Les responsables marketing, les agences qui gèrent les marques et les professionnels des médias numériques comptent parmi les personnes les plus inventives à l’heure actuelle. Ces personnes savent se battre pour se démarquer sur les nouveaux réseaux sociaux et les marchés porteurs.
Toutefois, leurs processus de distribution des polices freinent parfois leur productivité, ce qui est fort regrettable.
Comment veiller à ce que chaque membre de l’équipe puisse accéder aux polices adéquates au moment opportun ? Comment tenir compte des licences des polices et n’acheter que les polices dont vous avez besoin ?
Une distribution défaillante des polices est préjudiciable à plusieurs égards :
Temps et argent : vous perdez de nombreuses heures de votre temps de travail à installer les polices manuellement sur chaque ordinateur, chaque fois que vous commencez un nouveau projet pour vos clients. Gérer ces installations à distance vous permettra déjà de faire un grand bond en avant, mais cela ne représente qu'une pièce du puzzle. Si les membres de l’équipe ne trouvent pas immédiatement ce dont ils ont besoin, ils perdent un temps précieux à mener des recherches en vain. Pire encore, ils risquent d’utiliser des polices non validées dans leurs documents de marketing, livres blancs ou autres fichiers numériques. Tous ces contenus finiront par devoir être recréés, engendrant par-là de nouvelles pertes de temps et d'argent.
Problèmes de suivi : si le processus de distribution des polices est inadéquat, voire inexistant, votre équipe manque certainement d’informations sur les polices dont elle dispose. Certaines polices ne sont pas utilisées autant qu’elles devraient l’être et vous vous retrouvez à payer des licences qui ne servent à rien. Pour décider en connaissance de cause quelles licences acheter, vous devez assurer un suivi sérieux de l’usage des polices, notamment au moyen de rapports.
Employés insatisfaits : « Quelle Helvetica veulent-ils que nous utilisions ? » Ce type de question n’est pas rare dans les entreprises qui ne maîtrisent pas vraiment leur système de distribution des polices. Ne pas pouvoir accéder aux polices dont vous avez besoin est pénible, mais ne pas savoir exactement quelles polices il faut utiliser est encore plus frustrant.
Problèmes juridiques en cas de non-respect des licences : si vous n’avez aucun moyen de gérer vos licences de polices, vous vous aventurez sur un terrain glissant. Sans processus contrôlé de distribution des polices, des polices sans licence risquent de faire leur apparition dans les productions de votre entreprise. Des employés risquent aussi de faire un usage inapproprié des polices de votre marque. Vous n’êtes pas à l’abri de faire l’objet d'actions en justice, ce que vous souhaitez à tout prix éviter.
Quelques mesures de précaution vous épargneront de nombreuses déconvenues. Renseignez-vous donc sur les meilleures pratiques de distribution des polices pour ne pas tomber dans les pièges des licences de polices. Voici les cinq meilleures pratiques à mettre en place pour remédier aux difficultés persistantes :
Nous recommandons d’organiser les équipes par groupes de travail. Attribuez un ensemble de polices aux utilisateurs de chaque groupe de travail spécifique. Les trois types suivants font partie des groupes de travail les plus souvent employés :
Les licences de polices sous-tendent la distribution des polices. En mettant en place un système d'autorisations des utilisateurs, vous pouvez facilement être en règle et éviter les piratages de polices. Ce n’est plus l’ensemble des salariés d’un service ou de l’entreprise qui peut activer et utiliser des polices particulières, mais uniquement les personnes disposant des droits adéquats.
Personnalisez les autorisations des divers groupes de travail pour que les consignes relatives à la gestion de la marque soient suivies scrupuleusement, quel que soit le projet en cours. L'attribution de droits aux différents groupes de travail est le meilleur moyen d'éviter tout écart de conduite en matière de respect des licences des polices. Si vos collaborateurs ne peuvent voir que les polices validées, ils ne sont pas tentés d’en utiliser d'autres et peuvent travailler plus sereinement et efficacement.
Qui est chargé de sélectionner, d'acheter et d'ajouter les polices dans votre système ? Le graphiste ? Une personne du service informatique ? Arrêtez de jouer aux devinettes concernant la gestion de vos polices. Quand vous aurez les réponses aux questions essentielles, vous esquiverez de nombreux problèmes de polices, tels que les messages d’erreurs, les doublons et le non-respect des conditions de licences.
Comme nous l’avons mentionné, la distribution des polices ne consiste pas seulement à installer des polices à distance. D'ailleurs, si vous laissez simplement les utilisateurs installer les polices sur Photoshop, Illustrator ou Sketch, vous ne serez pas beaucoup plus avancé.
Votre objectif est surtout de savoir que vous respectez bien les licences des polices, pour gagner en tranquillité d’esprit. Un système efficace vous aidera à savoir précisément qui a accès aux polices et qui les active. Barrez la route aux polices sans licence et préservez l’intégrité typographique de votre marque.
En outre, vous aurez une meilleure notion de l’utilisation des polices au sein de votre entreprise, ce qui vous permettra de prévoir un nombre adéquat de licences pour chacun de vos projets. Une nouvelle fois, vous avez ainsi la possibilité =de gagner du temps et d’économiser de l'argent. Vous pouvez cesser de dépenser de l’argent pour des polices dont vous n'avez pas l’utilité et consacrer ce budget à des ressources plus avantageuses. Un logiciel de gestion des polices peut vous aider à assurer le suivi nécessaire.
Comment optimiser la distribution de vos polices ? En confiant cette mission à un logiciel performant de gestion des polices ! C’est ainsi que vous gagnerez du temps et réaliserez des économies. Non seulement la conformité des licences de polices sera assurée, mais les membres de l’équipe seront plus productifs que jamais.
Optez pour une solution de gestion des polices qui vous permettra de comparer facilement vos polices, côte à côte. Les utilisateurs devront aussi pouvoir trouver sans mal un type spécifique de polices. Enfin, n’oubliez pas que la possibilité d'attribuer des autorisations aux divers groupes de travail constitue aussi un facteur important. Choisissez un logiciel qui vous permet d'afficher votre collection de polices dans vos applications de création préférées. Vous n’aurez pas besoin d’installer les polices dans Photoshop, Illustrator ou Sketch chaque fois que vous lancerez un nouveau projet. Vérifiez également que le logiciel que vous voulez acheter offre la possibilité de produire des rapports, pour que vous sachiez quelles licences vous devez acheter et quelles sont celles dont vous pouvez vous passer.
Toute l’équipe doit s'impliquer dans la mise en place d'un système efficace de distribution des polices ; les résultats en valent la peine. Une fois que les processus adéquats seront mis en application, vous constaterez une hausse de la productivité, une diminution des frustrations et un usage plus raisonné des licences de polices.
Vous êtes convaincu ? Lisez donc un plan détaillé qui vous guidera dans la configuration d'un système de distribution des polices au sein de votre entreprise. Téléchargez dès à présent notre guide gratuit sur les meilleures pratiques de gestion des polices reposant sur un serveur.
The Onion a trouvé une meilleure façon de gérer la distribution des polices à grande échelle.