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Le siège d’Extensis se trouve dans l’État de l’Oregon, à Portland, une belle ville du nord-ouest de l’Amérique. Notre équipe a toujours compté en son sein des personnes travaillant à distance, y compris en dehors des États-Unis. Toutefois, depuis quelques semaines, c’est le personnel de l’entreprise dans son intégralité qui est passé au télétravail, afin de contribuer au ralentissement de l'augmentation du nombre de cas de la maladie et d’éviter de la contracter.
En cette période si particulière, le risque de se sentir isolé est accru. Depuis toujours, Extensis a pour vocation d'optimiser la communication et d'améliorer les processus des équipes créatives. Nous ne pouvons plus nous réunir dans une même pièce, mais nous sommes plus que jamais en contact les uns avec les autres.
Comment réussissons-nous ce tour de force ? Nous avons interrogé les responsables d'équipe, les responsables Pays, un génie de l’informatique et notre directeur général pour avoir le fin mot de l’histoire.
Sans outils performants, point de communication efficace. Greg LaViolette est l’administrateur Systèmes de notre bureau de Portland. D'après lui, nous sommes plutôt bien équipés pour travailler à distance parce que la plupart des employés ont déjà connu des périodes de télétravail par le passé, survenant parfois même de façon inopinée. Portland bénéficie généralement d’un climat favorable, mais de grosses tempêtes de neige viennent de temps à autre paralyser la ville en un temps record. Nous avons déjà tout prévu pour que chacun puisse travailler de chez soi pendant les intempéries.
Cependant, Greg a quand même eu un peu de pain sur la planche. « Au début, il a fallu fournir du matériel à certains utilisateurs et le configurer pour qu’ils puissent travailler à distance dans de bonnes conditions aussi longtemps que nécessaire, nous a-t-il expliqué. Nous devons avoir recours à des outils de contrôle à distance puisque nous ne pouvons plus simplement nous asseoir devant l’ordinateur de nos collègues. "
Les réunions des petites équipes peuvent se dérouler sur une plateforme de vidéoconférence assez facilement. En revanche, quelques semaines après que l'obligation de rester chez soi ne tombe devait se tenir notre assemblée trimestrielle, à laquelle absolument tous les employés d’Extensis sont conviés. Nous avons transféré la salle de réunion sur Zoom et y avons mené la discussion pendant deux heures. Les présentateurs ont partagé leur écran pour que tout le monde puisse voir les dernières nouvelles. Globalement, nous tâchons de rester flexibles et de nous adapter à la situation pour continuer à travailler et à communiquer aussi normalement que possible.
Greg a ajouté :
« Comme presque tout le monde, nous avons aussi transféré nos apéros du vendredi soir sur Zoom. C’est agréable de pouvoir discuter avec les collègues et d’échanger sur ce que nous vivons en ce moment. »
Richard Bamford est le directeur de la relation client. Il travaille au Royaume-Uni. Depuis notre bureau de Northampton, il supervise et coordonne les activités des responsables Pays, en France, en Allemagne et en Australie. Normalement, ils se rejoignent régulièrement dans le bureau du Royaume-Uni. Les responsables Pays se déplacent aussi pour rencontrer des clients ou animer des conférences, par exemple. Tout a changé du tout au tout dernièrement.
Richard déclare :
« Depuis le début du confinement, nous utilisons à peu près tous les systèmes de vidéoconférence qui existent : Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting, Webex, etc. Nous nous adaptons aux préférences de nos clients pour les aider le mieux possible. Nous nous servons aussi de Slack et de WhatsApp, et nous envoyons des SMS pour communiquer entre nous, en interne.
Le télétravail peut parfois être frustrant et mettre les nerfs à rude épreuve. Pour garder le moral, nous avons ajouté au planning une rencontre (virtuelle) à la fin de chaque semaine, qui est toujours très amusante. Une sorte d'émulation entre nous nous pousse à essayer d’être celui qui réussira à créer l'arrière-plan le plus drôle et le plus original de la réunion. »
Trois des quatre membres de l’équipe Distribution sont habituellement assis côte à côte dans le bureau de Portland, tandis que le quatrième maillon de la chaîne vit et travaille au Royaume-Uni. En temps normal, l’équipe utilisait déjà souvent Zoom et Slack, mais certaines nouveautés sont à noter, en lien avec la situation actuelle. Kristin, la responsable Distribution, confie : « Mon enfant aime venir voir qui apparaît à l’écran pendant les réunions ; Kevin ressemble à un pilote d'avion avec son super casque ; Paul nous montre les résultats de ses prouesses culinaires, et Katherine nous fait découvrir de nouvelles façons d’utiliser les outils de l’équipe. » Ils prévoient aussi des apéros virtuels à des horaires adaptés à leurs fuseaux horaires respectifs, y compris celui du collègue se trouvant au Royaume-Uni.
L'équipe Distribution en visioconférence, dans la bonne humeur
Certains de nos collaborateurs ont toujours travaillé de chez eux. Nous les sollicitons pour qu’ils nous prodiguent leurs bons conseils pour tirer le meilleur parti de la situation. Martin Langridge, le responsable Australie, nous a exposé quelques-unes de ses habitudes de travail à domicile. Martin prévoit des pauses dans sa journée de travail pour rester productif et parvenir à un équilibre. L'équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle peut vite être détraqué dans les conditions actuelles. Nous sommes nombreux à nous lancer à corps perdu dans le travail pour ne penser à rien d'autre, mais Martin nous rappelle qu'il est aussi essentiel de faire de l'exercice physique et des activités pratiques, de la pâtisserie, par exemple, et de souffler un peu. Quel serait son premier conseil ?
« Fixer une heure de début et une heure de fin pour sa journée de travail. Et ne pas y déroger. C’est le meilleur moyen de rester sain de corps et d’esprit. »
L’équipe de direction d’Extensis met un point d'honneur à renforcer la culture d'entreprise pendant cette période. Toby Martin, notre directeur général, explique : « nous avons lancé un nouveau canal Slack, dont nous nous servons pour nous détendre. Nous y partageons des recommandations de livres ou de séries. L’idée est de remplacer les pauses que nous faisions à la machine à café du bureau. Il y a aussi de nombreux apéros virtuels. Nous nous soutenons les uns les autres et nous sommes là pour réconforter celui ou celle qui ne passe pas une bonne journée. Vous trouverez toujours un collègue prêt à discuter pour vous remonter le moral. »
Ce canal Slack rencontre un vif succès ! On y voit sans cesse de nouvelles photos de paysages, des projets de loisirs créatifs et de bricolage, des recettes de cuisine, des photos embarrassantes de notre passé (#TBT), etc. On ne parle pas du boulot ici, l'ambiance est décontractée. C’est un excellent moyen de rester en contact, de mieux connaître nos collègues et de bien rire aussi.
Vue des collines de Portland prise lors d'une balade en fin de journée
Toby ajoute : « Je suis très heureux de constater la bienveillance et l’empathie qui existent entre nous et nos clients. En incarnant nos valeurs fondamentales au quotidien, nous sommes véritablement l’entreprise que nous avons toujours voulu être. Jusqu’ici, nous tenons le coup, en prenant soin de nous et de notre famille, de nos amis et de nos voisins. Nous avons hâte de pouvoir retourner au bureau et à nos vies d'avant, en étant pleinement reconnaissants de tout ce que la vie nous offre. »
Vous pouvez lire l’article (en anglais) que Toby a publié dans le Portland Business Journal pour en savoir plus sur la façon dont il dirige l'équipe pendant la crise sanitaire actuelle.
