Pourquoi créer une structure de dossiers ?
Si l'on vous dit qu’il serait bon de faire un peu de rangement, vous allez sans doute d’abord penser à votre garage encombré avant de songer à la structure de dossiers des projets que vous gérez. Chacun a ses propres méthodes pour s’organiser au travail. Cependant, en matière de gestion des ressources numériques, certains se sentent complètement démunis. Beaucoup assimilent plus leur structure de dossiers à un fourre-tout qu’à un classeur bien ordonné. Attention toutefois, car la manière dont vous classez vos ressources influe sur votre productivité.
Pour gérer vos ressources numériques, vous pouvez faire des choix judicieux.
En créant vous-même une structure logique de dossiers, le flux de travail de votre équipe et de toute votre entreprise s’en verra amélioré. Adoptez une approche systématique en matière d’organisation pour optimiser la gestion des ressources numériques. Les structures dont l’organisation laisse à désirer entraînent des coûts élevés. Si vos collègues ou vous même ne trouvez plus ce que vous recherchez, vous devrez racheter les ressources numériques ou les recréer intégralement.
Dans cet article, nous allons voir qu’une structure de dossiers peut être flexible, suivre une logique intuitive et évoluer selon vos besoins. En disposant d’une telle structure pour vos projets, vous permettrez à chacun de trouver sans peine les éléments recherchés. Et vous consacrerez plus de temps à ce qui compte vraiment : créer des contenus et des campagnes de qualité.
Meilleures pratiques en matière de structure de dossiers pour la gestion de projets
Nous allons voir comment concevoir une structure efficace pour vos projets. Mais avant tout, vous devez bien comprendre que l’adoption d'une nouvelle structure va changer les habitudes. Pour atteindre les résultats que vous souhaitez, ces changements ne doivent pas être pris à la légère. Appliquer un modèle statique ne suffira pas. Vous devez aussi tenir compte des effets des changements sur vos processus de travail. Gardez en tête les objectifs suivants :
- Champ d'action
L'une des erreurs classiques consiste à s'attacher trop aux détails, d’emblée. Certaines personnes tentent de réorganiser absolument tous leurs fichiers d’un coup dans une toute nouvelle arborescence de dossiers, à laquelle elles ne sont pas habituées. Elles pensent devoir inclure dans la nouvelle structure tous les fichiers sans exception, dès le début. Elles passent en revue tous les anciens fichiers et essaient de réorganiser les ressources des projets terminés pour les inclure dans les nouveaux dossiers.
Vous avez, au contraire, tout intérêt à mettre votre nouvelle organisation en place doucement. Dans un premier temps, concentrez-vous sur les fichiers et les dossiers sur lesquels vous travaillez en ce moment, et développez votre structure à partir de ces éléments et des nouveaux que vous créerez.
- Clarté
Un dossier unique, de premier niveau, nommé « Projets en cours » sera plus utile qu’une multitude de dossiers spécifiques, sans liens logiques entre eux. La clarté est votre alliée. Décidez une fois pour toutes quelles techniques vous allez employer pour nommer les fichiers et les dossiers. Vous vous faciliterez la tâche et celle de votre équipe.
- Collaboration
Nous n'avons pas tous la même façon de voir les choses : ce qui vous semble logique ne l’est pas forcément pour votre voisin dans l’open space. N’oubliez pas que le nouveau système de dossiers et de sous-dossiers que vous mettez en place doit être simple et intuitif pour tout le monde, pas que pour vous.
Lorsque la structure de dossiers des projets que vous gérez tient la route, la façon de nommer les fichiers suit généralement la même logique imparable. Votre équipe collabore alors plus efficacement, quel que soit le projet en cours.
- Cohérence
Pour que le système fonctionne correctement, vous devez le surveiller et l’entretenir. Il ne sert à rien de créer une structure logique si les membres de l'équipe ou vous-même faites sans arrêt des exceptions aux règles d'organisation que vous avez fixées. De la même manière que vous effectuez chaque jour des petites tâches ménagères pour veiller à ce que votre intérieur reste relativement propre et ordonné, vous devez aussi arranger régulièrement votre système de dossiers, et tout le monde doit s’y coller.
La structure pyramidale : l'arborescence de dossiers la mieux adaptée à la gestion de projets
Nous accompagnons des entreprises qui se sentent complètement submergées par leurs ressources numériques et d'autres qui ont simplement besoin d'un petit coup de main. Généralement, avant de les aider à développer et à optimiser l’utilisation des ressources numériques avec Portfolio, nous évaluons avec eux l'état actuel de leur structure de dossiers. En l’absence d'une structure logique, nous leur conseillons de commencer à organiser leurs dossiers et fichiers dans une structure pyramidale. D'après nous, c’est la méthode la plus efficace et la plus universelle, qui convient à quasiment tous nos clients, quel que soit la taille de leur entreprise ou le secteur dans lequel ils travaillent.
Dans cette structure pyramidale, vous créez :
- Un dossier général de présentation d’un projet.
- Des dossiers destinés aux différents types de ressources utilisées dans le cadre de ce projet.
- Une structure imbriquée permettant à chacun de trouver rapidement les éléments souhaités.
Pour chaque projet, l’objectif sera de créer une structure simple et logique pour stocker aisément dans les dossiers n’importe quel type de ressources numériques, et cela de façon ordonnée. Vous pouvez créer des dossiers vides dans un premier temps. Une phase de planification précède généralement le développement du projet. Celui-ci va prendre de l’ampleur tout au long du processus créatif à proprement parler. La structure pyramidale offre la flexibilité nécessaire pour ajouter toutes les futures ramifications. Pour les projets suivants, il vous suffira de copier et de coller la même structure à l’emplacement de votre choix sur le serveur de fichiers, puis de renommer le dossier.
Pour gérer vos divers projets, vous disposez ainsi d’une structure de dossiers que vous pouvez facilement adapter. Penchons-nous à présent sur un cas pratique.
Exemple concret de structure de dossiers pyramidale
Pour cet exemple, nous allons créer la structure de dossiers du service Communication et Marketing d'une entreprise. L’équipe Communication et Marketing utilise plusieurs types de ressources, dont des communiqués de presse, des photos publicitaires, des vidéos, des clips audio et des maquettes à imprimer, avec des visuels. L'équipe est chargée d'assurer la promotion d'un événement majeur, qui aura lieu à Chicago en 2022. À quoi ressemble la structure des dossiers, que l’équipe va créer pour l’occasion ?
Le dossier principal est nommé « Chicago 2022 ». Au fur et à mesure de l'avancement du projet, l'arborescence de dossiers s'étoffe et les divers éléments du projet y sont ajoutés. Toutefois, le nom du dossier principal ne change pas. L'équipe l’a créée et y ajoute des sous-dossiers pour chaque type de ressources.
Le sous-dossier « Images » est divisé en plusieurs niveaux pour y placer les différents types d'images utilisées. Les dossiers « Audio », « Communiqués de presse » et « Vidéos » sont placés au même niveau que le dossier « Images ». Il n’est pas nécessaire de subdiviser ces dossiers, car ils ne comportent pas beaucoup de ressources. L’équipe ajoute les fichiers numériques dans les dossiers adéquats. Si le volume de ressources venait à augmenter ultérieurement, l’équipe pourrait aisément ajouter des sous-dossiers, si nécessaire. Grâce à cette structure, tous les membres de l'équipe Communication et Marketing peuvent facilement trouver, partager et modifier les ressources numériques portant sur l’événement de 2022 à Chicago.
Ce modèle pyramidal est particulièrement intéressant parce qu'il est modulable. Disons que l’équipe décide de collaborer avec une autre entreprise sur cet événement. L'équipe Communication et Marketing va s'allier à la société partenaire et faire du co-branding. Elle doit pour cela créer des contenus supplémentaires, à l’image des deux marques, pour une présentation spéciale qui aura lieu lors de l'événement. Dans une structure de fichiers limpide, il sera possible d'accéder sans mal aux éléments créés dans le cadre de cette collaboration, tout en les séparant des autres ressources. Après avoir créé un dossier à destination des ressources de co-branding, l'équipe pourra aussi ajouter des sous-dossiers « Images », « Audio », « Communiqués de presse » et « Vidéos ». La nouvelle structure de co-branding ressemblera à celle créée précédemment, ce qui facilitera les recherches.
Ayez une vision à long terme
Ne vous précipitez pas. N’essayez pas de tout créer en une seule fois. Contentez-vous de penser la structure d'un projet bien précis et de suivre les bonnes pratiques de gestion pyramidale quand vous y ajoutez des ressources numériques. Vous pourrez ensuite appliquer cette structure aux projets suivants. Bientôt, toute votre organisation s'imprégnera de cette nouvelle façon de structurer les dossiers.
Mettre en place une structure ordonnée n’est pas la partie la plus difficile ; c’est maintenir le système en bon état qui demande le plus d’efforts. Mais les avantages à en retirer sont évidents : une productivité accrue et un gain de temps, car vous trouvez tout de suite ce que vous cherchez. Vous n'aurez plus besoin de recréer ou de racheter l'élément que vous avez perdu, et pourrez adapter les ressources que vous possédez déjà.
Vantez donc les mérites d’une structure pyramidale des dossiers auprès de vos collègues. S'ils se montrent réticents, rappelez-leur les avantages que le système procure, pour eux comme pour l’entreprise. En disposant d’une telle structure pour vos projets, vous permettrez à chacun de trouver sans mal les éléments recherchés. Vos collègues pourront s'inspirer des bonnes pratiques du groupe pour organiser leurs propres processus et dossiers, au niveau individuel.
Nos parents n’arrêtaient pas de nous dire de « ranger chaque chose à sa place ». Enfants, nous avions toujours l'impression qu’ils nous embêtaient, mais nous comprenons mieux à présent la sérénité qu’apporte la mise en place d’une stratégie efficace pour gérer nos ressources.
Vous souhaitez lire d'autres informations ? Consultez l’article Cinq conseils pour créer une arborescence de dossiers comme un pro.
