Was Digital Asset Management-Lösungen leisten und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

In meinem vorherigen Artikel hatte ich beschrieben, warum Museen, Bibliotheken, Sammlungen und Archive eine leistungsstarke Digital Asset Management-Lösung (DAM) benötigen. Hier, im Teil 2, erkläre ich Ihnen nun, worauf sie bei der Auswahl einer geeigneten DAM-Lösung achten sollten.

Zur Verfügung steht heutzutage eine Auswahl an ausgereiften Produkten mit einer großen Anzahl von Funktionen für nahezu jeden Anwendungsfall. Außerdem gibt es eine große Auswahl an Lösungen, die nur Teilbereiche des Digital Asset Management abdecken.  Wenn Sie entscheiden müssen, welches System das passende für Ihre Organisation ist, müssen Sie sich zunächst einige Fragen stellen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Arbeitsabläufe gegebenenfalls neu

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft Kulturbetrieben, die immer weiterwachsende Menge an digitalen Assets effizient zu bewältigen. Gehen wir davon aus, dass es in Ihrer Organisation bereits Prozesse gibt, mit denen die Assets gespeichert, kategorisiert und genutzt werden. Hinterfragen Sie diese Prozesse und analysieren Sie, ob sie eventuell zu zeit- und kostenintensiv sein könnten.

Definieren Sie gegebenenfalls Ihre Arbeitsabläufe neu und legen Sie ein Anforderungsprofil fest: Woher stammen Ihre Assets, in welcher Form sollen sie idealerweise archiviert, kategorisiert und veröffentlicht werden. Wer soll sie bearbeiten dürfen und mit welchen Rechten?

Mit der DAM-Lösung Portfolio von Extensis können Sie beliebige und für Ihr Institut sinnvolle Arbeitsabläufe definieren und automatisieren. Außerdem können Sie Arbeitsprozesse miteinander verknüpfen. Über die Portfolio-Programmierschnittstelle (API) sind weitergehende Integrationen mit Drittanbieter-Anwendungen möglich, beispielsweise mit Content Management Systemen. Wenn Sie Arbeitsabläufe definiert haben, speichern Sie diese. Sollten sich die Prozesse ändern, können Sie diese später beliebig abwandeln oder gegebenenfalls optimieren.

Abbildung mit freundlicher Genehmigung des Teylers Museums

Schritt 2: Überwachen Sie die Arbeitsabläufe

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Mit einem DAM wie Portfolio, lässt sich jeder einzelne Arbeitsschritt kontrollieren – und zwar unabhängig davon, aus welcher Quelle die Assets stammen. Als Quelle kommen beispielsweise Austausch-Ordner im Firmennetz in Betracht, ein FTP-Server oder ein Ordner von Portfolio.

Denken Sie auch an die Compliance. In Zeiten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der sorgfältige Umgang mit sensiblen Daten wichtiger denn je. Mit Portfolio lassen sich wichtige Dateien konform nutzen, wenn Sie diese in besonders gesicherten Ordnern mit eingeschränkten Zugriffsrechten speichern.

Schritt 3: Erstellen Sie ein Anforderungsprofil und suchen Sie geeignete Anbieter

Beantworten Sie zunächst folgende Fragen, damit Sie entscheiden können, was ein DAM in Ihrer Organisation leisten soll oder sogar muss:

• Was sind die wichtigsten Probleme, die ein DAM in Ihrer Organisation lösen soll?
• Definieren Sie die Mindestanforderungen für die DAM-Software.
• Wie groß ist Ihr Team heute? Wird es wachsen? In welchem Zeitraum?
• Welche Abteilungen, Prozesse und Systeme sollen/müssen eingebunden werden?
• In welche vorhandenen Geschäftssysteme und Workflows soll/muss die Lösung integriert werden?
• Möchten Sie auch externe Dienstleister in den Workflow einbinden?
• Soll die Integration mit anderen Systemen/Drittanbietern gewährleistet sein?
• Wird die Menge der Assets in Ihrer Organisation mit der Zeit eher langsam wachsen oder explosiv?
• Sind Analysen wichtig für Sie? Möchten Sie folgende Fragen beantwortet wissen: Wer hat auf Ihre Assets zugegriffen? Wo werden sie veröffentlicht? Wer lädt neue Assets hoch/ fügt sie hinzu? Welche Assets werden derzeit verändert oder sind in Produktion? Wie wurde ein bestimmtes Asset genutzt?
• Möchten Sie von regelmäßigen Software-Updates profitieren?
• Wie sieht es mit einem Backup- und Wiederherstellungsprozess bei Problemen aus?
• Wie hoch ist Ihr Budget?
• Soll es eine Cloud-basierte oder eine lokale Lösung sein oder bevorzugen Sie die Variante Software as a Service (SaaS)?
• Soll eine Mobile App genutzt werden können?
• Benötigen Sie Schulung Ihrer Administratoren und Anwender?
• In welchem Zeitrahmen soll das Projekt idealerweise abgeschlossen sein?

Welche Herausforderungen muss das Digital-Asset-Management-System bewältigen?

Wenn Sie Kurator, Registrar oder Sammlungsverwalter sind, geht es vermutlich in erster Linie um die Sammlungsdokumentation. Schätzen Sie zunächst, wie sich das Wachstum der digitalen Assets in Ihrer Organisation auf längere Sicht entwickeln wird. Gehen Sie auch davon aus, dass Sie Assets an neue und sehr unterschiedliche Kanäle ausliefern müssen, beispielsweise auch in der Öffentlichkeitsarbeit in die Social Media-Plattformen.  Sicherlich werden sich auch die unterschiedlichen Stakeholder, Abteilungen oder Gruppen in Ihrem Institut verändern. Denken Sie daran, dass auch die IT-Abteilung, die Datenschützer und gegebenenfalls andere Verantwortliche mit einbezogen werden müssen.

Analysieren Sie, wie viel Flexibilität Sie in Ihren Arbeitsprozessen benötigen und wieviel Skalierbarkeit sowie interne und externe Zugänge erforderlich sind. Das ist Ihr Ausgangspunkt für ein DAM-System und ein mögliches Implementierungsmodell, das Ihrem Unternehmen nützt und Ihre digitalen Assets all denjenigen sicher und konform zur Verfügung stellt, die damit arbeiten müssen.

Wenn Sie mehr Informationen benötigen, kontaktieren Sie mich gerne.

Fordern Sie gleich eine Demo von Portfolio an. 

Torsten Köbel – Country Manager - DACH

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Der Country Manager DACH von Extensis, Torsten Köbel, zählt zu den „Urgesteinen“ der IT-Branche: Torsten arbeitet bereits seit Mai 2008 für den führenden Anbieter von Lösungen für Asset Management und Schriftverwaltung. Zuvor war der Schriftfan bereits in führenden Positionen für namhafte IT-Firmen wie Aldus, Canon, Sony, Samsung Electronics oder Radius SuperMac Technology tätig.