Kein Büro – kein Problem: Wie das Extensis-Team mit allen in Kontakt bleibt.

Extensis hat seinen Hauptsitz in Portland, Oregon, einer wunderschönen Stadt am Pazifik im Nordwesten der USA. Zu unserem Team gehörten schon immer Mitarbeiter und internationale Teams, die nicht bei uns im Büro arbeiten.. In den letzten Wochen hat unser komplettes Team seine Arbeit in das Homeoffice verlagert. Schließlich wollen wir alle gesund bleiben und dabei helfen, die Infektionskurve abzuflachen.

In Zeiten wie diesen ist es leicht, sich von der Welt abgeschnitten zu fühlen. Dabei verstehen wir bei Extensis es als unsere Hauptaufgabe, die Kommunikation und Arbeitsabläufe in Kreativteams zu optimieren. Und auch wenn wir zurzeit nicht persönlich zusammenarbeiten, haben wir uns einander noch nie so verbunden gefühlt.

Wie uns das gelingt? Wir haben uns mit unseren Teamleitern, Country Managern, einem IT-Genie und unserem CEO ausgetauscht, um genau das herauszufinden.

Wenn Sie in Verbindung zu anderen bleiben wollen, können Sie nur so erfolgreich sein, wie Ihre Tools. Greg LaViolette ist unser Systemadministrator im Büro in Portland. Er sagt, dass wir ziemlich gut ausgerüstet sind, weil der größte Teil des Teams bereits irgendwann von zuhause aus oder von unterwegs gearbeitet hat. Zudem hat das Extensis-Team Erfahrung darin, kurzfristig vom Homeoffice aus zu arbeiten. Zwar ist das Klima in Portland im Allgemeinen mild, aber der ein oder andere große Schneesturm hat die Stadt schon öfter plötzlich lahmgelegt. Um alle, die während dieser Stürme von zuhause aus arbeiten, unter einen Hut zu kriegen, haben wir ein solides Fundament geschaffen.

Trotzdem musste Greg noch einige Anpassungen vornehmen. „Die erste größere Aufgabe bestand darin, alle Benutzer, die von zuhause aus arbeiten, mit zusätzlicher Hardware zu versorgen und diese auch langfristig für ihre jeweiligen Homeoffice-Anforderungen zu konfigurieren“, erklärte Greg. „Wir mussten das mit Fernwartung-Tools bewerkstelligen, da wir uns schlicht nicht direkt an den Schreibtisch eines Benutzers setzen konnten."

Kleinere Teambesprechungen können so ganz einfach auf Videokonferenzen umgestellt werden. Allerdings stand nur wenige Wochen nach Beginn der Ausgangssperre unser vierteljährliches Unternehmenstreffen an. Dafür haben wir das zweistündige Meeting komplett auf Zoom verlegt. Unsere Moderatoren haben ihre Bildschirme geteilt, um allen die neuesten Updates zu zeigen. Im Großen und Ganzen arbeiten wir daran, flexibel und agil zu bleiben, damit wir auch weiterhin so normal wie möglich miteinander kommunizieren und arbeiten können.

Greg ergänzt:

„Wie bei den meisten anderen in diesen Tagen wurde unsere Happy Hour am Freitag auf Zoom umgestellt. Es ist schön, den Kontakt zu den Kollegen halten zu können und zu diskutieren, wie alle mit der aktuellen Situation umgehen.“

Richard Bamford ist unser Customer Success Director und lebt in Großbritannien. Von unserem Büro in Northampton aus leitet und koordiniert er unsere Country Manager in Frankreich, Deutschland und Australien. Normalerweise treffen sie sich alle paar Monate in unserem englischen Büro.. Sie würden auch sonst reisen, um sich mit Kunden zu treffen, an Konferenzen teilzunehmen und vieles mehr. In den letzten Wochen hat sich all das dramatisch geändert.

Richard sagt:

„Während der Ausgangssperre haben wir so ziemlich alle Videokonferenzsysteme verwendet: Zoom, MS Teams, GoToMeeting, Webex usw. Wir berücksichtigen dabei die Vorlieben verschiedener Kunden, um sie so gut wie möglich zu unterstützen. Wir verwenden außerdem Slack, WhatsApp und Text, um intern zu kommunizieren. 

Die Arbeit im Homeoffice ist bisweilen psychisch anstrengend und frustrierend. Wir haben es geschafft, alle bei Laune zu halten, indem wir am Ende jeder Woche regelmäßig ein zweites (virtuelles), zwangloses Meeting abhielten. Unser Ziel ist es, dass diese Meetings allen Spaß machen. Infolgedessen gibt es jetzt einen gesunden Wettbewerb zum Thema, wer die interessantesten und amüsantesten Hintergründe hinkriegt. Wir tauschen uns dazu am Ende jeder Woche aus.“

Von unserem Channel-Team sitzen drei der vier Teamkollegen direkt nebeneinander im Büro in Portland – der vierte lebt und arbeitet in Großbritannien. Das Team ist es gewohnt, Zoom und Slack zu verwenden, aber die Arbeit von zu Hause aus hat einen ganz neuen Aspekt bekommen. Channel-Manager Kristin sagt: „Mein Sprößling freut sich immer darauf, zu sehen, wer bei den Teamtelefonaten auf der anderen Seite des Bildschirms sitzt. Kevin hat die coolsten Piloten-Kopfhörer, Paul zeigt uns begeistert, was er mittags gebacken hat und Katherine zeigt uns alle neuen Möglichkeiten, unsere Team-Tools zu nutzen.“ Sie organisieren auch virtuelle Happy Hours, um verschiedenen Zeitzonen Rechnung zu tragen, und ihre in Großbritannien ansässigen Teamkollegen mit einzubinden

Das Channel-Team beim gemeinsamen fröhlichen Austausch

Einige unserer Teamkollegen haben schon immer im Homeoffice gearbeitet. Deshalb freuen wir uns darüber,  dass sie dem Rest helfen können, das Beste aus dieser neuen Situation zu machen. Martin Langridge, unser Country Manager für Australien, verriet uns ein wenig über seinen Tagesablauf. Martin plant während seines Arbeitstages Pausen, um produktiver und ausgeglichener zu sein. In Zeiten wie diesen gerät unsere Work-Life-Balance tatsächlich eher mal aus dem Gleichgewicht. Viele neigen dazu, sich in ihre Arbeit zu vergraben, um sich vom Stress abzulenken. Aber Martin erinnert uns daran, dass es wichtig ist, sich zu bewegen, Praktisches, wie Backen, in Angriff zu nehmen und alles etwas langsamer anzugehen. Sein größter Ratschlag für alle, die remote arbeiten?

„Legen Sie den Beginn und das Ende Ihres Arbeitstages fest. Bestimmen Sie feste Zeiten und bleiben Sie dabei. Das ist gut für Ihre Gesundheit und für Ihre Zufriedenheit.“ 

Unser Führungsteam hat sich in dieser Zeit sehr darauf konzentriert, unsere Unternehmenskultur zu stärken. Unser CEO Toby Martin erklärt: „Wir haben einen Slack-Kanal gegen den #Lagerkoller ins Leben gerufen, um uns auszutauschen und für gute Laune zu sorgen. Wir posten dort viele Ideen zu Sendungen, die man nachts sehen oder Bücher die man lesen kann – als Ersatz für den kleinen Plausch in der Kaffeeküche. Und bei uns gibt es viele virtuelle Happy Hours mit dem Team. Vor allem aber sind wir immer füreinander da. Wenn jemand einen Durchhänger hat, ist immer ein Kollege bereit, sich zu unterhalten, um ihr oder ihm da durchzuhelfen.“

Dieser Slack-Kanal hat eingeschlagen, wie eine Bombe. Unsere Leute tauschen ständig Naturfotos, ihre Heimwerkerprojekte, Rezepte, peinliche #TBT-Fotos aus ihrer Jugend aus und vieles mehr. Diesen Kanal halten wir strikt privat und er hat nichts mit unserer eigentlichen Arbeit zu tun. Er ist eine tolle Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben, mehr über unsere Kollegen zu erfahren und ein paar echte Lacher zu erzielen.

Der Blick bei einem Nachmittagsspaziergang in den Hügeln von Portland.

Toby ergänzt: „Es freut mich, zu sehen, wie wir alle Empathie für einander und unsere Kunden zeigen. Indem wir wirklich die Grundwerte leben, für die wir uns jeden Tag einsetzen: Wir sind das Unternehmen, das wir immer sein wollten. Und indem wir uns auf unsere Gesundheit und die Gesundheit unserer Familien, von Freunden und unserer Gemeinschaft konzentrieren, konnten wir den Sturm bisher überstehen. Wir können es kaum erwarten, wieder ins Büro zu kommen und unser altes Leben wieder aufzunehmen – mit ehrlicher Wertschätzung für das, was wir haben.“

Um mehr über Tobys Ansatz zu erfahren, mit dem er sein Team durch die aktuelle Pandemie führt, lesen Sie seinen Artikel im Portland Business Journal.