Arbeitsabläufe mit Corbit automatisieren

Corbit ist das Herzstück der Portfolio-Automatisierung. Zugleich kommuniziert es perfekt mit Systemen von Drittanbietern oder anderen Extensis-Lösungen wie dem Universal Type Server. Torsten Köbel, Country Manager von Extensis, erläutert Funktionsweise und Vorteile.

Was ist Corbit und wie funktioniert es?
Torsten Köbel (TK): Corbit ist ein leistungsstarkes, intuitives und flexibles Zusatzprogramm. Arbeitsabläufe, beispielsweise mit Portfolio oder Universal Type Server, lassen sich mit Corbit ereignisabhängig nach dem Wenn-dann-Prinzip automatisieren. Ein Beispiel: Sie speichern Dateien in einem bestimmten Ordner. An dieses Ereignis knüpfen Sie, dank Corbit, zahlreiche automatisch ablaufende Arbeitsprozesse: Ohne weiteres Zutun werden die Dateien nach Ihren Vorgaben weiter verarbeitet, sobald diese in diesem Ordner landen. Beispiele dafür sind etwa die automatische Verschlagwortung nach einstellbaren Kriterien, das Extrahieren von Metadaten, die Aktualisierung von Datenbanken, das Umwandeln in unterschiedliche, von Ihnen vorgegebene Dateiformate, das Speichern mit unterschiedlichen Dateigrößen für Druck oder Web, das Verschieben der Dateien in andere Ordner oder das Verschicken an Empfänger. Auch Warnhinweise können Sie auf Wunsch erhalten.

Einmal definierte Arbeitsabläufe – Corbit liefert bereits praktische Vorlagen mit – können Sie leicht abwandeln oder an Ihre Mitarbeiter in anderen Niederlassungen weitergeben.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Arbeitsabläufen durch Corbit?
TK: Durch die Automatisierung lässt sich nicht nur die Effizienz steigern und somit viel Zeit sparen. Mindestens ebenso wichtig ist die Qualitätssicherung, insbesondere die Verringerung möglicher Fehlerquellen. Damit können Sie teure Folgen von Fehlbedienungen vermeiden – denken Sie nur an die Kosten, die beim versehentlichen Löschen oder unwiderruflichen Verkleinern wertvoller Originalfotos entstehen könnten. Praktisch ist die Option, die Arbeiten zeitlich zu steuern, etwa die Dateien jeweils sonntags ab 2:00 Uhr zu sichern – so verringern Sie den Workload im Netzwerk. Indem Sie heikle Dateien gesondert behandeln, gelingt es leichter, die immer strengeren gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, wie die der DSGVO.

Welche Bereiche bieten sich für Corbit an?
TK: Prinzipiell lassen sich alle wiederkehrenden Arbeiten einfach und sehr weitgehend automatisieren. Es ist möglich, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu überwachen, und Sie können einstellen, wann er starten soll. Quellen für den Input können dabei ein Ordner von Portfolio oder ein beliebig anderer Ordner in Ihrem Netzwerk sein, ein FTP-Server oder eine E-Mail-Adresse.

Der „Klassiker“ für Corbit-Automatisierungen ist das Digital Asset Management. Corbit bietet sich aber auch für das Schriftenmanagement an – etwa für das automatisierte Anpassen der Schriften in tausenden Dokumenten, wenn zum Beispiel das neue Corporate Design einer Firma neue Schriften oder geänderte Schriftschnitte vorschreibt.

Wieviel Aufwand ist dazu nötig?
TK: Das hängt vom Einzelfall ab – ganz generell lässt sich jedoch sagen, dass sich der ROI (Return on Investment) schnell einstellt.

Gibt es auch eine deutsche Version von Corbit?
TK: Es sind neben der englischen Version verschiedene Sprachversionen geplant, darunter auch eine deutsche.

An wen muss ich mich wenden, wenn ich ein Angebot und weitere Beratung wünsche?
TK: In DACH stehe ich gerne für eine technische Beratung zur Verfügung und erstelle auch ein maßgeschneidertes Angebot. Sie erreichen mich unter:
tkoebel@extensis.de.