Gérer le changement : nos conseils pour encourager l’adhésion et l’adoption de votre système de gestion des ressources numériques (DAM, « Digital Asset Management »)

Quel est votre objectif ultime pour la gestion de vos ressources numériques ?

Peut-être est-ce la création d’un processus d’approbation clair pour les centaines de fichiers d’images que vous recevez chaque jour. Ou peut-être recherchez-vous un meilleur moyen de transmettre les contenus adéquats à vos équipes commerciales et marketing. Avant d’atteindre l’un de ces jalons de la réussite, vous devez d’abord vous concentrer sur l’adoption des utilisateurs du DAM.

Un système de gestion des ressources numériques d’entreprise n’a aucune valeur si l’on ne dispose pas des bonnes personnes, d’un processus à suivre et des systèmes nécessaires qui permettent à chacun de réussir.

Dans cet article, nous étudierons certaines des manières dont vous pouvez améliorer l’adoption par les utilisateurs de la gestion des ressources numériques et tirer le meilleur parti de vos images, vidéos et fichiers numériques.

L’adoption des utilisateurs du DAM commence par la gestion du changement

Votre équipe se compose de gens formidables que vous cherchez constamment à rendre meilleurs dans leurs rôles. Que votre objectif soit de renforcer l’efficacité, la créativité ou l’innovation, il est important que vous focalisiez d’abord votre attention sur les membres de votre équipe. L’installation d’un nouveau système de gestion des ressources numériques d’entreprise devrait permettre d’atteindre plus rapidement les objectifs de votre équipe. La technologie ne fait pas tout à elle seule.

Lorsque vous décidez d’investir dans un nouveau système DAM, vous pouvez améliorer l’adoption des utilisateurs DAM en adoptant les principes de gestion du changement suivants.

1. Annoncez l’arrivée du nouveau système DAM et expliquez son importance. Les employés seront davantage enclins à changer leur comportement s’ils comprennent les raisons de ce changement. Il est également important de fournir des programmes de communication et de formation continus pour votre nouveau système de gestion des ressources numériques d’entreprise. N’oubliez pas de communiquer les délais et les attentes, et prenez le temps d’organiser des discussions ouvertes et de répondre aux questions. N’hésitez pas à renforcer les messages clés à plusieurs reprises.

1. Identifiez et encouragez les personnes influentes. Avant même d’annoncer le nouveau système à votre équipe, trouvez les collaborateurs influents dont le travail sera le plus impacté par ce changement. Une fois cette annonce faite, donnez-leur l’opportunité d’accéder au système de manière anticipée et montrez-leur comment le nouveau DAM améliorera leur flux de travail. S’ils réalisent rapidement la manière dont le nouveau DAM résoudra leurs propres problèmes, ils seront plus enclins à l’utiliser. Ces personnes peuvent ensuite agir en tant que promoteurs lorsque vous présenterez le produit au reste de l’équipe et pourront donner en exemple le comportement que vous souhaitez voir.

3. Mesurez l’adoption des utilisateurs du DAM.Une fois le projet annoncé, les collaborateurs influents formés et votre nouveau système DAM installé pour tous les membres de votre équipe, ce sera alors le moment de suivre l’adoption des utilisateurs du DAM.

Il s’agit d’un moment crucial, et les choix que vous ferez seront déterminants pour la réussite de ce projet. Cela dit, même en programmant des formations continues pour le nouveau système et en contrôlant chaque jalon de la réussite, votre projet ne prendra vraiment son envol que si vous prenez position.

La décision la plus importante à prendre

En plus de transformer les collaborateurs influents en spécialistes du produit, il vous faudra aussi l’adhésion de votre équipe de direction avant de vous lancer.

Le secret de l’adoption par un grand nombre d’utilisateurs du DAM est de rendre le nouveau système obligatoire.

C’est indissociable de toutes les étapes dont nous avons déjà parlé. Vous devez montrer autant de transparence que possible sur la raison pour laquelle vous apportez ce changement. Pour cela, ne négligez pas les discussions en tête-à-tête avec les membres de votre équipe. Certains pourront penser que leur accès à certaines ressources numériques leur conférera un certain pouvoir sur l’ensemble de l’entreprise. Rappelez-leur que, dans le cadre de ce projet, l’un de vos objectifs est d’uniformiser les règles du jeu pour tous afin que chacun puisse produire un meilleur travail. Il vous faudra régler ce genre de problèmes afin de pouvoir avancer.

Ce faisant, gardez un œil sur votre objectif. Un système de gestion des ressources numériques d’entreprise peut rendre l’organisation, le partage et la recherche de contenu beaucoup plus facile qu’avant.

Ne rendez pas le système obligatoire du jour au lendemain. Le point délicat de cette étape est de réaliser la fermeture progressive des systèmes périphériques à mesure que vous migrez leurs ressources numériques vers la nouvelle plate-forme. Suivez le plan suivant chaque fois que vous supprimez l’un de ces systèmes :

• Avertissez les membres de l’équipe concernée de la date à laquelle vous prévoyez de migrer ces ressources numériques.
• Montrez-leur à quelle structure de dossiers ils peuvent s’attendre dans le nouveau système DAM.
• Poursuivez votre plan et communiquez-leur les modifications que vous avez apportées.

Et, surtout, faites-leur suivre une formation sur l’utilisation du nouveau système. Tous ces changements sont à leur avantage, et si vous souhaitez la réussite de votre projet, vous devrez mettre l’accent sur la communication de vos intentions à chaque étape.

Indicateurs de performance clés pour améliorer l’adoption des utilisateurs du DAM

Il existe de nombreuses manières de mesurer l’adoption des utilisateurs du DAM, mais toutes ces mesures ne sont pas créées de la même façon. Mesurer l’engagement des utilisateurs est un bon début, mais cela ne suffit pas. Vous devez également suivre les activités par vos coadministrateurs et apporter un renforcement positif continu aux utilisateurs.

Commencez par regrouper vos ressources numériques dans des dossiers pertinents. Formez vos utilisateurs à l’utilisation des métadonnées pour trouver exactement ce dont ils ont besoin. Formez vos coadministrateurs en parallèle sur la façon de gérer et d’affecter les métadonnées aux fichiers désignés.

Voici quelques-uns des indicateurs de performance clés les plus courants en ce qui concerne l’adoption des utilisateurs du DAM :

• Combien de membres de votre équipe se sont connectés ? Mesurez le rapport entre le nombre d’utilisateurs inscrits et le nombre d’utilisateurs actifs et observez la variation de ce chiffre après le lancement.
• À quelle fréquence les membres de votre équipe utilisent-ils le nouveau DAM ?
• Combien de ressources les utilisateurs ont-ils téléchargées sur le DAM ? Par exemple, si l’un de vos objectifs est d’accroître l’utilisation d’images ou de photographies, vous devez faire un rapport des téléchargements et des partages de fichiers.

Définissez des objectifs clairs, ainsi que des jalons de réussite en fonction de vos indicateurs de performance clés, et donnez aux membres de votre équipe autant d’occasions que possible de fournir un retour. Il ne vous reste plus qu’à régler et ne plus penser à votre nouveau système DAM. Vous devez rester vigilant. Avec l’aide de vos coadministrateurs, vous devrez surveiller en permanence l’utilisation de la plateforme dans le but de suivre l’adoption et l’engagement :

• Quels termes apparaissent le plus souvent dans les recherches ? Quels termes apparaissent le moins ? Pourquoi ?
• Quels termes de métadonnées sont les plus fréquents et les moins fréquents ? Faites des recherches dans les deux cas et déterminez si vous devez ajouter, supprimer ou modifier les balises de vos métadonnées. Par exemple, il peut y avoir des mots clés de métadonnées qui apparaissent en double, comportent des fautes de frappe ou qui ne sont pas pertinents. Plus vos métadonnées seront pertinentes, plus votre système de gestion des ressources numériques d’entreprise sera un atout précieux.
• Quelles sont les ressources qui sont téléchargées et partagées le plus souvent ? Quelles sont celles qui le sont le moins ? Pourquoi ?

Comment apporter un renforcement positif continu aux membres de votre équipe ? Les meilleurs systèmes DAM vous permettent de créer des flux de travail automatisés qui informent les utilisateurs lorsque vous effectuez des modifications particulières. Par exemple :

• Envoi automatique d’un e-mail à certains utilisateurs lorsque vous téléchargez des ressources numériques spécifiques
• Notification des utilisateurs lorsque vous ajoutez des métadonnées à des images, vidéos ou d’autres ressources numériques
• Automatisation du redimensionnement et du formatage d’éléments à des fins spécifiques, telles que la publication sur votre site Web ou le partage sur les réseaux sociaux
• Archivage automatique des documents qui approchent de leur date d’expiration

Conclusion

L’obtention de meilleurs résultats des solutions de gestion des ressources numériques d’entreprise dépend de l’adoption de l’utilisateur du DAM. Les avantages sont clairs :

• Lorsque vous pouvez automatiser des tâches courantes pour stimuler l’engagement des utilisateurs, c’est une chose de moins dont vous devez vous préoccuper.
• Lorsque tout le monde peut observer les avantages d’un système centralisé, les approbations et le contrôle de version deviennent beaucoup plus faciles.
• Enfin, lorsque vous pouvez rechercher et trouver tout ce dont vous avez besoin de manière fiable, vous pouvez alors passer plus de temps sur d’autres tâches plus importantes.

L’objectif majeur de tout nouveau système de gestion des ressources numériques est qu’il soit non pas un simple logiciel de plus, mais une partie essentielle de votre entreprise, sur laquelle vous et votre équipe pouvez compter.

C’est à ce moment que la gestion des ressources numériques devient un plaisir, plus qu’un travail.

La résistance au changement est normale et doit être abordée point par point lorsque vous lancez le nouveau système. Si vous avez décidé de mettre en œuvre un système DAM pour votre entreprise, cela fait déjà de vous un héros. Vous aidez votre entreprise à gagner du temps et de l’argent en améliorant l’adoption des utilisateurs du DAM et en tirant parti de la véritable valeur de vos ressources numériques. Et c’est là que la magie opère.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, le lancement d’une nouvelle solution DAM n’a aucune valeur si l’on ne dispose pas des bonnes personnes, d’un processus à suivre et des systèmes nécessaires qui permettent à chacun de réussir. Renseignez-vous sur notre Portfolio de systèmes DAM intuitifs, et tirez le meilleur parti de vos ressources numériques.

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