Qu'est-ce qu'un workflow ?

Workflow : ce terme peut sembler barbare à certains d'entre vous. Si c'est le cas, nous allons tenter de vous réconcilier avec ce concept.

Un workflow est un processus de travail, tout simplement.

Les Français ont tendance à utiliser des termes anglais, parfois sans vraiment comprendre ce qu'ils désignent. Le workflow est une sorte d'application ou de processus qui reconnaît les tâches courantes que des entreprises de divers secteurs (patrimoine, culture, mode, brand management, édition, commerce, administrations publiques, etc.) doivent effectuer chaque jour.

Distinguons le workflow et ce qui définit sa pratique :

Tout flux opérationnel de tâches mené pour accomplir un objectif X, qui comporte des étapes A - B - C, est un workflow.

C'est aussi simple que ça.

• Étape 1 : vous recevez une brève description d'un visuel qu'un collaborateur souhaite utiliser.
• Étape 2 : vous vérifiez que vous disposez de toutes les données nécessaires pour trouver le visuel en question.
• Étape 3 : vous interrogez le système de gestion des ressources numériques en utilisant les critères de recherche les plus pertinents : date de création, événement ou nom de fichier.
• Étape 4 : lorsque vous avez trouvé la ressource demandée, vous devez vérifier qu'il est possible de l'utiliser. Son utilisation est peut-être soumise à des conditions ou des dates spécifiques, qui sont précisées dans le contrat relatif à la ressource.
• Étape 5 : vérifiez que le format est adapté. Qui va convertir cette image et comment ? À qui transmettre cette ressource et comment communiquer avec ces personnes ?
• La conversion des fichiers est un autre processus à part entière, mais pour cet exemple, partons du principe qu'aucune conversion n'est requise.

Le responsable de l'équipe publie le fichier. Vous n'êtes plus responsable de cette ressource.

Un processus pourtant simple (et qui se répète à longueur de journée) nécessite au moins cinq étapes et peut s'avérer complexe si les règles de votre entreprise sont strictes. Cela illustre bien ce qu'est un workflow. Dans cet exemple, vous devez effectuer vous-même le processus de travail, qui n'est pas automatisé.

Même les tâches les plus simples donnent lieu à des workflows.

Récemment, je parlais avec un client de la publication d'un fichier. Parce qu'il n'est pas difficile de publier un fichier, ce client ne considérait pas qu'il s'agissait là d'un processus de travail. Je lui ai conseillé de traiter cette tâche comme un workflow.

Étape par étape

Même s'ils ne comportent qu'une ou deux étapes, il s'agit bien de workflows. Je vous invite à réfléchir aux tâches que vous effectuez en termes de processus de travail : toute modification, mise à jour ou recherche de fichiers suppose un processus de travail. Les workflows ne sont pas forcément compliqués, ils peuvent même être très simples.

Nous continuerons tout au long de l'année à aborder le sujet des workflows et des processus liés à la gestion des ressources numériques, qui sont de plus en plus souvent employés. À bientôt pour la suite de cette discussion.

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