Umgang mit Veränderung: Tipps zur Förderung von Unterstützung und Akzeptanz für Ihr DAM

Was ist Ihr ultimatives Ziel beim Digital Asset Management?

Vielleicht ist es die Schaffung eines klaren Genehmigungsverfahrens für die Hunderte von Bilddateien, die Sie jeden Tag erhalten. Oder vielleicht müssen Sie Ihren Verkaufs- und Marketingteams die richtigen Inhalte besser bereitstellen. Bevor Sie einen dieser Erfolgsmeilensteine erreichen, müssen Sie sich zunächst auf die DAM-Benutzerakzeptanz konzentrieren.

Enterprise Digital Asset Management ist bedeutungslos ohne die richtigen Mitarbeiter, ein Verfahren, das sie befolgen können, und die richtigen Systeme, die jedem zum Erfolg verhelfen.

In diesem Artikel untersuchen wir einige der Möglichkeiten, wie Sie die Benutzerakzeptanz beim Digital Asset Management verbessern und den größten Nutzen aus Ihren Bildern, Videos und digitalen Dateien ziehen können.

Die DAM-Benutzerakzeptanz beginnt beim Umgang mit Veränderung

Ihr Team besteht aus großartigen Mitarbeitern und Sie sind stets bemüht, diese in ihrer Rolle zu stärken. Wenn Sie mehr Effizienz, Kreativität oder Innovation anstreben, ist es wichtig, sich zunächst auf Ihre Teammitglieder zu konzentrieren. Jedes neue Enterprise Digital Asset Management System sollte die Erreichung der Teamziele beschleunigen. Doch Technologie allein reicht dafür nicht aus.

Wenn Sie sich für die Investition in ein neues DAM-System entscheiden, können Sie die DAM-Benutzerakzeptanz verbessern, indem Sie die folgenden Prinzipien beim Umgang mit Veränderungen befolgen.

1. Kündigen Sie das neue DAM-System an und erklären Sie, warum es wichtig ist. Die Mitarbeiter sind eher geneigt, ihr Verhalten zu ändern, wenn sie verstehen, warum die Veränderung stattfindet. Ebenso wichtig ist, kontinuierliche Kommunikations- und Schulungsprogramme für Ihr neues Enterprise Digital Asset Management System bereitzustellen. Stellen Sie sicher, dass Sie Termine und Erwartungen mitteilen, und nehmen Sie sich Zeit für Fragen und offene Gespräche. Bereiten Sie sich darauf vor, wichtige Botschaften mehrmals zu verstärken.
2. Ermitteln und fördern Sie Influencer.Sie sollten noch vor der Ankündigung des neuen Systems bei Ihrem Team die Influencer ausfindig machen, auf deren Arbeit sich diese Änderung am meisten auswirkt. Geben Sie diesen Influencern direkt nach der Ankündigung frühzeitig Zugang zum neuen DAM und zeigen Sie ihnen, wie es ihren Workflow verbessert. Wenn die Mitarbeiter schnell sehen können, wie die neue DAM-Lösung ihre eigenen Herausforderungen bewältigt, sind sie eher geneigt, die Lösung einzusetzen. Diese Mitarbeiter können als Sponsoren dienen, wenn Sie das Produkt beim restlichen Team einführen, und sie können das Verhalten modellieren, das Sie erwarten.
3. Messen Sie die DAM-Benutzerakzeptanz.Sobald Sie das Projekt ankündigen, Influencer schulen und Ihr neues DAM-System für alle Mitarbeiter in Ihrem Team installieren, ist die Zeit dafür gekommen, die DAM-Benutzerakzeptanz nachzuverfolgen.

Das ist ein kritischer Moment und die Entscheidungen, die Sie an diesem Punkt treffen, bestimmen den Erfolg des Projekts. Jedoch selbst wenn Sie laufende Schulungen für das neue System planen und die Erfolgsmeilensteine überwachen, kommt Ihr Projekt niemals in Gang, wenn Sie nicht Position beziehen.

Die wichtigste Entscheidung, die Sie treffen können

Ebenso wie Sie Influencer zu Produktchampions machen müssen, benötigen Sie die Unterstützung von Ihrem Führungsteam, bevor Sie aufs Ganze gehen.

Das Geheimnis hoher DAM-Benutzerakzeptanz ist, das neue System obligatorisch zu machen.

Dies geht Hand in Hand mit allen Schritten, die wir bereits genannt haben. Sie müssen so offen wie möglich in Bezug darauf sein, warum Sie diese Änderung vornehmen. Bereiten Sie sich darauf vor, mit Ihren Teammitgliedern persönlich zu sprechen. Einige meinen vielleicht, dass ihr Zugang zu bestimmten digitalen Assets ihnen die Macht über das gesamte Unternehmen gibt. Erinnern Sie sie daran, dass eines Ihrer Ziele für dieses Projekt darin besteht, gleiche Wettbewerbsbedingungen für alle zu schaffen, damit sich die Arbeitsleistung jedes Einzelnen verbessert. Sie müssen Bedenken wie diese ansprechen, um voranzukommen.

Behalten Sie dabei den Preis im Auge. Mit einem Enterprise Digital Asset Management System kann es sehr viel einfacher als je zuvor sein, Inhalte zu organisieren, zu finden, gemeinsam zu nutzen und zu suchen.

Wenn Sie das neue System obligatorisch machen, tun Sie dies nicht über Nacht. Die Kehrseite dieses Schritts besteht darin, Peripheriesysteme schrittweise außer Betrieb zu nehmen, während Sie ihre digitalen Assets auf die neue Plattform migrieren. Befolgen Sie bei jedem Auslaufen eines dieser anderen Systeme den folgenden Plan:

• Benachrichtigen Sie die betreffenden Teammitglieder über das Datum, zu dem Sie die Migration dieser digitalen Assets planen.
• Teilen Sie ihnen mit, welche Ordnerstruktur sie im neuen DAM-System erwarten können.
• Führen Sie Ihren Plan aus und teilen Sie ihnen die Änderungen mit, die Sie vorgenommen haben.

Und das Wichtigste ist, dass Sie die Mitarbeiter in der Verwendung des neuen Systems schulen. Alle diese Änderungen erfolgen zu deren Vorteil und wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt erfolgreich ist, müssen Sie Ihre Absichten in jeder Phase intensiv vermitteln.

Wichtige Leistungsindikatoren zur Verbesserung der DAM-Benutzerakzeptanz

Es bestehen zahlreiche Möglichkeiten, die DAM-Benutzerakzeptanz zu messen, jedoch werden nicht alle dieser Metriken gleichrangig geschaffen. Die Messung der Benutzerbindung ist ein guter Anfang, reicht jedoch nicht aus. Darüber hinaus müssen Sie die Tätigkeiten Ihrer Co-Administratoren nachverfolgen und den Benutzern kontinuierliche, positive Verstärkung bieten.

Beginnen Sie mit der Gruppierung Ihrer digitalen Assets in bedeutsame Ordner. Schulen Sie Ihre Benutzer in der Verwendung von Metadaten, um genau das zu finden, was sie benötigen. Schulen Sie Ihre Co-Administratoren gleichzeitig in der Verwaltung und Zuweisung der richtigen Metadaten zu den entsprechenden Dateien.

Einige der beliebtesten KPIs für die DAM-Benutzerakzeptanz:

• Wie viele Ihrer Teammitglieder haben sich angemeldet? Messen Sie das Verhältnis zwischen registrierten und aktiven Benutzern und beobachten Sie, wie sich diese Zahl nach dem Start ändert.
• Wie häufig nutzen Ihre Teammitglieder das neue DAM?
• Wie viele Assets wurden von Benutzern auf das DAM hochgeladen? Wenn eines Ihrer Ziele beispielsweise ist, die Verwendung von Bildern oder Fotografie zu erhöhen, sollten Sie Berichte zum Download und zur Freigabe von Dateien erstellen.

Setzen Sie klare Ziele und Erfolgsmeilensteine auf der Grundlage Ihrer KPIs und bieten Sie Ihren Teammitgliedern jede Gelegenheit, Feedback zu geben. Das Letzte, was Sie mit Ihrem neuen DAM-System tun möchten, ist, es einzurichten und es zu vergessen. Sie müssen wachsam sein. Sie und Ihre Co-Administratoren müssen die Verwendung der Plattform kontinuierlich überwachen, um die Akzeptanz und Nutzung nachzuverfolgen:

• Welche Begriffe werden bei der Suche am häufigsten angezeigt? Welche erscheinen am wenigsten? Warum?
• Welche Metadatenbegriffe sind am stärksten und am wenigsten verbreitet? Untersuchen Sie beide Fälle und ermitteln Sie, ob Sie Metadaten-Tags hinzufügen, entfernen oder bearbeiten müssen. Beispielsweise kann es Metadaten-Schlüsselwörter geben, die Duplikate, Tippfehler oder irrelevant sind. Je relevanter Ihre Metadaten sind, umso wertvoller ist Ihr Enterprise Digital Asset Management System.
• Welche Assets werden am häufigsten heruntergeladen und freigegeben? Welche am wenigsten? Warum?

Wie setzen Sie eine kontinuierliche, positive Verstärkung Ihrer Teammitglieder um? Die besten DAM-Systeme ermöglichen Ihnen, automatisierte Workflows zu erstellen, mit denen die Benutzer benachrichtigt werden, wenn Sie bestimmte Änderungen vornehmen. Beispiel:

• Automatisch E-Mails an bestimmte Benutzer senden, wenn Sie bestimmte digitale Assets hochladen
• Benachrichtigung der Mitarbeiter, wenn Sie Metadaten zu Bildern, Videos oder anderen digitalen Assets hinzufügen
• Automatisierung der Größenänderung und Formatierung von Elementen für bestimmte Zwecke, wie z. B. für die Veröffentlichung auf Ihrer Website oder das Teilen in sozialen Medien
• Automatische Archivierung von Dokumenten, die sich dem Ablaufdatum nähern

Fazit

Die besten Ergebnisse von Lösungen für das Enterprise Digital Asset Management hängen von der DAM-Benutzerakzeptanz ab. Und die Vorteile sind offensichtlich:

• Wenn Sie gängige Aufgaben automatisieren können, um die Verwendung durch die Benutzer zu fördern, ist das eine Sache weniger, über die Sie sich Sorgen machen müssen.
• Wenn alle die Vorteile eines zentralen Systems erkennen, werden Genehmigung und Versionskontrolle erheblich einfacher.
• Und schließlich: Wenn Sie alles, was Sie benötigen, in Sicherheit suchen – und finden – können, haben Sie mehr Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Das ultimative Ziel für jedes neue Digital Asset Management System: Dass es weit mehr wird als einfach nur eine weitere Software, nämlich ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens, etwas, auf das Sie und Ihr Team vertrauen können.

Hier wird Digital Asset Management von einer Aufgabe zum Vergnügen.

Widerstand gegen Veränderungen ist normal und muss Punkt für Punkt angegangen werden, wenn Sie das neue System einführen. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, ein DAM-System für Ihr Unternehmen zu implementieren, sind Sie bereits ein Held. Sie erleichtern Ihrem Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, indem Sie die DAM-Benutzerakzeptanz verbessern und den echten Wert Ihrer digitalen Assets nutzen. Und hier wirkt Magie.

Wie bereits gesagt, ist eine neue DAM-Lösung bedeutungslos ohne die richtigen Mitarbeiter, ein Verfahren, das sie befolgen können, und die richtigen Systeme, die jedem zum Erfolg verhelfen. Erfahren Sie mehr über unser Portfolio an intuitiven DAM-Systemen und profitieren Sie von der bestmöglichen Nutzung Ihrer digitalen Assets.

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