispose d’un système bien établi pour le stockage et le partage des ressources numériques, le flux de travail peut généralement rester bien organisé. Cependant, un nettoyage quotidien ne fait jamais de mal. Il peut également être utile de repenser la structure de votre dossier de gestion des actifs numériques si vos besoins ont changé au fil du temps. Vous pouvez en effet avoir acquis plus de ressources.
Avant d’organiser les ressources numériques de votre équipe, obtenez le feu vert de la direction et consultez-la avant de prendre toute décision importante qui pourrait modifier le flux de travail. Il est également naturel d’avertir votre équipe de tout changement important.
Voici quelques-uns des moyens les plus efficaces pour mettre de l’ordre dans votre DAM :
Organiser les ressources numériques pour le flux de travail de votre équipe vous facilitera la vie et sera également une initiative appréciée par vos collègues. Pour en savoir plus sur la gestion des ressources numériques, cliquez ici.
Les onglets multiples sont une histoire d’amour et de haine. Pour certaines personnes, avoir plusieurs onglets ouverts est le summum du désordre numérique. Pour ma part, j’aime ouvrir plusieurs onglets dans une fenêtre de navigateur et les utiliser comme des éléments d’une liste de choses à faire. Je travaille de gauche à droite et ferme les onglets au fur et à mesure que j’accomplis les tâches qui leur sont associées. Étant rédacteur de contenu, je fais une tonne de recherches en ligne. Là où certaines personnes pourraient voir du désordre numérique dans mes onglets, je vois un flux de travail efficace pour parcourir les informations et accomplir les tâches.
Le seul problème est que les onglets ne cessent de s’accumuler, ce qui rend les fenêtres extrêmement encombrées. Il est facile pour nos navigateurs de passer d’une organisation fonctionnelle à une véritable thésaurisation numérique en quelques heures. Les onglets ne sont alors plus utiles, mais de vrais obstacles. Et, vous l’avez deviné, un trop grand nombre d’onglets peut aussi ralentir votre ordinateur.
Moi qui me considère comme un utilisateur d’onglets acharné, voici les conseils qui me semblent utiles pour vous aider à mettre fin au désordre numérique et à revenir à un seul onglet :
Et voilà ! Vous connaissez désormais les cinq approches à suivre pour mettre définitivement fin à votre désordre numérique. Fini les journées de travail désordonnées et chaotiques.
Vous souhaitez que toute votre équipe mette fin au désordre numérique ? Partagez cet article et consultez le guide des bonnes pratiques d’Extensis : comment choisir une solution de gestion des ressources numériques ?
