Die Definition von Digital Asset Management...
Digital Asset Management (DAM) ist ein technologische Disziplin, um digitale Dateien, zum Beispiel Bilder, Dokumente, Dateien mit kreativen Inhalten, Audio und Videoclips, zu organisieren, zu kategorisieren, zu suchen, abzurufen und zu archivieren. Diese digitalen Dateien werden als Assets bezeichnet, weil man viel Zeit, erheblichen Aufwand und Kosten in die Erstellung von Inhalten investiert. So werden die Dateien zu wertvollen Ressourcen. Den Wert dieser Assets weiß man erst wirklich zu schätzen, wenn sie für jeden, der sie benötigt, zur Verfügung stehen sobald sie gebraucht werden.
Viele große Unternehmen stellen Digital Asset Manager ein, die sich regelrecht "fanatisch um die Schaffung von Ordnung“ kümmern und „sich in Metadaten verlieben“ sollen. Digital Asset Management Software kann Organisationen dabei helfen, die Effizienz zu verbessern, indem Zeit und Geld gespart wird … ohne einen Metadaten liebenden Fanatiker einzustellen (nicht, dass damit irgendetwas nicht in Ordnung wäre!).
Softwarelösungen vereinfachen diese Aufgaben und unterstützen Sie dabei, den Wert Ihrer Assets zu maximieren. Ein DAM-System kann als zentrale Speicherlösung dienen, mit der man einfach und schnell eine umfassende Sammlung von wertvollen Assets hochladen, katalogisieren, verwalten und verteilen kann. Auf dem Markt wird eine große Bandbreite von DAM-Systemen angeboten. Daher ist es wichtig, eine Strategie zur Bewertung zu haben, um die beste Lösung für Ihren gewünschten Arbeitsablauf auszuwählen.
Woher weiß ich, ob ich Digital Asset Management brauche?
Finden Sie die notwendigen Dateien, wenn Sie sie brauchen? Müssen Sie oft Assets, die Ihre Organisation bereits besitzt, erneut kaufen, weil Sie sie nicht wiederfinden können? Sind Sie der stets gefragte Ansprechpartner, wenn es um das Finden von Assets geht? Müssen Sie oft zeitraubende und sich ständig wiederholende Aufgaben erledigen, beispielsweise die Größe von Dateien anpassen, sie umbenennen oder konvertieren? Wenn das häufige Probleme für Sie sind, dann wird eine Software für Digital Asset Management sehr wahrscheinlich eine große Hilfe für Sie sein.
Wie wählt man das richtige DAM-System aus?
Es gibt einige entscheidende Schritte, die sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihre Organisation erhalten:
1. Holen Sie die wichtigsten Beteiligten an Bord
Es scheint selbstverständlich zu sein, aber unzählige geschäftliche Vorhaben finden einen langsamen und qualvollen Tod, weil wichtige Entscheidungsträger nicht von Anfang an involviert waren. Lesen Sie Graham Kennys Artikel für die Harvard Business Review mit dem Titel 5 Questions To Identify Key Stakeholders. Hier ein kleiner Auszug…
„Wenn Sie sich nicht auf die Beziehungen konzentrieren, die am wichtigsten sind, werden Management und Mitarbeiter in alle Richtungen rennen und die Anforderungen werden von niemandem wirklich erfüllt.“
Bindet man die richtigen Leute frühzeitig ein, entwickeln Sie eine bessere Vorstellung über die Anforderungen und Schwachstellen Ihrer Organisation.
2. Analyse des derzeitigen Zustands
Eine der größten Herausforderungen, vor denen man bei der Entscheidung steht, wie die Organisation eine DAM-Lösung integrieren soll, ist der Einstieg. Einerseits kann sich die Analyse Ihres gesamten Arbeitsablaufs wie eine gewaltige Aufgabe anfühlen. Andererseits kann man Engpässe beseitigen und für die Zukunft planen, wenn man grundsätzlich versteht, wie Menschen Assets erwerben, kreieren, verteilen und archivieren.
Es ist ebenfalls wichtig, Ihre derzeitigen Verfahren und die Infrastruktur zu untersuchen. Welche Software und Hardware haben Sie bereits? Sind andere Systeme vorhanden, die eine Integration erforderlich machen?
3. Entwicklung von Auswahlkriterien
Nach der Analyse des derzeitigen Zustands und des bestehenden Arbeitsablaufs sollten Sie mit den Entscheidungsträgern zusammenarbeiten und eine Liste mit Kriterien zur Auswahl einer DAM-Lösung aufstellen. Zentrale Überlegungen könnten u. a. folgende sein:
*Fähigkeit zur Skalierung—Wo steht Ihr Unternehmen heute? Was sind die Wachstumspläne? Und wie viele Nutzer müssen auf Ihr System zugreifen können, wenn das Unternehmen expandiert?
*Hosting-Möglichkeiten (standortbasiert, Cloud, Kombination)—Verschiedene Anbieter bieten unterschiedliche Hosting-Optionen an. Sie sollten mit IT-Fachleuten prüfen, was für Sie am besten funktioniert.
*Lizenzierungsoptionen—Wie viele Nutzer müssen auf das System zugreifen können? Wie viele werden Assets hochladen?
Sie haben noch Fragen? Sehen Sie sich den Leitfaden DAM Best Practices an! Er steckt voller Informationen und wird Sie auf Ihrem Weg zum Erfolg mit DAM hilfreich begleiten.
