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Les agences, les spécialistes du marketing et les concepteurs graphiques font chaque jour face à deux forces contraires. La première est le désir de créer. Celle-ci est la source de toutes les campagnes brillantes et à l’origine du succès de chaque client.
Et derrière toutes ces nouvelles idées se cache la seconde force, la nécessité de gérer ces créations.
À la place d’une gestion des ressources numériques qui sème la confusion et vous ralentit, les systèmes et les processus DAM (de l’anglais Digital Asset Management - Gestion des ressources numériques) peuvent stimuler l’innovation. Ils peuvent vous faire économiser du temps et de l’argent tout en inspirant votre prochaine grande idée. J’ai récemment interviewé le PDG d’Extensis, Toby Martin,
et lui ai demandé de partager son point de vue sur cette dichotomie, et sur la façon dont les agences,
les spécialistes du marketing et les concepteurs graphiques peuvent être plus performants avec une meilleure gestion des ressources numériques.
Andrew : Au cours des derniers mois, nous avons assisté à un virage spectaculaire en direction du travail à distance amorcé par des entreprises de tout type du monde entier. Cela a mis la collaboration au premier plan. Comment une meilleure collaboration peut-elle aider les concepteurs graphiques à donner le meilleur d’eux-mêmes ?
Toby : Les artistes tels que les concepteurs graphiques ont trois sources d’inspiration différentes : le travail en étroite collaboration avec d’autres collègues aux idées proches, le regard en arrière sur des travaux antérieurs, et l’observation du travail créatif d’autres artistes.
Mais quasiment en l’espace d’une seule nuit, le passage au travail à distance a tari ces sources. Mais le processus lui-même n’est pas le produit de travail. Par conséquent, là où ce défi prend toute son ampleur, c’est dans la gestion du produit final - l’œuvre d’art elle-même, élaborée par des équipes talentueuses de designers. Si ces personnes, qui sont physiquement éloignées les unes de autres sont incapables de partager leurs travaux inspirants entre elles, ainsi qu’avec leurs clients, tout le processus s’interrompt. Tous les outils qui facilitent le partage de leurs idées et de leur travail final leur permettront de réaliser plus rapidement un meilleur produit. C’est l’essence même d’une collaboration efficace.
A : Il semble que ces trois facteurs sont les clés pour faire surgir de nouvelles idées audacieuses. Mais les concepteurs graphiques ont toujours besoin d’un moyen de gérer l’ensemble de leurs fichiers pendant qu’ils concrétisent leurs idées. Alors que les concepteurs et les spécialistes du marketing cherchent de meilleures manières de collaborer, comment cela va-t-il affecter leurs pratiques en matière de DAM ?
T : En particulier dans cette période difficile, le succès de nos clients repose sur la solidité de leurs équipes et des outils qu’elles utilisent pour améliorer la collaboration. Et les outils qui aident ces équipes à produire leur meilleur travail les aident à gérer une quantité croissante de contenu. Ce n’est pas différent des conditions de travail « normales », mais un DAM efficace est un défi chaque jour.
Un autre point intéressant est le nombre d’organisations qui se sont rapidement réorganisées autour des nouvelles règles de distanciation sociale et d’autres recommandations pour rafraîchir leurs marques. Tous ces travaux récents ont entraîné une augmentation massive du nombre de nouvelles ressources numériques, et celles-ci doivent aller quelque part. Par conséquent, alors que le DAM est toujours une partie importante du processus créatif, c’est encore plus vrai maintenant.
A : Dites-nous un peu plus à ce sujet. Nous savons que l’une des premières étapes d’une gestion efficace des ressources numériques est de les rassembler dans un seul emplacement, afin de n’avoir qu’une seule source de confiance. Mais l’audit et la centralisation des ressources numériques d’une entreprise peuvent constituer une tâche immense. Que diriez-vous aux responsables qui préparent cela?
T : Il y a plusieurs avantages à long terme, et c’est le moment pour n’importe quel gestionnaire ou propriétaire d’agence de s’asseoir et de prendre des notes. Commencez par la réduction des pertes de contenu précieux, qu’ils proviennent de ressources achetées ou créées. Ajoutez les énormes gains de temps lorsque les gens recherchent les ressources numériques dont ils ont besoin pour faire leur travail. Ensuite, saupoudrez d’une certaine réduction des risques pour la propriété intellectuelle gérée ou d’autres ressources qui peuvent être directement liés aux exigences contractuelles. Combinez cela, et vous disposez de nombreuses données pour établir un retour sur investissement de base pour un meilleur DAM.
A : Vous venez de souligner un point intéressant lié aux ressources numériques qui peuvent être achetés ou loués, par rapport à celles créées en interne. Si vous ne pouvez pas les retrouver, elles vous coûtent de l’argent, peu importe d’où elle proviennent. Et tandis que les créatifs pourraient juste se demander s’il est préférable d’acheter, de louer ou de créer des ressources numériques pour leurs projets, cette question ne recouvre-t-elle pas autre chose ?
T : Peut-être qu’une meilleure approche serait de se demander non pas ce qui est meilleur, mais plutôt ce qui coûte le plus plus cher à l’entreprise ou au client final ? L’achat, la location ou l’obtention de ressources numériques ailleurs est toujours plus rapide. Si vous recherchez un exemple, interrogez simplement Getty Images et des entreprises similaires. Mais est-ce vraiment moins cher quand vous regardez tous les détails et considérez votre responsabilité ? Par exemple, si vous achetez vos ressources numériques à l’extérieur, vous devrez gérer vos droits de publication pour chaque image et vidéo. Combien cela coûte-t-il de garder une trace de tout cela ? Et ce n’est que la partie émergée de l’iceberg quand vous envisagez d’acheter des ressources numériques par rapport à les créer. Les systèmes DAM peuvent aider, et on en revient à ce qui est le mieux pour le client.
A : Lorsque nous considérons une acquisition par rapport à une création de ressources numériques,
ce n’est qu’une décision dans le flux de travail d’un concepteur. Pouvez-vous nous en dire plus sur l’importance de l’automatisation pour libérer du temps ? Quels sont les avantages de l’automatisation des différentes parties du flux de travail d’un concepteur ?
T : Les artistes doivent être payés pour créer des œuvres d’art, et non pour traquer des e-mails ou gérer des projets, des tâches qui constituent d’énormes pertes de temps précieux. Si des systèmes peuvent contribuer à réduire ne serait-ce que d’une fraction les interruptions dans leur travail, combien d’œuvres d’art supplémentaires pourraient être créées ? Combien d’autres magnifiques campagnes pourrions-nous voir ? Les systèmes DAM peuvent jouer un rôle essentiel dans l’amélioration de la collaboration. Mais c’est dans leur automatisation des tâches courantes que vous pouvez voir les plus grandes économies de temps et d’argent.
« Les artistes doivent être payés pour créer des œuvres d’art, et non pour traquer des e-mails ou gérer des projets, des tâches qui constituent d’énormes pertes de temps précieux. Si des systèmes peuvent contribuer à réduire ne serait-ce que d’une fraction les interruptions dans leur travail, combien d’œuvres d’art supplémentaires pourraient être créées ?” – Toby Martin
A : Pouvez-vous nous donner quelques exemples de flux de travail automatisés qui pourraient être précieux pour les agences et les spécialistes du marketing ?
T : La plupart des designers mettront en avant leur frustration à l’égard du processus d’approbation de leurs projets. Il s’agit d’une étape à faible valeur ajoutée, mais elle peut souvent faire dérailler les délais en raison d’une simple mauvaise communication et d’aller-retour qui se prolongent. Pour toutes les équipes de marketing curieuses d’automatiser une partie de leurs flux de travail, vous pouvez faire beaucoup en vous concentrant sur les approbations et les mises à jour. Si vous pouvez rendre ce processus transparent, c’est un obstacle énorme que vous lèverez devant votre équipe.
A : Lorsque les designers et les gestionnaires recherchent un nouveau DAM, quels facteurs doivent-ils avoir à l’esprit?
T : La flexibilité. Le DAM fonctionne-t-il autour de vous, ou vice versa ? Il est non seulement crucial que vous commenciez le processus de mappage de vos plans et systèmes, mais dans un monde où le changement est permanent, peut-il prendre en charge facilement l’innovation et la personnalisation ? Peut-il évoluer avec vous au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise ? Et peut-il faire tout cela sans avoir besoin d’un consultant ? Sinon, mieux vaut laisser tomber.
« Le DAM fonctionne-t-il autour de vous, ou vice versa ? » – Toby Martin
A : Plus haut, vous avez mentionné comment la réorganisation du processus d’approbation est une opération élémentaire susceptible de générer d’énormes économies de temps. Mais le processus d’approbation n’est qu’une partie du cycle de vie des ressources numériques. Quels sont les autres aspects des systèmes DAM qui pourraient avoir un impact majeur sur le flux de travail d’une équipe ?
T : Il y a quelques années, l’intelligence artificielle (IA) a été introduite dans le flux de travail dans le but de remédier au manque de métadonnées, et bien que cela ne soit pas parfait, c’est beaucoup mieux que rien ! La simple reconnaissance d’image permet de faire le tri dans le monceau de photos que nous avons tous, et dont nous retardons la mise en ordre, et la gestion des ressources numériques n’est pas différente. À mesure que le nombre d’images numériques augmente de façon exponentielle, l’IA devient de plus en plus précieuse. Combinez cela avec l’apprentissage automatique – de sorte que le processus d’attribution des métadonnées s’améliore au fur et à mesure que vous ajoutez plus d’images à votre collection – et vous pouvez supprimer de l’équation de nombreuses saisies manuelles de données.
A : De quelles manières les gestionnaires peuvent-ils favoriser l’adoption d’un système DAM par leurs équipes ?
T : Vendez-leur sans relâche les avantages pour eux. Naturellement, les gens seront réticents au changement et il est possible qu’ils trouvent les dernières marches particulièrement difficiles à franchir. Mais s’ils sont capables de supporter quelques désagréments au départ en échange d’un avenir largement moins pénible, ils devraient vous suivre.
Et leur vendre les avantages en prenant leur point de vue, et non celui de leurs gestionnaires.
Par exemple, ne commencez pas en évoquant des sujets tels que les risques. Commencez plutôt par dire: «… il s’agit de rendre votre travail plus facile et plus productif en gagnant du temps, en faisant ceci... » Ensuite, vous pouvez expliquer les différentes façons dont l’automatisation peut les aider,
ou comment l’IA et l’apprentissage automatique peuvent les rendre plus productifs. Tout cela concourt à faire adopter le projet, mais il est essentiel au départ de répondre à la question : « Qu’est-ce que cela va m’apporter ? ».
A : Enfin, quelles sont quelques-unes des manières dont une bonne solution DAM peut répondre à certains des défis majeurs auxquels les concepteurs et les gestionnaires sont confrontés quotidiennement ?
T : Les fichiers perdus sont une réalité quotidienne dans de nombreux endroits, mais ce ne devrait pas être le cas. Un DAM bien organisé avec des métadonnées précises peut réduire ces pertes d’un FORT pourcentage. Ne me lancez même pas sur le temps perdu à chercher dans les e-mails, ce qui, malheureusement, constitue probablement le DAM le plus commun au monde. Rien n’est pire que de descendre au fond de la mine pour remonter avec la mauvaise version d’un fichier ou des matériels promotionnels d’une sous-marque. Un DAM bien organisé peut éliminer cela, et beaucoup d’autres erreurs courantes. Pour les agences, les spécialistes du marketing et les concepteurs graphiques, c’est un investissement dans leur travail.
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Les agences, les spécialistes du marketing et les graphistes peuvent dompter le chaos avec de meilleures pratiques DAM. Imaginez passer la plupart de votre temps à faire ce que vous aimez, au lieu de répondre aux demandes d’images jour après jour. À quoi pourriez-vous utiliser votre temps si vous n’aviez pas à vous soucier des ressources numériques en double ou obsolètes ?
American Cruise Lines a récupéré des dizaines d’heures par semaine grâce à un système DAM auquel ils peuvent faire confiance.
