Assurez-vous que les polices sont accompagnées de licences et qu'elles seront acceptées par tout le monde.
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Je viens de recevoir un nouvel ordinateur. Étant donné que je travaille directement dans le domaine de la technologie et de l’organisation du flux de travail, je suis ravi : ce nouvel ordinateur va me permettre de prendre un nouveau départ. Un nouvel ordinateur est souvent synonyme de nouvelle . En effet, l’obtention d’un nouvel ordinateur représente une occasion en or si vous souhaitez améliorer les méthodes actuelles et vous assurer qu’à l’avenir, vos dossiers seront organisés le plus efficacement possible. Je vais donc pouvoir analyser la structure de mes dossiers et mon approche standardisée en matière de conventions d’affectation de noms ; et peut-être même les améliorer.
Bien entendu, je sais bien que certaines personnes seraient contentes d’avoir un nouvel ordinateur pour des raisons bien différentes. Toutefois, je pense que le moment est bien choisi pour mettre fin aux idées reçues sur l’organisation.
Certains me diraient : « Richard, seules les personnes qui travaillent dans le domaine de la technologie s’intéressent à ces sujets. Elles utilisent davantage leur cerveau gauche et elles ont donc un esprit plus analytique. »
La théorie selon laquelle on observe une prédominance de l’utilisation du cerveau gauche ou du cerveau droit chez chaque individu est désormais communément admise dans notre société. Autrement dit, selon cette théorie, une grande partie de notre personnalité, de notre méthode d’apprentissage et de travail, et même de ce que nous aimons et n’apprécions pas dépend de l’hémisphère dominant.
Tout cela semble bien beau, notamment lorsqu’on parle de méthodes d’enseignement plus efficaces pour les élèves. Néanmoins, une fois adulte, il est important de comprendre que cette théorie est bien trop simpliste. En effet, ce système peut se révéler très préjudiciable, tant pour soi que pour ses collègues.
Depuis que je fais partie de l’entreprise Extensis, j’ai eu le plaisir de travailler avec de nombreux clients créatifs, qu’il s’agisse de concepteurs, de directeurs créatifs, de photographes ou de spécialistes en marketing talentueux et vifs d’esprit. J’ai aussi eu l’occasion de travailler avec des archivistes, des historiens, des ingénieurs géospatiaux et des développeurs. D’après ce que j’ai pu voir, ils réfléchissent de manière quelque peu différente. Cependant, ils peuvent tous tirer parti de systèmes d’organisation plus spécifiques, plus inclusifs et plus collaboratifs. Par ailleurs, nous nous ressemblons plus que nous le pensons.
Peu importe la « partie » de votre cerveau que vous utilisez davantage, vous devez réfléchir à votre organisation
Prenons l’exemple suivant : le choix proactif d’une structure de dossiers et d’une convention d’affectation de noms pour mon nouvel ordinateur. Si vous êtes un créatif qui utilise davantage la partie droite de son cerveau, cette tâche peut vous sembler inutile. Après tout, vous n’êtes pas fan des flux de travail ou des systèmes trop structurés. Vous préférez suivre votre intuition lors de l’enregistrement des fichiers. Sinon, vous avez l’impression de ne plus être en phase avec votre côté créatif et de perdre du temps. Du temps que vous pourriez consacrer à des projets créatifs.
Eh bien, attendez une minute. Les créatifs peuvent . Trouver facilement et rapidement le bon fichier vous permet de gagner un temps fou et d’avoir l’esprit tranquille.
Si vous utilisez l’hémisphère gauche de votre cerveau, n’allez pas croire que vous êtes tiré d’affaire pour autant.Certes, vous êtes sans doute plus organisé par nature. Néanmoins, toutes ces années de renforcement positif peuvent vous avoir amené à penser que votre capacité d’organisation est exemplaire. Mais il est toujours possible de s’améliorer, surtout si vous travaillez avec des membres de l’équipe. Après tout, ce n’est pas parce que votre système de dossiers et votre convention d’affectation de noms vous semblent évidents qu’ils sont également intuitifs pour les autres. Même si vous prenez une équipe constituée de cinq personnes qui utilisent davantage leur cerveau gauche et qui adorent la structure, vous risquez de constater qu’elles utilisent toutes des conventions d’affectation de noms et des structures de dossiers différentes.
Nous nous basons souvent sur notre logique personnelle pour nommer les fichiers. Et, évidemment, chaque personne a sa propre logique. De plus, cette logique peut évoluer. Si vous consultez d’anciens fichiers, vous remarquerez sans aucun doute que l’affectation de noms et l’organisation ne sont pas strictement les mêmes. Il se peut qu’il y ait eu des exceptions à la règle ou que vous ayez amélioré vos méthodes, mais une chose est sûre : notre logique peut évoluer tous les mois et même tous les jours. C’est pourquoi nous avons besoin d’une méthode structurée pour nommer et stocker nos fichiers.
Comme je vous l’ai déjà fait remarquer, le fait d’accorder trop d’importance à la théorie du cerveau gauche et du cerveau droit peut limiter votre perspective. Certains éléments indiquent même que cette théorie est plus une figure de style qu’une notion que les neuroscientifiques peuvent mesurer de manière tangible. Si nous pouvions réellement comparer la prédominance de l’utilisation du cerveau gauche et du cerveau droit, je crois que vous constateriez que la différence n’est pas aussi importante qu’on pourrait le penser.
Mon avis ne repose pas sur les neurosciences, mais sur des dizaines d’années de collaboration avec des personnes travaillant dans de nombreux secteurs d’activité et occupant des postes très variés, qui ne cessent de me surprendre et de m’impressionner.
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, les créatifs peuvent être très organisés, et pas seulement pour leur propre travail. J’ai pu constater que certains directeurs créatifs ont incité des services entiers à adopter des structures de fichiers et des conventions d’affectation de noms cohérentes. Le tout avec une efficacité plus redoutable que celle que l’on pourrait attendre d’un laboratoire.
J’ai aussi travaillé avec des personnes utilisant davantage l’hémisphère gauche de leur cerveau, comme des ingénieurs et des archivistes, qui m’ont étonné par leur approche créative de leur travail. Sans compter qu’ils m’impressionneront souvent par leurs activités créatives en dehors du travail.
Nous connaissons tous quelqu’un qui correspond parfaitement au cliché que l’on se fait d’une personne avec un cerveau gauche ou un cerveau droit dominant. Mais la plupart des personnes se situent entre les deux. Les peintres peuvent déterminer le montant du pourboire qu’il faut donner dans un restaurant. Les développeurs peuvent choisir une cravate. Et quand bien même nous pourrions tous figurer dans la catégorie du cerveau gauche dominant ou du cerveau droit dominant, cela ne change rien. À moins que vous ne travailliez entièrement seul, vous collaborerez avec des gens qui ne pensent pas exactement de la même façon que vous. Faire les efforts nécessaires pour communiquer avec ses collègues et les comprendre est un élément essentiel d’une collaboration efficace.
Une fois que nous avons pris conscience que nos systèmes et méthodes de travail ne sont pas infaillibles, nous pouvons comprendre qu’il est nécessaire de mettre en place des processus de collaboration et d’assurer la cohérence. Après tout, la quantité et l’ampleur des problèmes inhérents dépendent de la taille de l’équipe et de la durée du projet. Plus vous passez du temps sur le projet ou plus vous êtes en contact avec le client, plus la convention d’affectation de noms de fichiers demande d’efforts. Mais l’organisation tend à être plus efficace.
Je vous mets au défi : remettez en question vos idées préconçues sur ce que signifie être créatif. Il n’y a aucune raison pour qu’un esthète plein d’inspiration et utilisant l’hémisphère droit de son cerveau ne soit pas organisé. En fait, vous pouvez même devenir accro à l’organisation ! Ou un champion de l’organisation. Par ailleurs, vous pouvez consacrer plus de temps et d’énergie à vos projets créatifs en vous organisant.
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Le but de la gestion des ressources numériques est de réduire la quantité de travail fastidieux pour les personnes incroyablement créatives. Mettez-nous au défi de faciliter votre vie créative et votre collaboration !
