Nous insistons souvent sur l’importance de recourir à un emplacement unique pour gérer efficacement les ressources numériques. Toutefois, il est tout aussi essentiel de faire en sorte que tous les utilisateurs, où qu'ils se trouvent, puissent accéder à cet emplacement unique. L’interface du client Web de Portfolio est conçue pour que les utilisateurs travaillant à distance puissent accéder rapidement et facilement aux bibliothèques volumineuses de contenus.
Elle comprend des outils puissants qui facilitent le téléchargement, la conversion et les identifications par lots, ainsi que les ajouts par glisser-déposer. Côté serveur, la technologie AutoSync de Portfolio assure le suivi automatique de « dossiers surveillés » se trouvant sur des lecteurs directement associés ou sur une sélection de partages de fichiers SMB. Le flux de travail des équipes reste fluide, même lorsque les bases de ressources sont volumineuses, grâce à la technologie de recherche prédictive et hyper rapide Quickfind, et aux aperçus haute résolution et affichages instantanés des vues miniatures.
Que les membres de votre équipe travaillent à distance depuis longtemps ou depuis peu, les indications qui suivent pourront leur faire gagner du temps et les aider à tirer le meilleur profit de leur expérience d'utilisateur du client Web de Portfolio.
- [ Navigateur web + Vitesse de connexion ] — Vous avez sans doute décidé d’implémenter Portfolio pour travailler plus rapidement et plus efficacement. La distance n’est pas un frein pour votre équipe, à condition qu’elle puisse compter sur une connexion Internet rapide. Veillez à ce que les utilisateurs se connectent au client à partir de la version la plus récente de Google Chrome (de préférence), Microsoft Edge (Chromium), Mozilla Firefox ou Apple Safari, et disposent d'une connexion Internet bidirectionnelle d'au moins 10 Mbps. Les utilisateurs qui commencent à travailler à distance peuvent vérifier leur vitesse de connexion en effectuant un test standard sur Speedtest. Les utilisateurs qui doivent se contenter d’une connexion plus lente devraient néanmoins pouvoir se connecter au client, mais l’expérience sur l'interface de Portfolio Web ne sera pas optimale et ne conviendra probablement pas pour une utilisation prolongée.
- [ Ajout par glisser-déposer ] — Les créateurs de contenus accédant aux catalogues de Portfolio en tant que Publisher peuvent facilement ajouter des fichiers à partir de leur station de travail locale. La fonctionnalité de glisser-déposer est en effet un moyen simple et rapide d'ajouter des fichiers se trouvant dans une structure de dossiers surveillés. Les arborescences de dossiers complexes que vous sélectionnez seront recréées dans la structure de dossiers surveillés de Portfolio pendant le processus d’ajout.
- [ Modification des métadonnées par lots ] — Les utilisateurs ont parfois besoin de modifier les métadonnées de nombreuses ressources. Au lieu de les traiter une par une, ils peuvent se servir de la nouvelle fonction de modification par lots de Portfolio. Cela représente un réel gain de temps lorsque les projets comprennent une vaste sélection de ressources et de multiples champs de valeurs à modifier. La solution offre des capacités avancées de modification des métadonnées. Il est notamment possible d'ajouter ou de supprimer des valeurs spécifiques, d'effacer toutes les valeurs et d’effectuer des recherches/remplacements de valeurs.
- [ Importation/Exportation de métadonnées ] — À l’aide de l’outil d’exportation des valeurs des champs de Portfolio, les utilisateurs peuvent télécharger de façon sélective des métadonnées de ressources sous la forme d'un texte délimité par des tabulations. C’est utile pour importer les éléments dans divers systèmes professionnels et/ou les consulter dans des tableurs comme Microsoft Excel. Des métadonnées (issues d'autres processus et/ou systèmes) peuvent aussi être importées instantanément dans des ressources existantes au moyen de textes délimités par des tabulations.
- [ Téléchargements + Traitement par lots / Recadrage + Conversion ] — Après avoir trouvé les contenus recherchés dans le client Web de Portfolio, les utilisateurs peuvent télécharger les fichiers d’origine et traiter les ressources par lots, pour obtenir divers formats cibles, modes de couleurs, résolutions et tailles. L'outil d'aperçu de Portfolio a été amélioré récemment et il est désormais possible de recadrer, de télécharger et de convertir une partie du contenu affiché en aperçu. En outre, la technologie Deep Zoom est maintenant disponible dans les contenus SIG de haute résolution, tels que les fichiers MrSID.
- [ Gestion des ajouts ] — Portfolio offre une fonction de gestion des ajouts qui s'avère nécessaire dans les processus professionnels requérant un contrôle accru des ajouts et des identifications. Cette fonction peut être activée dans les catalogues de votre choix. Avant la validation de l’ajout, une fenêtre de dialogue, que vous pouvez personnaliser, s'affiche. Elle comprend notamment des remarques importantes et les champs de métadonnées obligatoires.
Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez l'article Working at Home or a Remote Location using Portfolio - Recommendations.