Que se passe-t-il lorsque vous commencez à partager vos ressources numériques comme il faut ?

Imaginez le scénario suivant. Vous et votre équipe travaillez sur une nouvelle campagne depuis des mois. Vous prévoyez de la lancer dans quelques semaines, lorsque votre manager vous envoie un court e-mail :

« Je viens d’avoir des nouvelles du client : il veut adopter une approche différente. On a besoin d’une nouvelle image de héros. Vous vous souvenez de cette image que nous avons utilisée dans la première série de croquis pour la campagne Tilson l’année dernière ? Pouvez-vous la retrouver et me l’envoyer pour notre présentation de demain ? »

Beaucoup de designers ne connaissent que trop bien ce sentiment. Le partage de ressources numériques peut souvent être frustrant, voire exaspérant. Comment transformer une demande comme celle-ci en recette gagnante ?

La distribution de ressources numériques ne doit pas nécessairement se faire de façon précipitée et dans l’urgence. Il existe une meilleure façon de partager des images et des polices, une méthode capable de calmer votre chaos créatif. Et il n’y a pas de temps à perdre. Le temps est compté.

Le flux de travail de la gestion des ressources numériques commence par une recherche intelligente

La réussite des projets repose sur une bonne collaboration. C’est en partageant des ressources et des idées numériques que les designers évoluent. Mais avant que les créateurs puissent partager des images et des polices, ils ont besoin d’une méthode infaillible pour trouver systématiquement ce qu’ils recherchent.

Lorsqu’il s’agit de trouver les bonnes ressources numériques, de nombreuses entreprises jouent plus aux devinettes qu’elles n’appliquent une méthode bien définie avec des instructions étape par étape. Ce qui est embêtant, car les artistes devraient être payés pour réaliser des créations artistiques, pas pour traquer les e-mails ou gérer des projets. La recherche de ressources numériques spécifiques devrait prendre quelques secondes, pas quelques jours. Alors, comment les entreprises peuvent-elles rendre ce processus plus efficace ?

Des systèmes de gestion de ressources numériques flexibles vous offrent la possibilité de définir plusieurs filtres dans vos recherches. De cette façon, vos designers peuvent affiner leurs recherches par date de téléchargement, taille de fichier et un grand nombre d’autres caractéristiques. Mais que faire si vous ne connaissez aucune de ces informations ? Pensez à l’exemple que nous avons mentionné au début. Vous vous souvenez peut-être d’une image d’une femme qui venait de descendre d’un train, mais c’est tout.

Si vos ressources numériques ont été marquées manuellement, vous pourriez n’obtenir aucun résultat si vous avez spécifié des critères de recherche tels que « ville », « train » et « femme ». Comment savoir si la personne qui a téléchargé cette image n’a pas choisi de lui attribuer les marquages « urbain », « métro » et « dame » ? Dans ce cas, l’identification des mots clés qui permettraient d’obtenir la bonne image reviendrait un peu à jouer aux fléchettes les yeux bandés.

Les mots-clés intelligents sont des marquages de métadonnées qui ont été automatiquement attribués aux ressources numériques par le biais de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique. Si votre système de gestion des ressources numériques peut automatiquement affecter des métadonnées en fonction de la nature de l’image, vous aurez beaucoup plus de chances de voir vos recherches de fichiers aboutir.

Les difficultés sont similaires lorsqu’il s’agit de trouver les bonnes polices. Mais le bon gestionnaire de police vous permet de prévisualiser une liste de polices avec certaines caractéristiques et de choisir la mieux adaptée en quelques secondes. Et si vous n’avez pas déjà de présélection, vous pouvez filtrer par différentes caractéristiques de police pour cibler la police correcte de façon rapide et efficace.

Maintenant que vous avez trouvé ce que vous cherchez, comment allez-vous le partager ?

Partage d’images et d’autres ressources numériques

L’exemple pris en introduction est sûrement familier pour de nombreux designers. L’identification et le partage des bonnes ressources numériques est essentielle pour garantir l’efficacité d’un flux de travail de gestion des images. Et ce qui suit pourrait ne pas non plus vous être complètement étranger :

• Les allers-retours sans fin: « Non, pas cette version, l’autre sur laquelle nous avons travaillé en même temps. »
• Les devinettes : « Avons-nous une licence pour cette image ? Comment ça vous ne savez pas ? Pouvez-vous vérifier avec Lucas, notre chef de projet en charge de ce compte ? »
• Accès ? Refusé : « Attendez, vous avez envoyé cette version à tout le monde au sein de l’équipe ? Tanya n’aurait pas dû la voir à ce stade. Ni Sharon, d’ailleurs. Maintenant, nous devons nous excuser auprès d’elles avant d’envoyer la version finale. J’espère juste qu’elles n’ont pas déjà utilisé cette autre image. »

Le partage de ressources numériques n’a pas forcément besoin de paralyser l’analyse. Il existe une meilleure façon de distribuer les ressources numériques.

Les systèmes de gestion des ressources numériques intuitifs simplifient véritablement le partage et améliorent ainsi votre flux de travail. Sélectionnez les ressources numériques à partager et créez un portail en ligne en un seul clic. Vous n’avez pas besoin de rechercher la bonne version dans vos e-mails. Chaque fois que vous mettez à jour l’un de ces fichiers d’image, tous ceux qui ont accès au portail verront la dernière version. Et vous pouvez ajouter quelqu’un au portail, ou révoquer son accès, en seulement quelques secondes. La bonne solution de gestion des ressources numériques permet de simplifier et de sécuriser le partage des ressources numériques.

Comment pouvez-vous vous assurer d’ajouter la bonne version au portail en ligne en premier lieu ? Les systèmes de gestion des ressources numériques les plus polyvalents simplifient le contrôle des versions. Ces outils vous permettent de glisser et de déposer des fichiers dans Adobe InDesign, Photoshop ou Illustrator. Effectuez les modifications dont vous avez besoin, puis ajoutez-les au système de gestion des ressources numériques en quelques secondes. Une seule version, pas de devinettes. De cette façon, vous êtes sûr(e) de partager la bonne version avec les personnes qui en ont besoin.

Maintenant, imaginons que vous trouvez la bonne version de cette image et que vous êtes sur le point de la partager avec votre manager. Possédez-vous une licence pour cette ressource numérique ? Toute incertitude peut semer le doute au sein de votre flux de travail de gestion de ressources numériques. La façon la plus rapide de résoudre ce problème est d’acheter une nouvelle version de l’image. Mais c’est aussi la solution la plus chère. Et si vous n’avez pas de moyen de conserver une trace de vos licences d’image, vous pouvez être sûr(e) que vous aurez à répéter très vite ce processus.

Les systèmes de gestion des ressources numériques robustes peuvent stopper net ce genre de devinettes. Recherchez ce dont vous avez besoin, obtenez des résultats rapidement et consultez facilement les données de licence pour toutes les ressources pertinentes. Avec le bon système de gestion des ressources numériques, vous pouvez partager vos ressources numériques en toute confiance et ce de façon systématique.

Partage de polices et de fichiers de polices

Les images ne sont pas le seul type de ressource numérique que vous pourriez être amené(e) à partager. Revenons sur notre exemple précédent, mais avec une légère variation :

« Je viens d’avoir des nouvelles du client : il veut adopter une approche différente. Nous avons besoin de nouvelles polices pour le sous-titre et le corps du texte. Vous vous souvenez de ces polices que nous avons utilisées dans la première série de croquis pour la campagne Tilson l’année dernière ? Quelque chose qui ressemble à cela. Pouvez-vous trouver quelques propositions et me les envoyer pour notre présentation de demain ? »

Lorsqu’il est question de partage de ressources numériques, le partage de polices a pleinement sa place dans la conversation. Mais le partage de polices entre les ordinateurs a ses propres particularités :

• Lisez toujours votre contrat de licence utilisateur. Les contrats de licence des polices sont tous différents. Diverses fonderies permettent l’utilisation de leurs polices de différentes manières, et ces spécifications peuvent varier d’une police à l’autre. L’utilisation des polices doit être conforme à leurs contrats de licence utilisateur si vous voulez réduire vos risques en matière de conformité et éviter les litiges liés aux polices. Et c’est encore plus important une fois que vous commencez à partager des polices.
• Il est désormais aussi facile de partager des polices avec des clients ou des collaborateurs que de joindre le fichier de police à un e-mail. Facile, et incroyablement risqué. Parce qu’une fois que vous partagez une police de cette manière, comment allez-vous suivre son utilisation ? La plupart du temps, le destinataire peut ne pas avoir la permission d’utiliser cette police comme il l’entend en vertu des conditions du contrat de licence de cette police. Il pourrait même ne pas avoir de licence pour cette police. De nombreuses entreprises cherchent à compenser ceci en sur-achetant des licences de police. Sans une solution complète de gestion des polices, on peut se trouver confronté face à une véritable boîte de Pandore.

Enfin, êtes-vous sûr(e) que vous partagez la bonne police ? En êtes-vous certain(e) ? Il existe au moins un demi-million de polices et ce chiffre n’inclut pas les polices personnalisées. Donc, le nombre réel est probablement beaucoup plus grand.

Qu’est-ce que cela a à voir avec le partage de polices ? Tout.

Toute variation, aussi infime soit-elle, au niveau de la police d’un document à l’autre peut nuire à l’image de votre marque et vous faire perdre la confiance du client. Les petits changements au niveau de l’approche et du suivi d’une police à l’autre peuvent se propager à l’ensemble de votre document et modifier ainsi son apparence et affecter votre flux de travail. De nombreuses solutions de gestion de polices comparent les polices sur la base de quelques attributs simples, mais cela ne suffit pas pour garantir une correspondance exacte des polices.

En bref, le partage de polices par e-mail est un risque inutile sur plusieurs fronts. Il existe une meilleure façon de procéder.

Les solutions de gestion de police les plus sûres vous permettent de créer des groupes de travail regroupant différentes polices et différents individus. De cette façon, vous pouvez partager des polices par projet, par utilisateur. Ajoutez de nouvelles polices à un projet à la volée. Ajoutez de nouveaux membres à un groupe de travail au besoin, puis supprimez-les du groupe une fois le projet terminé. Cette approche vous permet de suivre facilement l’utilisation des polices et de surveiller vos licences de police.

Existe-t-il une alternative à ce type de système centralisé de distribution de polices ? Échanges répétés de fichiers de police par e-mail et lecteur flash. Aucun moyen de générer des rapports sur l’utilisation des polices. Aucune visibilité sur votre licence de police ou vos dépenses liées aux polices. Et aucun moyen de réglementer le partage des polices.

Quelle est la bonne façon de partager des ressources numériques ?

La recherche des bonnes ressources numériques pour votre prochain projet n’a pas besoin de vous prendre toute une journée. Et le partage d’images et de polices ne devrait pas gêner votre flux de travail. Épargnez-vous ce stress.

Avec les bons processus et systèmes en place, vous pouvez partager toutes vos ressources numériques plus rapidement et de façon plus sécurisée que jamais auparavant. Lorsque vous examinez toutes vos options de partage d’images et de polices, tenez compte de vos besoins en matière de précision, de rapidité et de sécsurité. La focalisation sur un seul facteur sans les deux autres pourrait vous exposer à un risque supérieur à celui que vous souhaiteriez prendre.

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