Was versteht man unter einem Workflow?

Workflow: Einige Leute fürchten dieses Wort mit acht Buchstaben – allerdings müssen Sie nicht zu diesen gehören.

Stellen Sie sich den Workflow als einen Prozess vor. Klingt beängstigend?

Eigentlich ist er keineswegs beängstigend. Viele Menschen haben Angst vor dem Workflow, aber das könnte daran liegen, dass sie zu wenig darüber wissen. Stellen Sie sich den Workflow als eine Anwendung oder einen Prozess vor (auch das ist nicht beängstigend, versprochen), die/der gemeinsame Aufgaben erkennt, die jeden Tag in praktisch jedem Unternehmen anfallen – ob Museen und kulturelle Einrichtungen, Modefirmen, Markenartikler, Kataloghersteller, Einzelhandel, Regierung (ja, sogar die Regierung) oder andere.

Der Unterschied zwischen einem Workflow und dem Prozess, der seine Vorgehensweise definiert, ist ziemlich einfach.

Jede Aufgabe, mit der als Ziel X erreicht werden soll und die in den Schritten A – B – C ausgeführt wird, ist ein Workflow.

Ganz richtig – so einfach ist das.

• Schritt 1: Sie erhalten eine kurze Beschreibung des Bildes oder der Grafik von der anfragenden Partei.
• Schritt 2: Sie überprüfen und gewährleisten, dass alle Daten enthalten sind, um das besagte Bild zu finden.
• Schritt 3: Sie fragen Ihr DAM-System ab. Und zwar nach den sinnvollsten Suchkriterien: Erstellungsdatum, Ereignis oder Dateiname.
• Schritt 4: Sobald das Bild gefunden wurde, müssen Sie sicherstellen, dass es für das angeforderte Medium verwendet werden kann. Dazu könnten auch die Überprüfung des autorisierten Nutzungszeitpunkts oder der Bedingungen gehören, die in Verträgen oder Nutzungsbedingungen angegeben sind.
• Schritt 5: Sie fragen sich selbst: „Hat es das richtige Format?“ „Wer konvertiert dieses Bild und wie?“ „Wer sind die Beteiligten, denen es übermittelt werden sollte, und wie sollten sie dazu benachrichtigt werden?“
• Dabei ist ein völlig neuer Prozess zu berücksichtigen, die sich aus dem ursprünglichen Prozess ergibt. Der Kürze halber nehmen wir jedoch an, dass keine neue Konvertierung erforderlich ist.

Am Ende des Prozesses, mit der Übergabe des richtigen Assets an diejenige Person, die es angefragt hat, wird die Datei von den verantwortlichen Teams in einem Beitrag veröffentlicht. Damit wird Ihnen die Verantwortung für das Bild aus den Händen genommen und gibt sie in die Obhut von jemand anderen. Im Vertrauen darauf, dass es nicht missbraucht wird.

Wie Sie sehen, umfasst der Prozess für so etwas Einfaches (das den ganzen Tag dauern kann) mindestens 5 Schritte und kann so komplex sein, wie es Ihre Bestimmungen erfordern. Dies ist das ideale Beispiel für einen laufenden Workflow. Obwohl manuell und nicht automatisiert, handelt es sich dennoch um einen Workflow, auch wenn Sie ihn nicht als solchen betrachten.

Nur weil er einfach ist, heißt das nicht, dass es sich nicht um einen Workflow handelt.

Vor kurzem habe ich mit einem Kunden über das Posten einer Datei gesprochen. Da das Posten einer Datei einfach war, war dieser Kunde nicht der Meinung, dass dies als Workflow betrachtet werden sollte. Mein Rat war, dies als Workflow zu betrachten, da es die Umwandlung der IP-Adresse in eine neue und verwendbare Form beinhaltet. Nur weil es einfach ist, heißt das nicht, dass dies kein Prozess ist, der als Workflow betrachtet werden sollte.

Schritt für Schritt.

Ein letzter Gedanke: Workflows können nur ein oder zwei Schritte umfassen. Ich würde jeden da draußen herausfordern, alles, was Sie tun, als Workflow zu betrachten. Es ist nicht möglich, Ihre Dateien zu ändern, zu suchen oder zu aktualisieren, ohne einem Workflow zu folgen. Denken Sie daran, dass der Workflow nicht beängstigend, sondern in einigen Fällen sehr einfach ist.

Wir werden die Diskussion über dieses allgemeine Thema das ganze Jahr über fortsetzen, da Workflow und Prozess beim DAM immer mehr berücksichtigt werden. Wir freuen uns darauf, dieses Gespräch mit Ihnen in Gang zu halten.

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