Assurez-vous que les polices sont accompagnées de licences et qu'elles seront acceptées par tout le monde.
Analysez les projets afin d'identifier les risques liés à l’utilisation des polices au bon moment.
Le travail tel que nous le connaissons a évolué au cours des derniers mois et les employeurs de la majorité des industries ont la lourde tâche de s’assurer que leurs employés qui sont en télétravail restent en contact et productifs. Entre les défis techniques et les périodes de stress, il est important de trouver le bon équilibre pour que la collaboration et les séances de brainstorming des équipes virtuelles soient efficaces. Que vous soyez novice dans la gestion d’une équipe virtuelle ou que vous ayez des années d’expérience, vous apprécierez ces conseils pour préparer votre équipe à réussir sur le long terme. Ces pratiques exemplaires pour gérer des équipes virtuelles vous aideront à rester optimiste, engagé et sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs ensemble.
Il existe des différences majeures entre le travail à domicile et le travail au bureau. Le télétravail présente des avantages et des inconvénients, mais le plus grand défi consiste souvent à faire en sorte que les employés à distance restent en contact et à établir un véritable sentiment d’appartenance lorsque les coéquipiers ne partagent pas un espace physique. Les entreprises qui travaillaient déjà avec des équipes en télétravail vivent une expérience très différente des entreprises qui ont soudainement dû faire travailler leurs employés à distance. Les entreprises qui faisaient déjà travailler leurs employés à distance ont tendance à être plus petites, avec des outils et des processus bien établis pour assurer un sentiment d’unité. L’intégration n’a lieu que lorsque de nouveaux employés sont recrutés. Il y a des infrastructures qui ont eu le temps de se développer, de s’améliorer et de prospérer.
Si toute votre approche du travail a changé en raison des événements actuels, vous êtes probablement en train de passer par un processus bien différent. Vous devez mettre en place une assistance informatique pour vos équipes en télétravail, vous assurer que chacun dispose du matériel nécessaire et établir des protocoles d’appel vidéo élémentaires. Dans ce contexte, créer un sentiment de connexion et d’unité pour vos employés qui travaillent désormais à distance n’est peut-être pas votre priorité. Cela devrait pourtant être le cas.
S’il y a une entreprise qui comprend bien les défis du télétravail, c’est Slack. Nous avons mené une enquête auprès des employés en télétravail dans tout les États-Unis et nous avons constaté que la transition vers le travail à distance « ... pouvait mettre à rude épreuve les relations professionnelles. Près de la moitié des employés qui sont désormais en télétravail affirment que travailler à domicile a eu un effet négatif sur leur sentiment d’appartenance. Mais les employés qui sont en télétravail depuis longtemps nous montrent que cela peut s’améliorer avec le temps ». Le télétravail peut poser des problèmes, mais des solutions existent. La situation peut s’améliorer avec le temps, mais il est primordial de donner la priorité aux pratiques exemplaires, à l’amélioration des flux de travail et à la flexibilité.
Lorsque vous vous demandez comment créer une culture forte avec une équipe en télétravail, réfléchissez aux méthodes utilisées pour développer l’esprit d’équipe au bureau. Les activités de groupe, les séances de brainstorming en personne et les contacts individuels ont tendance à se développer dans un espace physique partagé. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez obtenir les mêmes résultats dans un environnement virtuel :
C’est probablement l’un des défis les plus courants auxquels vous serez confronté lorsque vous gérerez une équipe en télétravail. Soyons réalistes, même dans un bureau, tous vos collègues ne sont pas toujours pleinement impliqués. Ce n’est pas toujours dû à un manque d’intérêt : certaines personnes sont tout simplement naturellement introverties et font d’excellents employés même si elles ne prennent pas souvent la parole dans les réunions. La différence, c’est que lorsque qu’un employé partage un bureau avec vous, il est assez facile de dire si celui-ci est engagé ou non. Mais lorsque vous dirigez une équipe virtuelle, si l’un de vos employés ne vous donne aucune nouvelle sur Slack, cela peut être une source d’inquiétude. Une implication efficace est la base pour inspirer les individus et motiver les équipes virtuelles.
La vérité, c’est que tous les employés qui sont en télétravail vont être distraits à certains moments. Aménager un espace de travail qui vous aidera à vous concentrer est une excellente idée. Cependant, si de nombreux professionnels travaillent de chez eux depuis des années, voire des décennies, la situation aujourd’hui est différente. Les événements actuels sont devenus une source de distraction encore plus importante que notre environnement physique. La pandémie de COVID-19 et les autres événements qui font la une des journaux accaparent toute notre attention. Et même si les membres de votre équipe ne lisent pas les journaux ou ne regardent pas les actualités pendant le travail, il est difficile de ne pas être préoccupé par ce qui se passe dans le monde en ce moment. Certains de vos employés seront peut-être un peu ailleurs et distraits, mais d’autres réagiront différemment face à ce stress. Vous remarquerez peut-être que certains membres de votre équipe en télétravail font des heures supplémentaires, ne prennent pas de pause et sont plus productifs que jamais. Vous vous demandez sûrement où est le problème, mais vos employés qui agissent ainsi risquent fort de finir par faire un burnout.
Ne fermez pas les yeux. Ne luttez pas. Adaptez-vous.
Ouvrir le dialogue dès maintenant est essentiel pour comprendre comment impliquer les employés qui sont en télétravail et les aider à établir un équilibre.
C’est une excellente occasion de rapprocher votre équipe en parlant d’un sujet encore plus important que les nouveaux clients ou les nouveaux projets. Encouragez la conversation, demandez-leur comment ils se sentent et dites-leur que vous comprenez leurs préoccupations. En maintenant un dialogue ouvert autour des événements actuels, vous créerez un environnement qui encouragera la communication au sein de votre équipe virtuelle. Si une équipe décentralisée est capable de discuter de ses émotions ensemble, elle a plus de chances de créer des liens et de ressentir un sentiment d’appartenance pendant cette période. Le simple fait d’exprimer ses préoccupations ou ses inquiétudes peut contribuer à soulager le stress de vos employés.
Non seulement le dialogue favorisera la santé mentale de votre équipe, mais elle posera également les fondements d’une meilleure communication lors des tâches professionnelles. En vous concentrant sur la manière d’impliquer vos employés qui sont en télétravail, vous remarquerez peut-être qu’ils deviennent plus engagés, plus loquaces et plus enthousiastes à mesure qu’ils établissent des relations avec vous et les autres membres de l’équipe. Pour motiver les équipes à distance, il faut d’abord motiver les individus. Une fois que chacun se sent inclus et soutenu, une véritable collaboration peut commencer, même en ligne.
Si vos employés en télétravail ne sont pas sortis de chez eux depuis longtemps, une réunion d’équipe sur Zoom peut rapidement se transformer en chaos. Les employés sont impatients de se voir et de partager leurs idées. C’est très encourageant et positif, mais cela peut vous faire perdre un temps précieux et vous faire perdre de vue vos objectifs.
Préparez un ordre du jour précis pour les réunions, et n’ayez pas peur de déterminer exactement ce que chacun fera pendant la réunion. S’agit-il d’une séance de travail ? D’une séance de brainstorming ? Faites-le savoir à votre équipe. Fixez des attentes claires pour les résultats (plus claires que jamais). Si quelque chose est un tant soit peu flou, clarifiez-le. N’ayez pas peur de renforcer les rôles et les responsabilités et de fixer des limites claires.
La communication en ligne peut être source d’ambiguïté, et si votre équipe est encore en train de s’adapter au travail à distance, elle ne sera peut-être pas en mesure de comprendre ce que vous voulez. Améliorez la collaboration virtuelle en faisant preuve de clarté. Une fois que votre vision est cristallisée et que les employés savent exactement ce qu’ils doivent faire, votre équipe en télétravail peut facilement travailler ensemble pour obtenir des résultats.
Une autre stratégie pour améliorer la collaboration consiste à créer des projets de groupe avec des groupes plus petits. En réduisant le nombre d’employés travaillant sur un projet spécifique, vous pouvez faire gagner du temps à chacun et améliorer leur capacité à se concentrer sur quelques projets choisis, plutôt que sur l’ensemble des projets du service. Cette technique peut également donner à votre équipe en télétravail un plus grand sentiment de fierté, d’appropriation et d’enthousiasme pour les projets auxquels elle est affectée, ce qui les motive à faire de leur mieux.
Choisir la technologie la plus adaptée au télétravail est essentiel pour améliorer la communication et s’assurer que les employés en télétravail restent en contact. L’utilisation d’un outil de messagerie comme Slack, d’une solution de vidéoconférence comme Zoom et d’un outil de gestion de projet intuitif comme Asana peut améliorer considérablement la collaboration virtuelle. Consultez ce guide des meilleurs outils de collaboration à distance.
Bien qu’un grand nombre de ces outils puissent améliorer la collaboration et la communication au sein d’une équipe virtuelle, ils ne permettent pas nécessairement de savoir quels actifs numériques utiliser pour certains projets ou clients. Et si cela était l’un de vos points faibles lorsque votre équipe travaillait ensemble au bureau, cela peut devenir un défi encore plus grand maintenant que vous êtes en télétravail.
Chaque service a un employé de ce type, celui à qui vous faites appel à chaque fois que vous devez retrouver une information ou un actif numérique spécifique. Maintenant que votre équipe doit communiquer virtuellement et non plus en personne, la tâche en devient d’autant plus difficile. Et si cette personne fait partie de votre équipe, vous réalisez enfin à quel point cela les détourne de leurs principales responsabilités.
De nombreuses entreprises reconnaissent l’importance d’avoir une source d’informations unique et centralisée pour leurs employés. Peut-être que vous souhaitez mettre en place une solution de gestion des actifs numériques depuis un certain temps, et que le passage soudain au télétravail vous a fait prendre conscience que vous en aviez plus que jamais besoin. Après tout, une solution de gestion des actifs numériques efficace peut :
Chaque flux de travail présente des faiblesses, mais celles-ci peuvent devenir plus stressantes lorsque vous gérez des équipes en télétravail. Une gestion efficace des actifs numériques peut faire toute la différence pour calmer les choses et faciliter votre flux de travail. La Banque mondiale a mis en place un système de ce type afin de favoriser la collaboration et permettre à chacun de partager et de voir le contenu en même temps, sans créer de difficultés.
Vous voulez savoir comment la gestion numérique peut rendre le télétravail plus facile ?
