Trotz massiver Veränderungen miteinander verbunden bleiben

Mein erster Tag bei Extensis war ausgerechnet zwei Tage, nachdem unser gesamtes Team in Quarantäne gegangen war. Seitdem arbeiten wir alle von zu Hause aus. Die Einarbeitungsphase in einem neuen Unternehmen ist immer eine spannende Zeit – aber das hatte ich so nicht erwartet.

Sie war sogar noch besser.

Was meine Einarbeitungszeit so effizient gemacht hat, möchte ich Ihnen hier erzählen. Und ich habe aus dieser Erfahrung ein paar Tipps für Sie mitgenommen, wie man am besten miteinander in Kontakt bleibt.

Ausgiebig zu kommunizieren, ist Teil unserer DNA

Noch vor meinem ersten Arbeitstag bei Extensis hat unser Personalleiter eine E-Mail von unserem CEO an mich weitegeleitet, in der er alle aufforderte, von zu Hause aus zu arbeiten. Das war in der Woche vom 9. März und es war wie eine Rettungsleine in einem Meer von sich ständig ändernden Informationen. Schon vor meinem ersten Tag erfuhr ich, dass lieber zu viel als zu wenig Kommunikation einen großen Teil der Kultur bei Extensis ausmacht. Es war einfach für mich, an unseren morgendlichen Statusaktualisierungen via Slack teilzunehmen. Genau wie an unseren wöchentlichen Marketingteam-Meetings via Zoom und Gespräche unter vier Augen mit meinem Vorgesetzten zu führen, weil diese Interaktionen bereits ein fester Bestandteil unseres Arbeitslebens waren.

Das Abstandhalten von anderen zwang jeden, von zu Hause aus zu arbeiten. Aber bei uns hat der Wechsel ins Homeoffice reibungslos funktioniert, da alle Zugang zu denselben Informationen hatten. Wir erhalten von unserem Führungsteam ständig Informationen über den aktuellen Status und wann wir eventuell ins Büro zurückkehren können. Diese Art der transparenten Kommunikation hat jedem mehr Handlungsspielraum gegeben, um sich auf das zu konzentrieren, was uns am wichtigsten ist: unsere Kunden.

Jedes Unternehmen kann diese Erfahrungen in der Führung neuer Mitarbeiter übernehmen. Eine gute Einführung neuer Mitarbeiter gelingt nicht einfach von alleine. Rechnen Sie mit häufig gestellte Fragen. Erklären Sie deshalb so viel wie möglich, damit Ihre neuen Teammitglieder schnell über alles Bescheid wissen. Wenn das in der ersten Hälfte des Jahres 2020 funktioniert, können Sie diese Erfahrungen überall anwenden.

Lernen Sie Ihr Team so schnell wie möglich kennen

Bei einer ausgiebigen Kommunikation geht es sowohl um Qualität als auch um Quantität. Wenn alle von zu Hause aus arbeiten, fallen spontane Gespräche und die persönliche Interaktion weg. Und das bedeutet, dass Sie proaktiv Alternativen angehen müssen.

• In meiner ersten Woche hatte ich Termine für Videokonferenzen mit unserem CEO, CFO und dem VP of Customer Success. Diese Telefonate dienten u. a. dazu, mehr über das Unternehmen und den Wert zu erfahren, den wir unseren Kunden bieten. Und natürlich auch darüber, wer unser Schiff steuert.
• Wir verfolgen eine Politik des „offenen Kalenders“ und pflegen diese transparenten Terminplaner in Outlook und Slack. Von Anfang an ermutigte mich mein Manager dazu, mich jederzeit zu melden. Ichstieß bei allen auf offene (virtuelle) Türen.
• Mehr als je zuvor, wird die Zusammenarbeit persönlicher – dank der zunehmenden Einblicke in das Zuhause und die Familien unserer Kolleginnen und Kollegen. Manchmal haben wir unsere besten Ideen, wenn wir die Arbeit Arbeit sein lassen und unsere Kolleginnen und Kollegen über ihre berufliche Funktion hinaus kennenlernen. Und wenn Sie zu Ihrem Team schnell eine Beziehung aufbauen können, sobald Sie mit an Bord sind, wird es viel einfacher, schwierige Projekte später gemeinsam zu meistern.
• Wir haben einen speziellen Slack-Kanal gegen den „Lagerkoller“ eingerichtet, nur so, um miteinander abzuhängen. Das war für mich eine tolle Möglichkeit, alle kennenzulernen und während unseres Homeoffice-Daseins miteinander Spaß zu haben.

Wenn Sie diese Strategie anwenden möchten, beginnen Sie am besten damit offen und transparent zu erzählen, wie Sie Erfolg messen. Das ist das, was Sie leitet. Wenn das wichtig ist, sobald alle zusammen im Büro sind, denken Sie daran, wie wichtig es erst ist, wenn alle Abstand halten. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse und nicht auf Maßnahmen. Sie wären erstaunt, was Menschen leisten, wenn Sie sie dazu inspirieren, ein ehrgeiziges Ziel zu erreichen.

Timing ist alles

Die Arbeit von zu Hause aus hat alle in unserem Team gezwungen, ihr Zeitmanagement zu verbessern. Folgendes hat mir geholfen, mich besser zu fokussieren:

• Eines der ersten Dinge, die mein Chef mich fragte, war, wann ich jeden Tag mit der Arbeit beginnen und aufhören würde. Diese Art von Transparenz ist unerlässlich und ein wichtiger Aspekt der intensiven Kommunikation.
• Legen Sie Ihre Arbeitszeiten im E-Mail-Client oder der Instant- Messaging-App Ihres Unternehmens fest, die Sie für die Arbeit verwenden, bzw. in jeder anderen App, die dies erlaubt. Sobald Sie Ihren Terminplan festgelegt haben, bleiben Sie dabei. Wenn ich jeden Tag ins Büro pendeln würde, hätte ich einen anderen Tagesablauf als jetzt. Also muss ich diesen Tagesablauf entsprechend ändern, um das gleiche Ziel zu erreichen: mit der festen Überzeugung, bei der Arbeit vollen Einsatz zu bringen.
• Wenn Sie am Arbeiten sind, verhalten Sie sich auch so. Wenn Ihr Kalender angibt, dass Sie verfügbar sind und nicht gerade an einer Besprechung teilnehmen, versuchen Sie, schnell auf Anfragen zu reagieren. Wenn wir von zu Hause aus arbeiten, sehen wir nicht, was unsere Kolleginnen und Kollegen tun, und sie können uns nicht sehen. Das bedeutet, dass wir uns noch klarer über unsere aktuelle Arbeitsbelastung, unsere Prioritäten und alle Probleme sein müssen, die uns möglicherweise daran hindern, unsere Ziele zu erreichen.
• Eine Projektmanagement-Software ist eine tolle Art, alle auf dem Laufenden zu halten. Wenn wir uns an eines erinnern: Diese Tools sind nicht nur für die Organisation von Aufgaben wertvoll, sondern auch für die Organisation der speziellen Aufgaben, die zu den speziellen Zielen beitragen. Das ist ein großer Unterschied. Letzteres können wir nur erreichen, indem wir die Prioritäten des Teams in einem Umfeld klären, das eine offene Kommunikation fördert.
• Wenn wir von zu Hause aus arbeiten, gibt es keine Trennung zwischen unserem Arbeitsleben und unserem Privatleben. Wir müssen also unsere eigenen Puffer schaffen, um den Wechsel vom einen zum anderen zu erleichtern. Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages etwas Zeit, um Ihre Prioritäten aufzuschreiben und den nächsten Tag zu planen. Das ist übrigens auch ein guter Zeitpunkt, um alle Fragen aufzuschreiben und diejenigen, die sie Ihnen beantworten könnten, zu einer Videokonferenz einzuladen.

Denken Sie daran, dass der wichtigste Grund, einen Terminplan festzulegen und ihn für Ihr Team freizugeben, darin besteht, Ihre psychische Verfassung zu verbessern. Klare Grenzen für Ihre Verfügbarkeit zu ziehen, ist für Ihre Produktivität enorm wichtig. Darüber hinaus ist das Setzen klarer Grenzen ein wesentlicher Aspekt für eine gute psychische Verfassung. Eine höhere Produktivität beginnt mit einer guten Planung, basiert jedoch auf Offenheit und Transparenz.

Neue Ideen für die Zukunft

Ein Aspekt, der meine Ferneinarbeitung so einfach machte, war, dass alle anderen im Team mit gutem Beispiel vorangingen. Und obwohl wir damit ziemlich produktiv bleiben, glaube ich, dass wir es meiner Meinung nach noch besser machen können.

Zusätzlich zu wöchentlichen Vier-Augen-Gesprächen und Videokonferenzen mit allen Ihren Teamkollegen könnten Sie überlegen, jeden Freitagmorgen ein Update zur gesamten Woche an Ihren Manager zu senden. Das ist ein guter Zeitpunkt, um über Ihre Fortschritte zu berichten. Diese E-Mail wäre eine gute Ergänzung zu Ihren Vier-Augen-Gesprächen und Teamkonferenzen. Je besser Sie nachverfolgen können, was Sie erreicht haben, desto wahrscheinlicher werden Sie erkennen, wo Sie noch etwas optimieren können. 

Ihre berufliche Weiterentwicklung sollte nicht aufhören, wenn Sie eine Zeitlang nicht im Büro sind. Von dem Moment an, als wir im Homeoffice arbeiteten, ermutigte uns unser HR-Team, weiterhin an unserer Weiterbildung zu arbeiten … etwa durch LinkedIn Online-Kurse. Eine Möglichkeit, das auszubauen, wäre monatliche oder zweiwöchentliche Mittagspausen-Schulungen abzuhalten. So etwas wäre nicht nur eine schöne Inspirationsquelle, sondern auch eine gute Gelegenheit, kollegiale Beziehungen aufzubauen.

Und wenn Sie ihre örtlichen Restaurants nicht durch Bestellungen bzw. Lieferservices unterstützen können oder wollen, dann macht es Ihnen vielleicht Spaß, gemeinsam (virtuell) zu kochen. Damit das funktioniert, fordern Sie alle im Team dazu auf das selbe Gericht zuzubereiten und dann Bilder und Notizen dazu untereinander auszutauschen – am besten in der Instant-Messaging-App Ihres Unternehmens. Verschicken Sie das Rezept am Freitagmorgen an alle und dann kann jeder allen seine Notizen am Freitag darauf zukommen lassen. Ganz einfach und genussvoll.

Abstand zu halten mag uns zwar räumlich voneinander trennen, aber wir haben viele Möglichkeiten, untereinander den Kontakt zu halten. Ich bin dankbar für all die Schritte, die unser Team unternommen hat, um konzentriert miteinander zu arbeiten und mehr als nur das Notwendigste zu kommunizieren. Für mich war es eine unglaublich gute Einführung in unsere Unternehmenskultur und ich hoffe, dass wir stärker denn je aus dieser Zeit hervorgehen.