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Agenturen, Vermarkter und Grafikdesigner sind jeden Tag mit zwei Gegensätzen konfrontiert: Zum einen die Lust etwas zu kreieren, denn das ist der Ursprung für alle genialen Kampagnen und erfolgreichen Kunden.
Und zum anderen die Notwendigkeit, diese Kreationen zu verwalten.
Statt dass die Verwaltung digitaler Assets für Chaos sorgt und Sie ausbremst in Ihrer Arbeit, können Digital-Asset-Management-Systeme und-Prozesse Innovationen vorantreiben. Sie können Zeit und Geld sparen, während Sie sich zu Ihrer nächsten genialen Idee anregen lassen. Kürzlich habe ich den CEO von Extensis, Toby Martin, interviewt und ihn gebeten, seine Sicht auf diese Dichotomie zu teilen und uns zu erklären, wie Agenturen, Vermarkter und Grafikdesigner mit einem besseren Digital Asset Management (DAM) erfolgreich sein können.
Andrew: In den letzten Monaten haben wir einen dramatischen Wandel hin zur Telearbeit für alle Arten von Unternehmen auf der ganzen Welt erlebt. Das hat die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt gerückt. Wie kann eine bessere Zusammenarbeit es den Designern erleichtern, ihre besten Werke zu kreieren?
Toby: Künstler wie Designer holen sich ihre Inspiration in der Regel aus einem von drei Bereichen: der engen Zusammenarbeit mit anderen gleichgesinnten Kollegen, dem Rückblick auf alte Arbeiten und der Auseinandersetzung mit den kreativen Arbeiten anderer Künstler.
Jeder dieser drei Bereiche wurde praktisch über Nacht durch den plötzlichen Wechsel zum Homeoffice unterbrochen. Aber der Prozess selbst ist nicht das Ergebnis. Die größte Herausforderung ist die Verwaltung des Outputs – des Kunstwerks selbst, das von erfahrenen Designerteams geschaffen wird. Wenn diese Leute physisch distanziert sind, nicht mehr in der Lage sind, ihre Inspirationen untereinander und mit ihren Kunden zu teilen, bricht der gesamte Gestaltungsprozess zusammen. Alle Mittel, die es Designern erleichtern, ihre Ideen und fertigen Werke zu teilen, ermöglichen es ihnen, schneller und besser zu produzieren. Dies ist die Essenz einer effektiven Zusammenarbeit.
A: Es sieht aus, als ob diese drei Faktoren der Schlüssel zur Schaffung mutiger neuer Ideen sind. Aber Designer brauchen immer noch eine Möglichkeit, all ihre Dateien zu verwalten, während sie ihre Ideen umsetzen. Wie wird sich dies auf ihre DAM-Praktiken auswirken, wenn Designer und Vermarkter nach besseren Möglichkeiten der Zusammenarbeit suchen?
T: Gerade in diesen schwierigen Zeiten zeigt sich, dass der Erfolg unserer Kunden auf der Stärke ihrer Teams und den Werkzeugen beruht, die sie zur Verbesserung der Zusammenarbeit einsetzen. Und die Werkzeuge, die diesen Teams helfen, erstklassige Werke zu produzieren, helfen ihnen auch, eine schnell wachsende Menge an Inhalten zu verwalten. Dies ist nicht anders als unter „normalen“ Arbeitsbedingungen, aber effektives DAM ist selbst an den besten Tagen eine Herausforderung.
Ein weiterer interessanter Punkt ist, wie viele Organisationen sich schnell um die neuen Social-Distancing-Richtlinien und andere Empfehlungen gekümmert haben, um so ihre Marken aufzufrischen. All diese jüngsten Arbeiten haben zu einem massiven Anstieg neuer digitaler Assets geführt, und diese müssen irgendwo gespeichert werden. DAM war schon immer ein wichtiger Teil des kreativen Prozesses, und das jetzt noch mehr.
A: Erzählen Sie uns etwas mehr darüber. Wir wissen, dass einer der ersten Schritte zu effektivem Digital Asset Management ist, alles an einem Ort zu bündeln, sodass man eine Single Source of Truth hat. Aber die Prüfung und Zentralisierung der digitalen Assets eines Unternehmens kann ein gewaltiges Unterfangen sein. Was würden Sie Managern sagen, die sich darauf vorbereiten?
T: Es gibt mehrere langfristige Vorteile, die jeden Manager oder Agenturbesitzer aufhorchen lassen sollten. Fangen Sie damit an, den Verlust wertvoller Inhalte zu reduzieren, unabhängig davon, ob es sich um beschaffte oder selbst erschaffene Assets handelt. Fügen Sie massive Zeitersparnis hinzu, wenn Anwender nach den digitalen Assets suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dann streuen Sie eine gewisse Risikominderung für die Verwaltung von geistigem Eigentum oder andere Assets ein, die direkt mit vertraglichen Anforderungen verknüpft sein können. Kombinieren Sie all das und Sie haben eine Fülle von Daten, um einen grundlegenden ROI für ein besseres DAM zusammenzustellen.
A: Das ist ein interessanter Punkt, den Sie soeben angesprochen haben und der sich auf digitale Assets bezieht, die gekauft oder geleast werden können, im Gegensatz zu den selbst erstellten. Wenn Sie Assets nicht finden können, kostet es Sie Geld, egal, woher sie stammen. Und während Kreative sich vielleicht fragen, ob es besser ist, digitale Assets für ihr Projekt zu kaufen, zu leasen oder zu erstellen – gibt es mehr zu dieser Frage?
T: Vielleicht ist ein besserer Ansatz nicht die Frage was besser ist, sondern was für das Unternehmen oder den Endkunden teurer ist. Der Kauf, das Leasing oder die anderweitige Beschaffung digitaler Assets von Dritten ist immer schneller. Wenn Sie ein Beispiel dafür benötigen, fragen Sie einfach Getty Images und ähnliche Unternehmen. Aber ist das wirklich billiger, wenn man sich alle Details anschaut und Ihre Haftungsbedingungen berücksichtigt? Wenn Sie beispielsweise Ihre digitalen Assets von Dritten kaufen, müssen Sie Ihre Publikationsrechte für jedes Bild und jedes Video verwalten. Wie viel kostet es, den Überblick über all das zu behalten? Das ist nur die Spitze des Eisbergs, wenn man über den Kauf gegenüber der Erstellung digitaler Assets nachdenkt. DAM-Systeme können da helfen. Schließlich steht das, was für den Kunden am besten ist, im Mittelpunkt.
A: Wenn wir den Kauf gegen die Erstellung digitaler Assets abwägen, ist dies nur eine Entscheidung innerhalb des Workflows eines Designers. Können Sie uns mehr darüber sagen, wie wichtig Automatisierung ist, um Zeit einzusparen? Welche Vorteile bietet die Automatisierung verschiedener Bereiche des Workflows eines Designers?
T: Künstler sollten dafür bezahlt werden, Kunst zu erschaffen, und nicht dafür E-Mails aufzuspüren oder Projekte zu verwalten – beides eine riesige Verschwendung wertvoller Zeit. Wenn Systeme helfen können, auch nur einen Bruchteil der Ausfallzeiten für Künstler zu reduzieren, wie viel mehr Kunst könnte so entstehen? Wie viele großartige Kampagnen könnten wir noch sehen? DAM-Systeme können eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit spielen. Die größten Zeit- und Geldeinsparungen lassen sich jedoch bei der Automatisierung typischer Aufgaben erzielen.
„Künstler sollten dafür bezahlt werden, Kunst zu erschaffen, anstatt E-Mails aufzuspüren oder Projekte zu verwalten – beides eine riesige Verschwendung wertvoller Zeit. Wenn Systeme helfen können, auch nur einen Bruchteil der Ausfallzeiten für Künstler zu reduzieren, wie viel mehr Kunst könnte so entstehen?“ – Toby Martin
A: Können Sie uns einige Beispiele für automatisierte Workflows nennen, die für Agenturen und Vermarkter wertvoll sein könnten?
T: Die meisten Designer werden ihre Frustration über Freigabe-Prozesse für ihre Designs nennen. Der Mehrwert ist zwar gering, aber die Zeitvorgaben können durch einfache Fehlkommunikation und langes Hin und Her aus dem Ruder laufen. Für alle Marketing-Teams, die daran interessiert sind, einen Teil ihrer Arbeitsabläufe zu automatisieren, können Sie eine Menge tun, indem Sie sich auf Genehmigungen und Aktualisierungen konzentrieren. Wenn Sie diesen Prozess unterbrechungsfrei gestalten, ist das ein riesiges Hindernis weniger für Ihr Team.
A: Welche Faktoren sollten Designer und Manager beachten, wenn sie nach einem neuen DAM suchen?
T: Flexibilität. Arbeitet das DAM für Sie – oder umgekehrt? Dies ist nicht nur entscheidend, wenn Sie den Prozess der Zuordnung zu Ihren Plänen und Systemen beginnen, sondern kann es in einer Welt, in der der Wandel beständig ist, einfache Innovation und Anpassung unterstützen? Kann es sich mit Ihnen weiterentwickeln, wenn Ihr Unternehmen wächst? Und kann es das alles tun, ohne einen Berater zu benötigen? Wenn nicht, dann vergessen Sie es.
„Arbeitet das DAM für Sie – oder umgekehrt?“ – Toby Martin
A: Sie haben vorhin erwähnt, dass die Automatisierung des Genehmigungsverfahrens eine kleine Sache ist, die zu enormen Zeitersparnissen führen könnte. Aber das Genehmigungsverfahren ist nur ein Teil des Lebenszyklus der digitalen Assets. Welche anderen Aspekte von DAM-Systemen könnten sich erheblich auf den Workflow eines Teams auswirken?
T: Vor einigen Jahren wurde die KI in den Workflow integriert, um fehlende Metadaten zu bereinigen. Und auch wenn dies nicht perfekt ist, ist es weit besser als nichts! Eine einfache Bilderkennung hilft, die Menge an Fotos, die wir alle besitzen und deren Organisation wir immer wieder hinauszögern, sinnvoll zu nutzen. Bei der Verwaltung digitaler Assets ist das nicht anders. Mit zunehmender Anzahl digitaler Bilder wird KI immer wertvoller. Kombinieren Sie dies mit maschinellem Lernen – so wird der Prozess der Zuweisung von Metadaten besser, je mehr Bilder Sie zu Ihrer Sammlung hinzufügen – und Sie können eine Menge manueller Dateneingaben aus der Gleichung streichen.
A: Wie können Manager die Akzeptanz eines DAM-Systems innerhalb des Teams verbessern?
T: Verkaufen Sie die Vorteile, und zwar immer und immer wieder. Natürlich werden sich die Beteiligten gegen Veränderungen sträuben, und es kann sein, dass sie ein paar zusätzliche Schritte als besonders umständlich empfinden. Aber wenn sie jetzt ein paar Umstände ertragen können, um es dafür zukünftig viel einfacher zu haben, sollten sie die Chance nutzen.
Und verkaufen Sie es ihnen aus ihrer eigenen Perspektive, nicht aus der ihrer Manager. Fangen Sie zum Beispiel nicht mit Dingen wie Risiko an. Beginnen Sie stattdessen so: „… es geht darum, Ihre Arbeit einfacher und produktiver zu gestalten, indem Sie Zeit sparen. Ich zeige Ihnen, wie ...“Dann können Sie erklären, wie Automatisierung helfen kann oder wie KI und maschinelles Lernen sie produktiver machen können. Es ergibt alles Sinn – Ihre erste Antwort sollte jedoch immer sein: „Was ist für mich drin?“
A: Welche Möglichkeiten gibt es schließlich, wie die richtige DAM-Lösung einige der größten Herausforderungen bewältigen kann, denen Designer und Manager täglich begegnen?
T: Verloren gegangene Dateien sind vielerorts eine Tatsache – aber das sollte nicht so sein. Gut organisiertes DAM mit genauen Metadaten kann diese Verluste um einen HOHEN Prozentsatz reduzieren. Lassen Sie mich gar nicht erst davon anfangen, wie viel Zeit durch das Durchsuchen von E-Mails verloren geht, was leider wahrscheinlich das weltweit am weitesten verbreitete DAM ist. Nichts ist schlimmer, als nach endlos langer Suche mit der falschen Dateiversion oder markenfremdem Marketingmaterial zu enden. Ein gut organisiertes DAM kann diesen und viele andere häufige Fehler beseitigen. Für Agenturen, Vermarkter und Grafikdesigner ist es eine Investition in Ihre Arbeit.
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Agenturen, Vermarkter und Grafikdesigner können das Chaos mit besseren DAM-Praktiken beseitigen. Stellen Sie sich vor, Sie verbringen die meiste Zeit damit, das zu tun, was Sie lieben, anstatt tagein, tagaus Bildanfragen zu beantworten. Und wie würden Sie es finden, wenn Sie sich keine Sorgen über doppelte oder veraltete digitale Assets machen müssten?
American Cruise Lines gewann Dutzende von Stunden pro Woche durch ein DAM-System, dem sie vertrauen können.
