Vom Vergnügen, mit Extensis Portfolio aufzuräumen

Als Unternehmen, das mit Extensis Portfolio eine Digital-Asset-Management-Lösung verkauft, helfen wir unseren Kunden, ihre digitalen Assets so in Ordnung zu halten, dass sie ihren Wert voll ausschöpfen können. Für diejenigen, die weder von Portfolio, noch ganz allgemein von Digital-Asset-Management-Lösungen gehört haben, handelt es sich nicht nur um eine „neue und optimierte“ Dateistruktur – das ist nämlich etwas, das Sie sehr gut selbst schaffen können. Vielmehr funktioniert Portfolio, indem Sie Ihre Assets dort finden, wo sie aktiv sind – an einer zentralen Stelle für den Benutzer. Und wo Sie sie mithilfe von KI und Ihrem eigenen institutionellen Wissen mit Schlagwörtern markieren, damit man sie leichter findet und in Ihre wichtigsten Workflows einfließen lassen kann.

Folglich kamen wir nicht um den Hype herum, den Marie Kondo mit ihrer Aufräumsendung losgetreten hat. Diese hat nicht nur Netflix sondern auch ganz USA ordentlich auf den Kopf gestellt. Um herauszufinden, wie „Aufräumen mit Marie Kondo“ möglicherweise für Kunden von Extensis Portfolio funktioniert, haben wir uns entschieden, mit unserer eigenen Ordnungsberaterin zu sprechen.

Suzanne Lehman ist Ordnungsberaterin in unserer Region und mit einem unserer Extensis-Kollegen verheiratet. Sie arbeitet seit 15 Jahren als professionelle Aufräum-Expertin in der Gegend von Portland. In dieser Zeit hat sie sowohl mit Privatpersonen als auch mit kleinen Unternehmen zusammengearbeitet, um so gründlich Ordnung zu schaffen, damit der Kunde sein angestrebtes Ziel erreicht. Nachfolgend finden Sie einige Erkenntnisse, die wir in unserer Diskussion über Ordnungsprinzipien, das Management digitaler Assets und Wege zu einem erfolgreichen Aufräumen, besprochen haben.

Vielen Dank Suzanne, dass du dich heute mit mir diesem Thema widmest. Marie Kondo ist derzeit das Tagesgespräch in Bezug auf Selbstorganisation. Aber sie hat einen sehr verbraucherorientierten Ansatz, richtig? 

Ja, Marie Kondo ist ein Phänomen! In fast jedem Zuhause, in das ich gehe, sehe ich ihr Buch „Magic Cleaning - wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert“ im Bücherregal oder auf einem Beistelltisch. Die Leute sind ganz angetan von der KonMari-Methode, weil sie auf zwei Ebenen Ordnung schafft: Erstens akzeptiert ihre Methode, dass Menschen eine persönliche Beziehung zu ihren Sachen haben. Sie spricht direkt das Innerste des Kunden an, indem sie die berühmte Frage stellt: „Habe ich Spaß daran?“ Alle lieben das, weil es ihnen hilft, sich als Change Agent zu sehen. Plötzlich geht es mehr um sie selbst, als um ihre Sachen! Sie können bestimmen, was sie behalten wollen – je nach ihrer Beziehung zu ihren Sachen. Und für viele Menschen fühlt sich die Frage „Habe ich Spaß daran?“ freundlicher an, als ein Standardkriterium, das von professionellen Aufräumprofis angewendet wird, wie zum Beispiel: „Haben Sie das letztes Jahr benutzt?“ und „Denken Sie, dass Sie das nächstes Jahr benutzen werden?“

Die KonMari-Methode bietet einen Plan. Sie ist ein Plan! Anstatt Raum für Raum aufzuräumen, werden bei dieser Methode alle Habseligkeiten nach Kategorien sortiert. Im ersten Schritt Kleidung, dann Bücher, dann Schriftstücke, dann Kleinkram und ganz zuletzt alles andere.  Die meisten meiner Kunden haben jahrelang versucht, ihre Zimmer aufzuräumen, sind jedoch schnell überfordert, weil sie keinen Plan haben. Sie stürzen sich kopfüber in die Arbeit und hören auf, sobald sie auf Hindernisse stoßen, die sie entmutigen.

Die Garage ist das ideale Beispiel. Man fühlt sich leicht überfordert, wenn es jede Menge Zeug gibt, viele Entscheidungen zu treffen sind und kein Plan besteht, das Projekt durchzuführen. Das ist komplexer als es, oberflächlich betrachtet, wirkt. Was tun mit dem kaputten Kinderwagen? Mit den Winterreifen eines Autos, das Sie nicht mehr besitzen? Opas antike Werkzeuge? Und was ist mit den Kästen mit gerahmten Familienfotos? Diese Dinge bleiben auf einem Haufen. Das ist für viele anstrengend. Dann rufen sie mich an. Ich erstelle einen Plan, biete praktische Unterstützung und Hilfsmaterialien, damit das Aufräumrojekt rundum gelingt.

Die Fragen, die du angesprochen hast, scheinen sehr funktionale Fragen zu sein. Fragen, die sich Firmen oder Unternehmen beim Aufräumen ihrer Assets stellen. Wie würdest du den Unterschied zwischen einem privaten Ansatz und dem Ansatz für ein Unternehmen beschreiben?

Das Aufräumen in einem Unternehmen unterscheidet sich auf verschiedenen Ebenen. Bei der KonMari-Methode wird beispielsweise großer Wert darauf gelegt, sich von Sachen zu trennen, und sich nur auf die Sachen zu beschränken, die uns Erfüllung bringen und uns Spaß machen. In der Wirtschaft streben wir nicht danach, Assets loszuwerden oder wegzuwerfen. Vielmehr geht es darum, die Assets einfacher zugänglich und auffindbar zu machen. Sachen wegzuwerfen oder sich davon zu trennen, ist nicht das, was in einem geschäftlichen Umfeld Spaß macht. Die Assets aufzuräumen und leicht an sie ranzukommen, macht glücklich.

Wenn du dich hinsetzt und eine Suche startest – und zack, schon wird alles angezeigt, wonach du suchst, das sorgt für echte Glücksgefühle. Damit hast du die Kontrolle. Du raufst dir nicht die Haare, bist nicht frustriert oder besorgt, weil du ein wichtiges Bild oder einen Content nicht finden kannst, den du benötigst. Du weiß nicht, wo sich dieses Asset befindet. Das Glücksgefühl entsteht durch den zuverlässigen und bequemen Zugriff auf deine digitalen Assets.

Du hast erwähnt, einen Plan zu haben – ob KonMari-Methode oder etwas anderes – ist das A und O wenn‘s ans Aufräumen geht. Was brauchen Aufräum-Profis, Privatpersonen oder Unternehmen, um erfolgreich zu sein?

Bei jeder Art von erfolgreichem Aufräumen, egal ob privat oder geschäftlich, müssen drei wichtige Faktoren berücksichtigt werden: Lösungen, Strategien und Unterstützung.

Ordnung schaffen, ist keine einmalige Aktion. Es ist ein Prozess, der gepflegt werden muss. Damit die Aufräumaktionen meiner Kunden erfolgreich werden, helfe ich ihnen als erstes, Lösungen zu finden, die ihren Bedürfnissen, ihrem Platz und ihrem Denk-/Lernstil entsprechen. Dies ist ein kooperativer Prozess. Wir arbeiten zusammen, um den Wert oder Zweck des Aufräumens herauszustellen. Die Lösungen kommen danach. Sobald Lösungen entwickelt wurden, arbeite ich mit ihnen daran, Strategien zu artikulieren. Das gewährleistet, dass sie die Lösungen anwenden. Die Strategien beantworten die Fragen, „Wie werden Sie diese Lösung nutzen?" Im Falle von Portfolio würde ich fragen: „Wie werden Sie Portfolio nutzen?“ „Was sind praktikable Verfahren für die Bereitstellung?“ „Wer wird darauf geschult?“ „Wie funktioniert es im Kontext und mit den Abläufen Ihres Unternehmens?“

Der nächste wichtige Faktor ist Unterstützung. Plant man ohne Unterstützung, werden die Lösungen häufig die Erwartungen nicht erfüllen, da sie im Laufe der Zeit nicht eingesetzt werden. Wir stellen daher unterstützungsorientierte Fragen, wie zum Beispiel: „Wie pflegen wir unsere Lösungen?“  „Welche Art von externer Unterstützung brauchen wir?“ „Welche Art von interner Unterstützung brauchen wir, um es am Laufen zu halten?"

Ein erfolgreiches Ordnungsprogramm umfasst also die 3 Faktoren: Lösungen, Strategien und Unterstützung. Das ist ein toller Tipp für unsere Kunden, für die Portfolio neu ist. Das verhindert, dass ihre Aufräumaktion keine einmalige Sache wird und dass sie weiterhin Spaß daran haben, ihre digitalen Assets in Extensis Portfolio schnell zu finden und an sie ranzukommen! 

Nochmals vielen Dank an unsere Ordnungsberaterin Suzanne Lehman, dass du uns deine Erfahrungen und Erkenntnisse in Sachen Aufräumen verraten hast!

Weitere Informationen zum Ordnen Ihrer digitalen Assets finden Sie in unserem Best-Practices-Leitfaden für Digital-Asset-Management.