Comment améliorer votre flux de travail marketing ?

Il y a une histoire que nous connaissons tous, même si nous espérons qu’il s’agira bientôt de lointains souvenirs. Voici ce qu’il en est :

Je suis à la recherche du briefing créatif d’un projet que nous avons réalisé il y a deux mois. Nous avons parlé des outils qui pourraient améliorer notre travail marketing, mais nous n’avons pas dépassé le stade de la recherche. Par conséquent, ma première étape de cette recherche consiste à consulter mes e-mails que je trie par « Expéditeur » et « Contient des pièces jointes ». J’obtiens immédiatement de nombreux résultats, mais aucun de ces e-mails ne contient le document que je cherche. Je commence
à ressentir de la frustration et je demande aux membres de mon équipe s’ils savent où se trouve le document. Soit ils n’en ont pas la moindre idée, soit ils me demandent si j’ai vérifié mes e-mails.

Je le retrouve enfin, caché dans un dossier similaire d’un de nos sites partagés. Je ne l’aurais jamais retrouvé sans l’aide de Terry, un concepteur indépendant que nous avons engagé pour travailler uniquement sur ce projet il y a quelques mois. Avoir réussi à le contacter relève du miracle.

Seulement, lorsque j’ouvre le briefing créatif, il est fait mention d’une police que nous avons rejetée avant la production finale. De plus, ce fichier ne contient pas les bonnes couleurs. Il ne s’agit certainement pas de la version finale. Je vérifie tous les autres fichiers de ce dossier en vain. Je dois
à présent recommencer mes recherches, et il n’est que lundi, 9 h 48. Ce n’est pas ainsi que j’avais prévu de commencer ma semaine, et je n’ai même pas encore véritablement travaillé.

Stop. Trouver le bon dossier ne doit pas vous donner l’impression de chercher une aiguille dans une botte de foin. Si vous pouviez trouver vos fichiers facilement, vous pourriez mettre fin à toute cette frustration. Vous seriez aussi en mesure d’éviter les échanges incessants avec votre équipe et de passer plus de temps à travailler de façon optimale.

Ajouter, modifier, supprimer, recommencer : donner un peu d’amour à vos mots-clés

Lorsque vous recherchez un fichier, la plupart des systèmes comparent votre terme de recherche à une collection de mots-clés prédéfinis ou métadonnées. Ce sont les données qui décrivent vos briefings créatifs, vos vidéos, vos images et autres. Tapez quelque chose dans le champ de recherche et le système renverra toutes les ressources avec ce mot-clé dans ses métadonnées.

Mais comment le système « sait-il » à quelles ressources appartiennent certains mots-clés ?

Dans la plupart des cas, quelqu’un doit ajouter manuellement des mots-clés à chaque ressource. Si vous possédez des milliers, voire des dizaines de milliers de ressources (ou même plus), cela peut facilement être un travail à temps plein. Le plus logique est de trouver un système qui peut accomplir ce travail
à votre place.  

Il existe des outils de flux de travail marketing qui peuvent appliquer automatiquement des métadonnées pertinentes à chaque nouveau fichier que vous ajoutez à votre système. Plus les métadonnées associées à chaque fichier sont pertinentes, plus il vous sera facile de trouver ce que vous cherchez. Parce que vous avez certainement mieux à faire que d’attribuer, de modifier et de gérer les mots-clés qui décrivent vos ressources numériques. Tel est le but des systèmes de gestion des ressources numériques (DAM).

Comment se déroule votre travail ?

Les systèmes de gestion des ressources numériques peuvent faire bien plus que d’ajouter automatiquement des mots-clés pertinents à vos fichiers. C’est un élément important pour obtenir des résultats de recherche rapides, mais ce n’est qu’une partie de votre flux de travail. Le bon système DAM peut rendre chaque partie de votre processus de création plus efficace.

• Lorsque vous commencez une nouvelle campagne. Adaptez-vous le contenu d’une campagne précédente ou repartez-vous à zéro ? Comment allez-vous faire pour que tout reste organisé ? Et comment allez-vous vous y prendre pour vous assurer que vous et les membres de votre équipe travaillez sur la version la plus récente ?

L’une des façons les plus efficaces pour un système DAM de fournir des résultats de recherche rapides est de vous offrir un emplacement unique. Si vous transférez toutes vos ressources dans un système DAM, vous pouvez éviter les confusions relatives à la version la plus récente et à celle qui est en vigueur. Ouvrez un fichier à partir du système DAM, modifiez-le, puis téléchargez la nouvelle version pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Certains systèmes DAM vont encore plus loin. Ils vous permettent de mettre en place des flux de travail automatisés qui alertent les membres de l’équipe dès que des ressources ont été téléchargées dans le système et marquées avec des mots-clés.

• Lorsque vous obtenez des approbations. Vous échangez en permanence des fichiers avec des clients et des fournisseurs. Envoyez-vous les bonnes versions ? Combien de temps faut-il pour que chaque projet soit approuvé ?

Le processus d’approbation peut constituer un véritable casse-tête pour toute entreprise. Une mauvaise communication concernant qui possède quelle version peut rallonger les délais et nuire à votre productivité. Une solution de flux de travail pour la gestion des ressources numériques peut résoudre ce problème. Au lieu de partager des versions par e-mail, vous pouvez créer un portail web sécurisé pour chaque projet. Chaque fois que quelqu’un se connecte au portail, il peut être certain de voir la version la plus récente. Vous pouvez également créer des flux de travail automatisés qui notifient les membres de votre équipe lorsque les parties prenantes laissent des commentaires. Vous n’avez pas besoin de passer autant de temps à chercher des fichiers. Simple et direct. Voilà comment ça devrait être.

Obtenez des résultats rapidement et ne perdez plus de temps lorsque vous effectuez une recherche

La recherche d’une ressource doit être un jeu d’enfant, pas une charade. Vous ne devriez pas avoir
à savoir qui l’a mise en ligne, quand elle a été créée ou qui l’a utilisée en dernier. La recherche doit être accessible, intuitive et rapide. L’autre solution ? Un processus long et fastidieux qui vous laisse plus frustré qu’au début.

« Les artistes doivent être payés pour créer des œuvres d’art, et non pour traquer des e-mails ou gérer des projets qui constituent d’énormes pertes de temps précieux. Si des systèmes peuvent contribuer  à réduire ne serait-ce que d’une fraction les interruptions dans leur travail, combien d’œuvres d’art supplémentaires pourraient être créées ? » –Toby Martin

Votre temps est bien trop précieux pour le consacrer à la recherche de fichiers. Celui des membres de votre équipe est aussi trop essentiel pour le gaspiller en comparant une version à une autre. La bonne solution de flux de travail pour la gestion des ressources numériques peut vous faire gagner du temps afin que vous puissiez travailler de façon optimale.

Tirez-vous le meilleur parti de vos ressources numériques ? 1800Flowers a réussi à réduire le temps de recherche d’images de 33 % grâce à Portfolio, notre système de gestion des ressources numériques. Quels que soient les défis de votre recherche, une bonne solution DAM peut vous offrir bien plus de choses que vous ne le pensez.