Mon premier jour de travail chez Extensis a eu lieu deux jours avant que toute l’équipe ne soit contrainte à télétravailler. L'arrivée dans une nouvelle entreprise est toujours un moment palpitant. Je me souviendrai longtemps de cette entrée en matière inattendue. Malgré la distance, mon intégration à l'équipe s’est effectuée sans mal. Je livre ici quelques astuces qui nous permettent de rester en lien efficacement.
La communication est un élément fondamental de notre entreprise
Avant même que je ne mette les pieds pour la première fois dans les bureaux de la société, la responsable des ressources humaines nous avait déjà transmis un e-mail du directeur général au sujet du télétravail. C’était la semaine du 9 mars. Il était bon de savoir à quoi nous attendre et de nous raccrocher au milieu de ce flot incessant d’informations changeantes sur l’épidémie. Avant même d'avoir pris mes fonctions, j’ai ainsi entrevu un aspect central de la culture d’entreprise d’Extensis : l'accent mis sur la communication. J'ai facilement pu consulter les nouvelles informations chaque matin sur Slack, assister aux réunions hebdomadaires de l’équipe marketing sur Zoom et m’entretenir seul à seul avec mon responsable, car ces types d'échanges avaient déjà toute leur place au sein de l’entreprise.
L'éloignement sanitaire nous oblige à travailler de chez nous, mais la transition s’est faite sans heurts, car nous avons tous accès aux mêmes éléments d'information. Nous recevons très régulièrement des nouvelles de l'équipe dirigeante sur la situation de l’entreprise et sur la date possible de notre retour au siège d’Extensis. Grâce à une circulation limpide de l’information, nous avons tout le loisir de nous concentrer sur le plus important : notre clientèle.
Certaines entreprises pourront s’en inspirer pour l’accueil et l’intégration de nouveaux employés. Il est nécessaire d’anticiper les questions qui seront probablement posées et de partager un maximum d'informations pour que les nouveaux membres de l'équipe se mettent vite dans le bain. Si cela a été possible au premier semestre 2020, soyez certain que ça le sera toujours à l'avenir, quelles que soient les circonstances.
Lier connaissance avec l’équipe le plus rapidement possible
Une communication efficace est autant une affaire de qualité que de quantité. Le fait que chacun travaillent de chez soi entrave les conversations spontanées et les interactions entre collègues. À vous de prendre des initiatives pour remédier à ce manque de spontanéité.
- Au cours de ma première semaine à Extensis, j’ai planifié des appels vidéo avec le directeur général, le directeur financier et le vice-président chargé de la relation client. Pour moi, le but de ces appels était d'une part d'en savoir plus sur la nouvelle entreprise dans laquelle je travaille et sur les avantages que nous offrons à nos clients, et, d'autre part, de mieux connaître l’équipe dirigeante.
- Nous mettons tous systématiquement à jour nos emplois du temps de façon transparente dans Outlook et dans Slack. Dès les premiers jours, mon supérieur m'a dit de ne pas hésiter à entrer en contact avec mes collaborateurs. Ils m’ont effectivement tous accueilli chaleureusement (dans un espace virtuel).
- Plus que jamais, le travail interfère avec nos vies personnelles ; il nous arrive en effet d’entrevoir les intérieurs et les familles de nos collègues. Parfois, nos idées les plus brillantes surgissent lorsque nous prenons un peu de recul et apprenons à connaître nos collaborateurs de façon un peu plus intime. Vous avez tout à gagner à entrer au plus vite en relation avec vos nouveaux collègues pour qu’ensemble, vous puissiez mener à bien des projets difficiles.
- Nous avons réservé un canal Slack à tout ce qui sort du cadre professionnel à strictement parler. Dans ce cadre moins formel, nous apprenons à mieux nous connaître les uns les autres et nous partageons nos anecdotes de télétravail.
Pour que ce genre de tactique fonctionne bien, il faut commencer par définir précisément et ouvertement la manière dont vous mesurez la réussite de votre entreprise. Vous serez alors en bonne voie. C’est d'autant plus important en ces temps de confinement. Concentrez-vous plus sur les résultats que sur les activités. C’est fou tout ce que l'on peut faire quand on nous fixe des objectifs ambitieux.
L'importance du facteur temps
Par la force des choses, tous les membres de notre équipe ont appris à mieux gérer leur emploi du temps. Plusieurs techniques peuvent aider à la concentration :
- La première d’entre elles a consisté à dire à mon responsable hiérarchique à quelle heure je comptais commencer et finir chaque journée. Faire preuve de transparence est essentiel pour communiquer de façon fluide.
- Définissez vos horaires de travail sur votre compte de messagerie professionnel, dans l'application de messagerie instantanée que vous utilisez pour vos activités professionnelles et éventuellement dans tout autre logiciel utilisé. Ensuite, respectez ces horaires. Si je devais me rendre chaque jour au bureau, mes habitudes seraient différentes. Je dois m’adapter pour parvenir au même résultat : être dans le bon état d'esprit pour me concentrer pleinement sur les tâches qui me sont confiées.
- Pendant votre journée de travail, adoptez une attitude professionnelle. Quand vous n’êtes pas en réunion, tâchez de répondre promptement aux messages que vous recevez. Vos collègues ne voient pas ce que vous faites en télétravail et vous ne savez pas non plus ce sur quoi ils travaillent à ce moment précis. Raison de plus pour bien préciser la charge de travail actuelle, les priorités et les éventuelles difficultés à prévoir.
- Des logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à organiser les tâches et faire en sorte que tout se déroule comme prévu. Encore faut-il, bien évidemment, prévoir des tâches judicieuses, qui contribuent à atteindre des objectifs judicieux. Cela ne sera réalisable qu’en clarifiant les priorités de l’équipe, dans un environnement ouvert et propice à la discussion.
- En période de télétravail, la vie professionnelle juxtapose la vie privée. Par conséquent, il est nécessaire de créer un sas de transition. À la fin de chaque journée, prenez le temps de noter vos priorités et votre programme pour le jour suivant. Vous pouvez aussi écrire sur papier (ou consigner dans un fichier numérique) toutes les questions en suspens, et envoyer des demandes de réunion et des invitations à des appels vidéo aux personnes qui pourront vous aider à y répondre.
Gardez à l’esprit que la planification et la bonne communication avec votre équipe visent avant tout à préserver votre bien-être mental. Apprenez à poser des limites ; votre productivité n’en sera que meilleure. Et votre santé mentale aussi ! Planification, transparence et ouverture d’esprit sont les maîtres mots d’une efficacité accrue.
De nouvelles idées à concrétiser
Tous les membres de l’équipe montrent l’exemple, ce qui a grandement facilité mon intégration à distance. Nous maintenons un niveau de productivité élevé et je pense que nous pouvons l’améliorer encore plus.
Outre les réunions en seul à seul et les téléconférences avec les membres de l’équipe, vous pouvez envisager d’envoyer à votre responsable un bilan hebdomadaire chaque vendredi. C’est l’occasion de faire le point par e-mail sur ce que vous avez produit et cela vous permettra d'y voir plus clair dans ce qu'il reste à faire.
La formation professionnelle n’est pas incompatible avec le télétravail. Dès que nous avons commencé à travailler de chez nous, notre équipe RH nous a encouragés à continuer à suivre des cours sur LinkedIn Learning. On pourrait même aller plus loin, en organisant une à deux fois par mois des déjeuners de formation professionnelle. Cela nous permettrait de renforcer les liens qui nous unissent et de puiser de l’inspiration dans l’expérience de nos collègues.
Vous pouvez soutenir les restaurants locaux en commandant des plats à emporter, mais aussi vous amuser à cuisiner vous-mêmes de délicieux repas. Vous pouvez même inviter tous les membres de votre l'équipe à préparer le même plat, puis à partager leurs photos et recettes la semaine suivante sur la messagerie instantanée de l’entreprise. En voilà une idée simple et savoureuse !
L'éloignement sanitaire ne nous empêche pas de rester en contact. Je suis reconnaissant à mon équipe d'avoir su prendre des mesures adéquates pour garantir une communication et un travail efficaces. Quelles entrée en fonctions et familiarisation à la culture d’Extensis extraordinaires ! J’espère que nous ressortirons tous encore plus forts de cette crise.
