Durch meine Gespräche mit einigen unserer Kunden wurde mir klar, dass das fehlende Wissen, was die Typografiekosten eines Unternehmens angeht, ein häufiges Problem beim Schriftmanagement ist. Das gilt besonders für größere Unternehmen. In der Regel hat ein Freiberufler, der jeden Monat für ein paar Dutzend Kunden arbeitet, einen ganz guten Überblick über seine Investitionen in Typografielizenzen. Dagegen scheinen größere Unternehmen die Kosten einfach zu akzeptieren und haben oft keine Ahnung, ab wann sich der Kauf von Schriften rentiert.
Wenn Sie mit Tausenden von Schriftarten und mehreren Benutzern arbeiten, verlieren Sie leicht den Überblick über die Kosten. Die Lizenzierung von Schriftarten wird einfach unter Anschaffungskosten verbucht und häufig gibt es keine Dokumentation über die Verwendung von Schriftarten. Oder die Technologie ist oft nicht vorhanden.
Um IT-Veranwortlichen einen besseren Einblick in den Erwerb von Schriften für ihr Unternehmen zu ermöglichen, bieten mehrere Schriftmanagementlösungen neuerdings Reportingfunktionen an. Dies hat Unternehmen dabei geholfen, nicht nur gesetzeskonform zu bleiben und Verwechslungen auszuräumen, sondern auch Ineffizienzen festzustellen – wenn etwa Schriften regelmäßig doppelt gekauft wurden oder Schriften sogar gelöscht wurden. Dadurch haben sie eine genaue Vorstellung, was die Investitionen in die Typografie ihres Unternehmens angeht.
Die Extensis Server-Font-Management-Lösung: Universal Type Server bietet ein zuverlässiges Reporting zur Verwendung von Schriftarten. Mit unseren Lösungen können Schriftmanager Berge von Daten zur Verwendung von Schriften mithilfe praktischer grafischer Berichte analysieren. Die Daten können einfach in Excel- oder CSV-Tabellen exportiert werden, um sie zu bearbeiten, zusammenzuführen oder anderweitig zu analysieren.
Universal Type Server ist in 2 verschiedenen Versionen erhältlich: Professional und Enterprise. Je nach Anforderungen eines Unternehmens, bietet jede Ausgabe unterschiedliche Funktionen und Arten von Reporting. Die folgende Tabelle enthält eine Aufschlüsselung der Reportingfunktionen der jeweiligen Versionen:
| Report: | Professional | Enterprise |
| Benutzer: Alle Serverkonten und zugehörige Details. Eine hervorragende Top-Level-Prüfung für alle Universal-Type-Server-Nutzer. | ||
| Schriften: Eine Liste der auf Ihrem Server gespeicherten Schriftarten, einschließlich Hersteller-, Schriftschnitt- und anderer Metadaten. Ein ausgezeichneter Bericht, mit dem sich die Qualität und der moderne Charakter der Schriftsammlung Ihres Teams beurteilen lässt. | ||
| Benutzer nach Arbeitsgruppe: Zeigt die Benutzer an, die Zugriff auf jede Arbeitsgruppe haben. Hier können Sie festlegen, wie viele Benutzerlizenzen erforderlich sind, wenn Schriftarten für bestimmte Arbeitsgruppen gekauft werden. | ||
| Schriften nach Arbeitsgruppe: Zeigt die Schriftarten, die in jeder Arbeitsgruppe enthalten sind. Dies kann hilfreich sein, um die kreativen Bedürfnisse Ihres Teams und den Umgang mit diesen wichtigen kreativen Werkzeugen zu verstehen. | ||
| Client-Verbindungen: Zeigt, welche Benutzer derzeit mit dem Server verbunden sind und Universal Type Client-Lizenzen verwenden. | ||
| Benutzereinstellungen: Prüft die Schriftreplikation, die Serversynchronisierung, die Systemschriftrichtlinie und andere Einstellungen der Benutzer. Damit können Sie die Zugriffseinstellungen auf Schriften Ihres Teams überprüfen und Probleme mit der Serverkonfiguration unmittelbar erkennen. | ||
| Nicht gesetzeskonform: Überwacht die Verwendung von Schriftarten auf Ihrem ganzen Schrift-Server, um Schriftarten zu identifizieren, bei denen die Anzahl an Lizenzen überschritten wurde. Das ideale Tool, um in regelmäßigen Abständen mögliche Unterlizenzierungen festzustellen, die zu rechtlichen Problemen führen können. Dieser Bericht ist für die Implementierung vieler Compliance-basierter Workflows entscheidend. | ||
| Duplizierte Schriftarten: Erkennt potenziell duplizierte Schriftarten auf Ihrem System und dient als Anhaltspunkt zur Bereinigung des Servers. | ||
| Schriftarten nach Lizenz: Zeigt Schriftarten nach Lizenzvereinbarung an und ermöglicht die einfache Bewertung der vom Server verfolgten Lizenzen. Eine gute Möglichkeit, um festzustellen, inwieweit Lizenzen die Schriften in Ihrer Sammlung abdecken. | ||
| Verwendung von Schriften: Bietet einen Überblick über alle Schriften in Ihrer Sammlung, die Anzahl an Lizenzen, und der derzeit verwendeten Schriften sowie den Status bezüglich Gesetzeskonformität aller Schriften. Wichtig für die Software-Konformität und die Kontrolle über die Verwendung von Schriften. |
Ein effizientes Font-Management bietet Unternehmen einen echten Einblick in ihre Investitionen in Schriften. Allerdings geht es dabei nicht nur um Kosteneinsparungen. Ein effizientes Font-Management-Reporting ermöglicht den Verantwortlichen auch eine bessere Kontrolle über ihre Umgebung. Dadurch werden Unklarheiten seitens der Benutzer ausgeräumt. Schlussendlich ist gewährleistet, dass alle Assets optimal genutzt werden.