Es gibt da eine Geschichte, die wir alle nur zu gut kennen. Und hoffentlich gehört sie bald der Vergangenheit an. Sie geht etwa so:
Ich suche das Kreativ-Briefing für ein Projekt von vor zwei Monaten. Wir sprachen über Tools, die unseren Marketing-Workflow verbessern könnten, sind aber nicht über die Planungsphase hinausgekommen. Das bedeutet, ich beginne immer zuerst meine Suche bei meinen E-Mails, die ich dann nach „Absender“ und „hat Anhänge“ sortiere. Ich bekomme sofort einen Riesenmenge von Ergebnissen zurück, aber keine dieser E-Mails enthält das Dokument, nach dem ich suche. Etwas frustrierter frage ich jeden in meinem Team, wer eine Idee haben könnte, wo das Dokument zu finden ist. Entweder hat dann keiner eine Ahnung oder sie fragen, ob ich meine E-Mails durchsucht habe.
Endlich finde ich es, verlegt in einem ähnlichen Ordner auf unseren gemeinsam genutzten Seiten. Ohne Terry, einen freiberuflichen Designer, den wir vor ein paar Monaten für dieses Projekt engagiert hatten, aber danach nie wieder, hätte ich es nie gefunden Es ist ein Wunder, dass ich ihn erreichen konnte.
Nur: Wenn ich das Kreativ-Briefing öffne, wird dort eine Schrift erwähnt, die wir vor der endgültigen Produktion abgelehnt hatten. Außerdem sind die Farben in dieser Datei falsch. Dies ist definitiv nicht die endgültige Version. Ich prüfe alle anderen Dateien in diesem Ordner - vergeblich. Jetzt muss ich meine Suche von vorne beginnen, und dabei es ist erst 9:48 Uhr an einem Montag. So wollte ich meine Woche nicht beginnen, und ich habe noch nicht einmal richtig gearbeitet.
Es reicht. Die richtige Datei zu finden, sollte sich nicht so anfühlen wie bei der Katze, die versucht, sich in den Schwanz zu beißen. Wenn es einfacher wäre, die benötigten Dateien zu finden, könnte man diesem ganzen Frust ein Ende setzen. Wenn Sie Ihre Dateien schneller finden könnten, wäre das Hin und Her mit Ihrem Team überflüssig und Sie hätten mehr Zeit für Ihre kreative Arbeit.
Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Wiederholen: Zeigen Sie Ihren Schlagwörtern, wie sehr Sie sie wertschätzen
Bei der Suche nach einer Datei gleichen die meisten Systeme Ihren Suchbegriff mit einer Sammlung vordefinierter Schlagwörter oder Metadaten ab. Dies sind die Daten, die Ihre Kreativ-Briefings, Videos, Bilder und dergleichen beschreiben. Geben Sie einen Suchbegriff in das Eingabefeld ein, erhalten Sie vom System alle Assets mit diesem Schlagwort in den Metadaten zurück.
Nur – wie „weiß“ das System, dass bestimmte Schlagworte zu bestimmten Assets gehören?
In den meisten Fällen muss jemand manuell Schlagwörter hinzufügen. Zu Jedem. Einzelnen. Asset. Wenn Sie Tausende oder sogar Zehntausende von Assets haben, oder (oh je) noch mehr, kann sich das leicht zu einem Vollzeitjob entwickeln. Wesentlich sinnvoller ist es, ein System zu finden, das dies für Sie tut.
Es gibt Marketing-Workflow-Tools, die automatisch relevante Metadaten auf jede neue Datei anwenden können, wenn Sie diese Ihrem System hinzufügen. Je relevanter die Metadaten, die mit jeder Datei verknüpft sind, desto einfacher ist es, das zu finden, was Sie suchen. Denn Sie haben definitiv Besseres zu tun, als die Schlüsselwörter, die Ihre digitalen Assets beschreiben, zuzuweisen, zu bearbeiten und zu verwalten. Dafür sind Digital-Asset-Management-Systeme (DAM) da.
Wie sieht Ihr Arbeitsablauf aus?
Digitale Asset-Management-Workflow-Systeme können weit mehr als Ihren Dateien automatisch relevante Schlüsselwörter hinzuzufügen. Das hilft Ihnen in hohem Maße, schnelle Suchergebnisse zu erhalten, was aber wiederum nur ein Teil Ihres Workflows ist. Das richtige DAM-System kann jeden Teil Ihres Kreativprozesses effizienter gestalten.
Ein DAM liefert deshalb so schnelle Suchergebnisse, weil es Ihre zentrale Informationsquelle
für Assets ist. Wenn Sie alle Ihre Assets in ein DAM verschieben, können Sie eine Menge Durcheinander vermeiden, wer welche Version hat und welche Version die aktuellste ist. Öffnen Sie eine Datei aus dem DAM, bearbeiten Sie sie, und laden Sie dann die neue Version hoch. So halten Sie alle auf dem neuesten Stand. Einige DAM-Systeme gehen noch einen Schritt weiter. Sie ermöglichen es Ihnen, automatisierte Workflows einzurichten, die Teammitglieder warnen, sobald Assets in das System hochgeladen und mit Schlüsselwörtern versehen wurden.
Der Genehmigungsprozess kann für jedes Unternehmen zu einem Nadelöhr werden. Missverständnisse bei der Frage, wer welche Version hat, können dazu führen, dass Termine verschoben werden müssen und Ihre Produktivität beeinträchtigt wird. Eine DAM-Workflow-Lösung ist ein Mittel dagegen. Anstatt Versionen per E-Mail zu teilen, können Sie für jedes Projekt ein sicheres Webportal erstellen. Jedes Mal, wenn sich jemand im Portal anmeldet, kann er sicher sein, dass er die aktuellste Version sieht. Außerdem können Sie automatisierte Workflows erstellen, die Ihr Team benachrichtigen, sobald Beteiligte Kommentare hinterlassen. Sie müssen nicht mehr so viel Zeit mit der Suche nach Dateien verbringen. So sollte es sein: einfach und unkompliziert.
Erhalten Sie Ergebnisse schnell und hören Sie auf mit Ratespielen
Die Suche nach einem Asset sollte sich anfühlen wie Zauberei, und nicht wie ein Scharadespiel. Sie sollten nicht mehr wissen müssen, wer es hochgeladen hat, wann es erstellt wurde oder wer zuletzt damit zu tun hatte. Die Suche sollte einfach, intuitiv und schnell sein. Die Alternative? Ein langwieriges Spiel, das einen frustrierter zurücklässt als zu Beginn.
„Künstler sollten dafür bezahlt werden, Kunst zu erschaffen, anstatt E-Mails zu suchen oder Projekte zu verwalten – beides eine riesige Verschwendung wertvoller Zeit. Wenn Systeme dazu beitragen können, auch nur einen Bruchteil der Ausfallzeiten für Künstler zu reduzieren, wie viel mehr Kunst könnte dann noch erschaffen werden?“ – Toby Martin
Ihre Zeit ist zu wertvoll, um sie für die Suche nach Dateien aufzuwenden. Die Zeit Ihrer Teammitglieder ist zu kostbar, um sie damit zu verschwenden, eine Version mit einer anderen zu vergleichen. Die richtige DAM-Workflow-Lösung kann Ihnen Zeit zurückgeben, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.
Profitieren Sie von Ihren digitalen Assets? 1800Flowers konnte mit unserem DAM-Workflow-System Portfolio die Suche nach Bildern um 33 % verkürzen. Was auch immer Ihre Herausforderungen bei der Suche sind, ein gutes DAM kann mehr als Sie vermuten.