En discutant avec certains de nos clients, je me suis rendu compte que les entreprises, en particulier les grandes entreprises, avaient souvent du mal à estimer les coûts liés à la typographie. Un indépendant, qui travaille sur quelques dizaines de comptes chaque mois, a probablement une idée relativement précise de ce que représente son investissement en licences de polices de caractères. En revanche, les entreprises de plus grande taille semblent accepter les coûts, quels qu'ils soient, sans avoir conscience du rendement de leurs investissements.
En présence de milliers de polices et de nombreux utilisateurs, assurer un suivi précis des coûts peut vite devenir impossible. Les licences de polices représentent alors un coût comme un autre et aucun rapport ne permet d’éclairer la direction sur l’utilisation qui est faite des polices.
Plusieurs solutions de gestion des polices ont commencé à inclure des fonctionnalités de création de rapports pour aider les responsables informatiques à y voir plus clair concernant les achats de polices au sein de l’entreprise. Les rapports vous aident à travailler en règle et à être informé en continu des polices à disposition des utilisateurs. En outre, ils peuvent servir à repérer des opérations inefficaces et mauvaises utilisations des ressources (achat en double de polices, polices inutiles, etc.), ce qui amène à prendre conscience des investissements de l’entreprise en matière de typographie.
Universal Type Server, la solution Extensis de gestion des polices reposant sur un serveur, comprend des options de création de rapports détaillés. Nos solutions permettent aux responsables d'analyser efficacement les montagnes de données dont vous disposez sur l'utilisation des polices, en consultant des rapports très pratiques sous forme de graphiques. Les données peuvent être exportées facilement sous la forme de tableaux Excel ou .csv afin de les traiter, de les fusionner ou de procéder à d’autres analyses.
Universal Type Server est disponible en deux éditions distinctes : une dédiée aux professionnels et une autre pour les entreprises. Chacune présente des fonctionnalités et des options de rapports qui répondent aux besoins divers des entreprises. Le tableau ci-dessous dresse la liste des fonctionnalités de création de rapports de chaque édition :
| Rapports | Professionnel | Entreprise |
| Utilisateurs : tous les comptes du serveur et les informations relatives à ces comptes. Audit de haut niveau de tous les utilisateurs de Universal Type Server. | ||
| Polices de caractères : liste des polices stockées sur le serveur, y compris les fonderies, les types de polices et d'autres métadonnées. Rapport très utile pour évaluer l'importance et la modernité de la collection de votre équipe | ||
| Utilisateurs par groupe de travail : présente les utilisateurs ayant accès à chaque groupe de travail. Permet d'évaluer le nombre de licences requises pour l'utilisation des polices dans des groupes de travail spécifiques. | ||
| Polices par groupe de travail : liste des polices incluses dans chaque groupe de travail. Cette liste vous aide à mieux comprendre les besoins créatifs de votre équipe et l'accès aux outils essentiels de création. | ||
| Connexions client : permet d'afficher la liste des utilisateurs actuellement connectés au serveur et les licences de Universal Type Client utilisées. | ||
| Paramètres utilisateur : contrôlez les duplications de polices, la synchronisation du serveur, les règles relatives aux polices système et d'autres paramètres concernant les utilisateurs. Examinez les paramètres d'accès aux polices de votre équipe pour repérer rapidement d'éventuels problèmes de configuration du serveur. | ||
| Non-conformité : vérifiez l'utilisation des polices sur l'ensemble du serveur de polices pour veiller à ce que le nombre d'utilisateurs n'excède pas le nombre de licences possédées. L'outil idéal à exécuter régulièrement pour repérer les licences en nombre insuffisant, susceptibles d'engendrer des problèmes juridiques. Ce rapport est essentiel pour mettre en œuvre de nombreux processus de travail en toute conformité. | ||
| Doublons : identifie les doublons potentiels de polices sur votre système, en vue de procéder au nettoyage du serveur. | ||
| Polices par licence : affiche les polices par licence et permet de contrôler facilement les licences au niveau du serveur. Vous pouvez ainsi savoir précisément comment les polices de votre collection sont couvertes par les licences. | ||
| Utilisation des polices : affichage synthétique de l'ensemble des polices de votre collection, du nombre de licences possédées, du nombre de licences en cours d'utilisation et de l'état de conformité de chaque police de la collection. Essentiel pour garantir la conformité logicielle et une utilisation en règle des polices. |
Les entreprises ayant mis en place un système efficace de gestion des polices peuvent tirer parti d’informations concrètes sur leurs investissements typographiques pour diminuer les coûts. En outre, des rapports pertinents permettent aussi aux responsables de mieux contrôler leur environnement, d'avoir une meilleure visibilité et d’exploiter pleinement toutes les ressources disponibles.