Extensis-CEO Toby Martin: Welche Vorteile haben Sie von Extensis Connect

Ich habe mich (natürlich virtuell) mit unserem CEO Toby Martin getroffen, um aus erster Hand einen Einblick in Extensis Connect, unser tolles neues Cloud-basiertes DAM, zu erhalten.

1. Herzlichen Glückwunsch zum Start von Extensis Connect! Können Sie uns ein wenig darüber erzählen, was das Unternehmen dazu inspiriert hat, dieses neue Online-Tool zu entwickeln?

Wir wollten das Digital Asset Management (DAM) aus einem neuen Blickwinkel betrachten, weil wir im Laufe der Jahre viele Kunden gesehen haben, die sich mit einem einzigen gemeinsamen Problem herumschlagen mussten. Die betreffenden DAM-Tools – auch unsere eigenen – ermöglichten es den Teams, ihre Ziele zu erreichen, aber sie wurden auch oft zu einer Belastung.

Es besteht ein sehr reales Bedürfnis, zur Kernaufgabe von DAM zurückzukehren. Mit allen Funktionen ausgestattete Systeme sind nicht für jeden Kunden das Richtige. Daher haben wir ein Tool entwickelt, mit dem Assets einfach gespeichert, gefunden und verwaltet werden können – ohne einer unüberschaubaren Menge an Funktionen und ohne der Notwendigkeit eines Servers oder IT-Supports.

2. Für welche Kundenbedürfnisse wurde Extensis Connect entwickelt?

Immer wieder haben uns die Kunden als primäre Bedürfnisse die grundlegenden Dinge genannt wie z. B. einen Ort, um alle ihre Assets zu speichern, (nicht den „digitalen Parkplatz“, das ist eine alte Festplatte und Festplatten sind nicht ideal für die Zusammenarbeit) um sie dann einfach abzurufen. Sie benötigen auch eine effiziente Möglichkeit, diese Assets zu organisieren, damit sie sie schnell und einfach finden können.

Viele andere Facetten des Digital-Asset-Management sind von entscheidender Bedeutung und variieren je nach Anwendungsfall. Doch ohne die drei Säulen (Speicher, Erreichbarkeit und Organisation) geht alles andere im Durcheinander „verloren“ – sowohl im wörtlichen als auch im übertragenen Sinne. Um den tatsächlichen Wert der digitalen Assets zu steigern, müssen diese drei Säulen auf effiziente Weise erreicht werden.

Wir haben auch gesehen, dass sich für viele kreative Unternehmen die Zusammenarbeit verändert hat – und wo, wann und wie die Arbeit tatsächlich geleistet wurde, hat sich auch verändert. Es gibt eine neue Erwartungshaltung, alles jederzeit zur Verfügung zu haben. Denn je nach Projekt beginnt und endet die Arbeit nicht zu festgelegten Zeiten. Menschen müssen Bilder von Ereignissen spontan austauschen können, einfach von zu Hause aus zusammenarbeiten und unterwegs von weit entfernten Orten und verschiedenen Zeitzonen aus sich anmelden können. Sie brauchen Tools, die sie unterstützen und ihnen helfen, Dinge zu erledigen.

Menschen müssen heute einfach von zu Hause aus zusammenarbeiten und sich unterwegs von weit entfernten Orten und verschiedenen Zeitzonen aus anmelden können.

Es gibt auch das Problem des übermäßigen Zeit- und Arbeitsaufwandes, das wir bei so vielen Kreativteams sehen. Die Menschen brauchen ein neues Asset, und sie fangen bei Null an. Aber ehrlich gesagt bestehen die meisten Assets aus mehreren kleineren Assets, wie verschiedenen Schriften, Fotos, Grafiken und anderen kreativen Assets. Wenn diese ordnungsgemäß nachverfolgt werden, können sie effektiver neu eingesetzt werden und der Fokus kann zu kreativer Zusammenarbeit und Produktivität zurückkehren. Ein DAM kann dabei den Unterschied ausmachen. Für kleinere Unternehmen und flexible Teams ist es von entscheidender Bedeutung, die Kontrolle über ihre Assets zurückzugewinnen.

Wir haben absichtlich eine Lösung entwickelt, die direkt und einfach zu implementieren ist, damit kleinere Unternehmen und wachsende Teams von überall aus die Vorteile eines DAM nutzen können.

3. Extensis Connect unterscheidet sich ein wenig von herkömmlichen DAM-Lösungen. Können Sie uns mehr dazu sagen, was es von anderen unterscheidet und welche Unternehmen und Teams mehr von einer solchen Lösung profitieren können?

Beginnen wir mit Einfachheit wie bei Occam's Razor – wenn alle Dinge als gleich erachtet werden, ist die einfachste Methode immer die beste. Wenn Sie also den DAM-Prozess starten möchten, benötigen Sie dann jeden anderen Schnickschnack? Jede Funktion und Integration? Jede erweiterte KI-Verknüpfung?

Einige Unternehmen auf jeden Fall. Das ist der Grund, warum der DAM-Markt so explosiv ist und warum wir ein massives Wachstum des traditionellen DAM erlebt haben. Und daher haben traditionelle DAM-Systeme keine Zukunft.

Es gibt jedoch auch Menschen, die nie gedacht haben, dass sie ein DAM brauchen oder die aufgrund von Budget- oder Bedenken bei der Einführung gezögert haben. Für diese Menschen gibt es wenige Optionen.

Ich würde jede Wette eingehen, dass es mehr Assets gibt, die nicht verwaltet werden, als solche, die ordnungsgemäß verwaltet werden. Wenn Sie eines dieser kleinen Teams sind, die E-Mail, Excel-Tabellen, Festplatten, gemeinsam genutzte Netzwerklaufwerke oder andere Speicherdienste verwenden, um zu versuchen, Assets zu teilen – Kurz: Sie verpassen alle Vorteile eines echten DAMs.

4. Eine tolle Sache an diesem cloudbasierten DAM ist, dass es keinen herkömmlichen Server und nicht einmal ein traditionelles Büro benötigt. Wie unterstützt dies Extensis Connect-Kunden?

In den vielen Jahren, in denen ich immer wieder mit IT-Führungskräften gesprochen habe, habe ich nie eine positive Antwort auf die Frage erhalten, die ich gerne stelle – Haben Sie zu viele Ressourcen oder zu viel Zeit?

Vor diesem Hintergrund müssen wir nicht nur Kreativteams, sondern auch die IT unterstützen. Wenn ein System keine Hardware, komplexe Integrationen oder wochenlange Implementierungen erfordert, ist die Belastung für die IT viel geringer. Also kommen wir auch ihnen entgegen, denn DAM ist ein unternehmensweites Ziel, das nicht nur die Mitarbeiter im Marketing oder in Kreativteams betrifft.

Eine andere Sache, die wir berücksichtigen müssen, ist, dass es einige kleinere Unternehmen gibt – kleine Kreativagenturen zum Beispiel –, die keinen eigenen Vollzeit-IT-Mitarbeiter haben, geschweige denn eine IT-Abteilung. Diese Unternehmen sind jedoch trotzdem produktiv und ein effektives Digital-Asset-Management kann ihnen helfen, ihre Ziele zu erreichen und noch produktiver zu sein. Connect versetzt Unternehmen wie diese in die Lage, die Vorteile von DAM zu nutzen, was mit einer herkömmlichen Lösung vor Ort, die IT-Implementierung und -Wartung erfordert, nicht möglich wäre.

5. Wie stellen Sie sich vor, dass Extensis Connect den Workflow für Kunden verändert?

Als wir daran gearbeitet haben, haben wir uns wirklich darauf konzentriert, sicherzustellen, dass es dem gesamten Kreativteam zugutekommen kommt.

Auf der einen Seite haben wir sehr hart arbeitende Kreative, die auf einem sehr hohen Niveau zusammenarbeiten, brainstormen und arbeiten. Gelinde gesagt sind sie sehr beschäftigte Menschen. Sie in die Lage zu versetzen, alles, was sie brauchen, schneller zu finden, gibt ihnen echt Zeit zurück. Und sie behalten ihren Fokus, weil sie das, was sie tun, nicht unterbrechen müssen, um nach Assets zu suchen – Kontextwechsel ist Gift für die Produktivität.

Auf der anderen Seite haben wir Teamleiter und Geschäftsinhaber. Oft sind diese Leute auch Kreative, aber ihre Interessen sind ein wenig anders. Während ihnen die Effizienz von Arbeitsabläufen wichtig ist und sie nicht wollen, dass ihr Team Zeit mit unnötiger Arbeit vergeudet, sind sie sehr engagiert in den Beziehungen zu Kunden- und Interessenten. Es ist entscheidend, die richtigen Assets zu nutzen und zuverlässig liefern zu können. Es ist nicht nur wichtig, einen guten Eindruck zu machen, es ist wichtig, alle Beteiligte jeden Tag zu begeistern. Ein Tool wie Extensis Connect kommt nicht nur Ihrem Team zugute, sondern es verbessert auch die Konsistenz, beschleunigt den Workflow und bietet sogar einen Bereitstellungsmechanismus für alle Beteiligte.

Unser Ziel ist es, Kreativen und Führungskräften absolute Sicherheit zu bieten, in ihren Workflows Platz für neue Projekte und neue Ideen zu schaffen – Raum für Wachstum.

6. Als Extensis dieses Projekt startete, waren Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten hatten und remote gearbeitet haben, auf dem Vormarsch. Aber wir haben einen enormen Anstieg des Arbeitens vom Homeoffice aus im Jahr 2020 gesehen. Wie können Extensis Connect und ähnliche Tools Unternehmen bei der Anpassung an Veränderungen unterstützen?

Bei Anpassung geht es immer ums Überleben, aber auch um Verbesserung. 2020 hat uns bei unserer Anpassungsfähigkeit auf die Probe gestellt.

Was wir in mehreren wichtigen Kundensegmenten beobachtet haben, ist, dass sie sich schnell anpassen konnten, und deshalb in sehr kurzer Zeit wieder voll produktiv werden konnten. Sie sorgen dafür, dass es funktioniert und vorangeht, weil sie die notwendigen Anpassungen und Investitionen vornehmen.

Wir haben das Glück, dass wir dieses Projekt schon seit einiger Zeit im Hinterkopf hatten. Die Beobachtung der Veränderungen in den Märkten im Laufe des Jahres 2020 hat unsere Überzeugung, dass dieses neue Tool das richtige zum richtigen Zeitpunkt ist, nur noch verfestigt. Wir wollen unseren Kunden das anbieten, was sie brauchen, um ihre gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Und zwar auf eine Weise, die zugängig und nachhaltig ist, unabhängig davon, wie sich ihre Kooperationsprozesse verändern.

Cloudbasierte Lösungen ermöglichen es Unternehmen, sicherzustellen, dass ihr Team Zugriff auf die erforderlichen Tools hat, wenn sie diese benötigen. Unabhängig davon, ob in einem Unternehmen üblicherweise alle gemeinsam in einem Büro arbeiten oder alle von außerhalb arbeiten, ermöglicht ein cloudbasiertes Tool vollständige Zugänglkeit. Die Arbeit hat sich für immer verändert. Einerseits wissen wir nicht, wann es für alle wieder sicher sein wird, zu pendeln und an einem Arbeitstag Zeit in einem physischen Raum gemeinsam zu verbringen. Andererseits erleben wir eine unglaubliche Produktivität „aus der Ferne“. Viele Wissensarbeiter arbeiten lieber von zu Hause aus, und – zumindest im Extensis-Team – die Menschen werden jede Menge Reisen nachzuholen haben, wenn dies vorbei ist. Wir müssen also in Zukunft mit einer stärker verteilten Belegschaft planen. Unsere Tools und Technologien müssen sich anpassen, um dies zu unterstützen. Andernfalls riskieren Sie, den Anschluss zu verpassen.

7. Wenn wir von dem ausgehen, was wir bei anderen Extensis-Produkten gesehen haben, wird sich Extensis Connect, basierend auf den Erfolgsergebnissen unserer Kunden, weiterentwickeln und verbessern. Können Sie uns Hinweise geben, was wir als Nächstes erwarten können? 

Selbstverständlich. Kunden können schnelle Releases und häufige Updates erwarten, ähnlich wie es seit Jahren bei TeamSync und Suitcase Fusion der Fall ist. Die schnellere Markteinführung bedeutet, dass wir effizienter reagieren und uns noch besser auf unsere Kundenbedürfnisse einstellen können als in den ersten 27 Jahren von Extensis. Sie werden auch sehen, dass wir in Richtung Digital-Asset-Lifecycle (DAL) expandieren, wo wir uns im Detail mit der Verwaltung von Assets und deren internen Komponenten beschäftigen. Der Prozess der Erstellung und Verwaltung von Assets könnte noch teurer sein und wir sind der Meinung, dass es auch dort zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Und natürlich, wenn man unseren Hintergrund im Bereich der Schriften berücksichtigt ... aber lassen wir es vorerst dabei!

Wie dem auch sei, wir werden mit Extensis Connect auch in Zukunft einfachere und effektivere Ergebnisse für unsere Kunden erzielen. Wir fangen gerade erst damit, den Markt neu zu definieren und weiterzuentwickeln.

Wir freuen uns sehr, dass Extensis Connect jetzt verfügbar ist, und wir können es kaum erwarten, Teams dabei zu helfen, ihre Digital-Asset-Management-Ziele von überall aus zu erreichen. Sie können sich gleich heute für eine kostenlose Testversion anmelden und Ihrem Team deutlich Zeit sparen.