Fokussiert. Organisiert. Stukturiert.

Mehrere Abteilungen, mehrere Fachleute und Tausende von digitalen Assets?

Kommt Ihnen bekannt vor?

Dies sind häufig die Stolpersteine, vor denen viele Bildungseinrichtungen stehen, wenn sie ihre eigenen digitalen Assets verwalten möchten. Eine strukturierte Ordnerhierarchie zu erstellen und dabei den Regeln der Logik zu folgen, ist oft schwierig. Zumal sich die menschliche Logik von Tag zu Tag ändern kann. Mehrere Benutzer werden ihre Dateien immer in verschiedenen Ordnern speichern und ihre Assets so benennen, dass Kollegen sie zu einem späteren Zeitpunkt möglicherweise nur schwer finden können.

Wir wollten von Nico Badenhuizen, dem leitenden PHP-Entwickler an der Universität von Kapstadt (UCT) wissen, wie einfach die Einführung von  Portfolio für ihn war. Portfolio ist die Digital Asset Management (DAM) -Lösung von Extensis.

E: Hallo Nico, danke, dass Sie sich zu diesem Gespräch bereiterklärt haben. Können Sie uns zunächst mehr über Ihre Universität erzählen?

N: Danke für die Einladung. Die UCT wurde 1829 als Gymnasium für Jungen gegründet. An unserer forschungsgeleiteten Universität sind heute rund 33.000 Menschen beschäftigt, davon circa 28.700 Studenten und 4.900 fest angestellte Mitarbeiter an sechs Fakultäten. 

Wir sind die führende Universität in Afrika (laut den Rankings der Times Higher Education World University, der Quacquarelli Symonds World University und dem Center for World University Rankings). Das haben wir der Exzellenz unserer Forschung und unserer Fokussierung auf die Lehr- und Lernerfahrung zu verdanken. Wir glauben, dass es wichtig ist, die beste Universität unseres Kontinents zu werden, um die Vielfalt zu fördern und Inklusion zu gewährleisten. Das bedeutet, dass sich alle in unserer Gemeinde hier gut aufgehoben fühlen und ihr volles Potenzial entfalten können.

E: Was sind Ihre Aufgaben an der UCT?

N: Ich bin leitender PHP-Entwickler in der Kommunikations- und Marketingabteilung (CMD), die ungefähr 45 Kommunikationsfachleute beschäftigt. Die Abteilung bedient die gesamte Universität, wobei sich unsere Zuständigkeiten auf die akademischen Fakultäten, die Verwaltungsabteilungen und die Büros des Registrars und des Vizekanzlers erstrecken – besonders im Hinblick auf ein breiteres Marketing und nachrichtenbezogene Maßnahmen sowie die interne Campus-Kommunikation.

Eine meiner Aufgaben ist es, mich um die auf den vier Websites der Universität verwendeten Assets zu kümmern: die Hauptwebsite sowie das Studenten-, Personal- und Nachrichtenportal. Ich bin auch dafür verantwortlich, urheberrechtlich geschützte Software für die CMD zu recherchieren und diese aufzusetzen. Dazu gehört auch ein Digital Asset Management.

E: Können Sie uns etwas mehr darüber erzählen, warum eine DAM-Lösung für Ihre Universität unabdingbar wurde?

N: In der Vergangenheit war unser Hauptspeicher ein offenes Netzwerk.Ab 2017 fingen wir allmählich an, mit der Struktur, Benutzerfreundlichkeit und Erweiterung der Speicherkapazität zu kämpfen. Die CMD generiert täglich eine enorme Menge an Inhalten, insbesondere Videos und Fotos. Daher war die Speicherkapazität schon immer ein großes Anliegen. Darüber hinaus verteilten sich viele Assets der CMD auf unsere verschiedenen Bereiche – Nachrichten und Multimedia, Medien und soziale Medien, Marketing und Stakeholder-Beziehungen sowie Online-Kommunikation. Das machte die Suche nach bestimmtem Content sehr schwierig. Wir wussten nicht einmal, dass einige unserer älteren Inhalte überhaupt existieren!

2017 wurde klar, dass unsere Assets tatsächlich nur einen sehr geringen Wert hatten, da wir keine genaue Vorstellung von all diesen Assets hatten. Und die Assets, die wir kannten, waren nur schwer auffindbar – es sei denn, Sie waren der Urheber dieses Contents. Die Suche nach einer DAM-Lösung wurde daher zu einer betrieblichen Notwendigkeit.

Die Notwendigkeit, eine DAM-Lösung zu erwerben, wurde insbesondere von der Nachrichtenredaktion und den Multimedia-Teams vorangetrieben. Zumal diese eine enorme Menge an digitalem Content, wie etwa Video und Fotografie, produzieren. Ich denke, die Menge an Content, den wir heutzutage erstellen, ist viel größer als vor 10 (oder sogar fünf) Jahren. Der Bedarf an Speicherkapazität steigt folglich jedes Jahr exponentiell an.

E: Gab es neben der Speicherkapazität noch andere Probleme, mit denen die CMD zu kämpfen hatte?

N: Im Laufe der Jahre speicherten unsere verschiedenen Benutzer Elemente in ihren eigenen Ordnersystemen, sodass es nahezu unmöglich wurde, den Wert der einzelnen Assets in der gesamten Abteilung optimal auszuschöpfen. Die Assets wurden außerdem kopiert und in verschiedenen Ordnern gespeichert, je nach den Anforderungen der einzelnen Abteilungen. Dies bedeutete, dass wir durch das Duplizieren Speicherplatz verschwendeten. Da jeder Benutzer uneingeschränkten Zugriff auf alle Elemente im freigegebenen Netzwerk hatte, konnten Ordner problemlos verschoben oder gelöscht werden, sodass sie nicht mehr verwaltet werden konnten. 

Es war für die Kollegen wirklich schwierig, einen bestimmten Content abzurufen, wenn sie nicht wussten, wer ihn überhaupt erstellt und gespeichert hat! Dies wurde durch ein Team von 45 Fachleuten mit unterschiedlichen Anforderungen nur noch komplexer. Während einige unserer Fotografen relevante Metadaten in den von ihnen verwendeten Programmen erfasst haben (z. B. Adobe Photoshop), haben andere keine Metadaten erfasst. Dadurch hat es immer lange gedauert, bis genau das gefunden wurde, wonach wir gesucht haben. 

Diese anhaltenden Probleme mussten unbedingt angegangen werden, und wir begannen zu DAM-Lösungen zu recherchieren. Ein Jahr später hatten wir Extensis Portfolio aufgesetzt, und das verwenden wir noch heute. 

E: Warum haben Sie sich für Extensis Portfolio entschieden?

N: Wir haben nach etwas Einfachem gesucht. Ich habe bereits Softwarelösungen aufgesetzt und festgestellt, dass die Benutzerakzeptanz sehr schwach sein kann.  Eine unserer wichtigsten Anforderungen war es, etwas zu finden, das für unsere Benutzer relativ einfach und intuitiv ist. Es musste etwas sein, das nicht zu weit von dem entfernt war, mit dem sie bereits gearbeitet hatten. 

Ich musste mir nur ein oder zwei Demos ansehen, bevor ich mich zum Kauf der Portfolio-Software entschied. Das Programm bot Funktionen, die das System aus Sicht des Benutzers benutzerfreundlich machten – das war für mich neben dem Preis sehr attraktiv. Deshalb haben wir uns dafür entschieden!

E: Wie war Ihr Umsetzungsprozess?

N: Ich habe viele CDs, DVDs, gemeinsam genutzte Datenträger, externe Festplatten, unsere gemeinsam genutzten Hauptlaufwerke und mehr durchgesehen. Im ersten Monat habe ich ungefähr 250.000 Assets migriert. Ich fand, dass das Sortieren von Assets in Portfolio einfacher war als der Versuch, dies auf Ordnerebene auf meinem PC zu tun. Und es war auch ganz einfach, die verschiedenen Portfolio-Kataloge einzurichten. Ich habe Assets in einen Portfolio-Überwachungsordner kopiert, alles geordnet und dann jedes Asset in den richtigen Portfolio-Katalog verschoben.

Etwas anderes, das mir bei der Migration von Content in Portfolio sehr gut gefallen hat, war die Möglichkeit, Metadaten aus dem Dateipfad zu importieren und dabei die vorhandenen Ordnernamen beizubehalten. Wir hatten oft komplette Dateinamen, daher waren unser Dateipfad und die Dateinamen ziemlich vollständig. Ich musste nur den vollständigen Pfad und alle Namen in jedem übergeordneten Dateiordner auswählen, damit sie einem Asset als Schlagwort-Metadaten hinzugefügt wurden. Diese Funktion der Portfolio-Lösung war von unschätzbarem Wert, um die Migration schnell und einfach zu gestalten. Das funktionierte sehr gut.

Das Erstellen von Konten für unsere 45 Teammitglieder ging ebenfalls schnell und ich nutzte die Gelegenheit, um mich mit jedem Benutzer einzeln für eine kurze, 15-minütige Schulung zu treffen, um ihm die Software und ihre einfache Bedienung zu zeigen.

E: Wie nutzt die CMD Portfolio derzeit?

N: Jedes Teilteam verfügt über einen eigenen Katalog, und für jedes unserer Spezialprojekte haben wir separate Kataloge erstellt. Wir haben alle Lesezugriff auf die Kataloge des jeweils anderen und uneingeschränkten Zugriff auf die einzelnen Kataloge der Teilteams.

In unserem Marketing- und Stakeholder-Relations-Team beispielsweise werden häufig sowohl frühere als auch aktuelle Fotos desselben Assets benötigt, wenn eine Kampagne durchgeführt wird. Mit Portfolio können sie schnell und einfach finden, wonach sie suchen, anstatt jemanden in einem anderen Team bitten zu müssen, nach ihnen zu suchen – was lange Zeit der Fall war.

Wenn eine Person für die Assets verantwortlich ist – wie sie gespeichert, benannt und referenziert werden –, erfahren alle recht schnell, wo sich alles befindet. Wenn mehrere Personen versuchen, die Assets zu verwalten, führt das schnell zu Chaos. Es hat wirklich geholfen, allen Teams der CMD die Möglichkeit zu geben, selbst nach Assets zu suchen.

Sowohl unsere Medienabteilung als auch unsere Supportabteilung für Führungskräfte verwenden die Vault-Funktion von Portfolio, da einige der von ihnen verwalteten Inhalte vertraulich sind. Mit der Vault-Funktion haben nur sie Zugriff auf diese Assets und müssen sich keine Sorgen machen, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.

„Den Zugriff auf ein Gerät zu gewährleisten, das zu 100 % sicher ist, kann schwierig sein. Der Vault ist attraktiv, weil er Content schützt und verschlüsselt, was die Sicherheit des Contents erhöht und Ihnen das Leben erleichtert.“  - Lesen Sie die vollständige Fallstudie. Dann erfahren Sie die ganze Erfolgsgeschichte der UCT.

E: Wie haben die Benutzer der CMD auf den Wechsel zu einer DAM-Lösung reagiert?

N: Obwohl ich der Administrator von Portfolio bin, bin ich auch ein Benutzer. Ich habe an der Software oder Suchfunktion nichts auszusetzen, was  eine gute Sache ist. Ich stimme mich regelmäßig mit den Personen ab, die Ordner und Unterordner erstellen. Also die Kollegen, die das System tatsächlich regelmäßig verwenden. Ich empfehle dies, um eine gewisse Ordnung und Konsistenz in der Ordnerhierarchie aufrechtzuerhalten.

Was das Benutzerfeedback angeht: Anfangs waren einige Benutzer skeptisch, ob große Videodateien im System gespeichert werden sollten. Aber dann waren sie angenehm überrascht, dass sie große .mov-Dateien hinzufügen konnten, ohne sie komprimieren zu müssen! Außerdem mögen einige Benutzer die Schnellvorschau von Videos sehr. Wenn Sie viele Videos haben, kann das Scrollen ein Albtraum sein. Die von Portfolio erstellten kurzen Videovorschauen helfen da sehr.

Ein weiterer positiver Kommentar betraf die Tatsache, dass man mit Portfolio in einer plattformübergreifenden Umgebung arbeiten kann. Wir verwenden sowohl Mac- als auch Windows-Systeme. Mein bisheriges Feedback ist, dass die DAM-Lösung einfach funktioniert, unabhängig vom Betriebssystem.

E: Können Sie das Vorher und Nachher in Bezug auf die Einführung eines DAM kurz vergleichen?

N: Die Assets sind jetzt definitiv für alle leichter greifbar. Ich kann Ihnen keine genauen Zahlen nennen, aber ich denke, dass man an unsere digitalen Assets in einigen Fällen 100 % eher rankommt. Denn sie befinden sich jetzt an einer Stelle, die Sie tatsächlich finden und nicht auf einem externen Laufwerk, das Sie gar nicht mehr auf dem Schirm haben. Sich nicht so viele Gedanken über die Speicherkapazität machen zu müssen, war auch ein großer Unterschied zwischen Vorher und Nachher.

E: Gibt es Pläne, Portfolio in Zukunft universitätsweit zu nutzen?

N: Unsere Abteilung ist ein gutes Fallbeispiel für den Rest der Universität. Vieles, was wir tun, kann von anderen Teams und Fakultäten nachgeahmt werden. Wir setzen Portfolio seit über einem Jahr sehr erfolgreich ein und hoffen, dass die Software in die akademischen Fakultäten und Verwaltungsabteilungen aufgenommen wird. Ich habe einigen Abteilungen bereits Zugriff gewährt, damit diese die von uns erstellte Umgebung nutzen können.

Wie bei vielen Universitäten untermauert die Geschichte von Nico nicht nur die Notwendigkeit, das Speichern von und den Zugriff auf wertvollen Content effektiv zu verwalten, sondern auch die Vorteile einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Häufig arbeiten stark strukturierte Unternehmen mit vielen Abteilungen in Silos und ignorieren die Möglichkeiten, die die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams bietet.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte der UCT.