S’approprier la nouvelle normalité – Entrevue avec Toby Martin, PDG d’Extensis

Près d’un an après avoir connu un tournant majeur dans toutes les facettes de notre vie, les entreprises commencent à trouver leur chemin dans cette nouvelle réalité. Nous pouvons aller au-delà de la réactivité, épouser l’optimisation, et nous pencher sur les avantages du télétravail. J’ai demandé à Toby Martin, PDG d’Extensis, ce qu’il pense que les créatifs et les dirigeants peuvent faire pour prospérer, et ce que l’année à venir apportera.

Merci beaucoup d’avoir pris le temps de discuter avec moi. L’année 2020 est officiellement derrière nous maintenant. Dans vos conversations avec vos partenaires et clients, quels changements avez-vous observés à l’approche de cette nouvelle année ?

L’an dernier, nous avons tous réalisé à quel point la gestion centralisée des choses et des personnes est souvent trop difficile pour être gratifiante, tant sur le plan personnel que professionnel. Cette réalisation est en fait une victoire à long terme.

De plus en plus d’équipes sont encouragées à apporter des améliorations aux processus pour les soutenir. Avant le confinement, personne n’aurait pu prévoir les difficultés (ou les occasions, si vous êtes comme moi!) qui nous attendaient. En d’autres termes, maintenant que nous savons ce qui ne va pas dans les processus créatifs, la résolution doit venir de tout le monde, dans chaque rôle et dans chaque service, ce qui devrait aider à accélérer le processus itératif d’amélioration.

Nous en sommes maintenant à un point où la fatigue a été quelque peu supplantée par l’optimisme, les gens pensent que la fin est proche et ils ont commencé à faire activement des projets pour l’avenir. En regardant vers l’avenir, ce qui est un défi si votre entreprise a encore du mal à rester à flot, vous pouvez commencer à jeter les bases de ce que vous souhaitez pour votre organisation une fois que nous serons « sortis » de cette situation actuelle.

Avec l’augmentation du télétravail, en plus de la fermeture des écoles dans de nombreux endroits, il est plus difficile que jamais pour de nombreuses personnes de trouver un équilibre entre travail et vie privée. Nous avons tellement de clients créatifs qui sont habitués à se plonger entièrement dans les projets et travailler de longues heures. Avez-vous des conseils à leur donner pour cette nouvelle année ?

Les créatifs ont tendance à être vraiment passionnés par leur travail. Lorsque votre canapé est votre bureau, il est difficile de trouver le bon équilibre, et on a facilement tendance à rallonger ses heures de travail encore et encore. Vous vous sentez peut-être plus « productif » au début, mais cette approche « corps et âme » n’est tout simplement pas durable.

Mon conseil est le même que celui que je donnerais à leurs patrons et à leurs clients : consacrez un peu de temps pour examiner les processus et les outils utilisés.

Nous parlons souvent des personnes, des systèmes, des processus, du soutien et des partenaires comme des facteurs contribuant au succès. Repérer un nouvel imprévu qui jusque là n’avait pas été pris en compte est la manière de vraiment intégrer la question de l’équilibre dans l’équation. Prenez donc le temps de surveiller comment le travail se fait vraiment. Recherchez les inefficacités dans la gestion du temps encore plus maintenant que vous ne l’auriez fait dans le passé.

Chez Extensis, nous mettons énormément l’accent sur l’équilibre travail-vie personnelle, ce qui nous a amenés à continuer d’investir dans une nouvelle série d’outils. L’une des principales priorités a été de soutenir les équipes et de supprimer la redondance des tâches. Nous avons eu un énorme retour sur investissement, mais plus important encore, nos équipes ont maintenant plus de bande passante pour innover.

Nous payons tous nos équipes pour résoudre des problèmes de façon créative. Plutôt que de simplement investir dans la gestion de vos employés, investissez dans la libération de leur temps. La liberté est vivifiante et conduit à de précieux résultats créatifs. En donnant à vos équipes plus de liberté dans leurs processus, elles seront en mesure de réfléchir et d’améliorer davantage ces mêmes processus. (Il est facile de se concentrer trop sur les outils et trop peu sur les processus, ce qui est quelque chose que j’essaie de retourner chaque fois que ça arrive. Après tout, de bons outils avec de mauvais processus sont juste un moyen de gaspiller de l’argent plus rapidement.)

Les choses ont tellement changé, mais au lieu de voir les choses ralentir, nous voyons des entreprises expérimenter plus souvent. Elles essaient de nouveaux modèles de distribution et s’appuient sur les réseaux sociaux pour plus communiquer sur leurs valeurs fondamentales. Comment pensez-vous que cela va se jouer pour les professionnels de la création ?

Je vais commencer par un exemple ici : après 24 ans dans le même espace de bureau, Extensis va enfin déménager ce printemps. Cette décision a été provoquée par l’évolution de la dynamique de

main-d’œuvre dans le domaine du télétravail permanent et hybride. Les créatifs traversent un changement similaire parce que les anciens modèles ne fonctionnent tout simplement pas dans ce nouveau monde. Bien que tant de choses puissent encore sembler incertaines, prenez un moment pour réfléchir au nombre de ces changements qui sont les bienvenus ! Nous devons continuer d’aller de l’avant et d’adopter le changement afin de maximiser la valeur de ce nouveau paradigme du télétravail.

La frustration née de l’adoption par défaut des méthodes archaïques (bonjour format papier, ou conception non orientée mobile !) nous a fait perdre assez de temps. Cette évolution du travail est l’occasion de continuer à identifier des moyens de s’améliorer.

Lorsque nous viderons notre bureau, finie la paperasse, finis les classeurs, les serveurs physiques montés en racks, et les autres vestiges du passé. Nous avons profité de cette situation pour nettoyer nos processus, alors nettoyons tous les espaces de travail figuratifs en même temps. Après tout, nous ne reviendrons pas aux anciennes méthodes - et le voudriez-vous vraiment ?

Ici, chez Extensis, nous nous sommes adaptés assez rapidement au télétravail sûr en mars 2020. Pourquoi pensez-vous que nous avons eu autant de succès ?

Pour nous, tout était question de maintenir la culture établie. Je ne voudrais pas être dans une start-up ou essayer de croître et d’embaucher des tonnes de nouvelles personnes en ce moment. Sans une base solide et des connexions au sein de votre équipe, se tourner vers le télétravail pourrait être extrêmement difficile.

Cela ne veut pas dire que nous n’avons pas apporté de modifications pour mieux prendre en charge le télétravail, comme beaucoup d’entre vous. Slack, Zoom, Salesforce, et beaucoup de nos autres outils sont conçus pour les équipes dispersées, de sorte que les outils jouent absolument un rôle, mais leur efficacité dépend de l’équipe qui les utilise. Les gens, puis les outils...

Un autre élément de notre succès est la communication renouvelée, et comment elle a dû évoluer. Avec toutes les différentes méthodes de communication disponibles, il est facile de mal les utiliser (synchrone vs asynchrone) ou d’avoir des conversations électroniques alors que le téléphone serait plus approprié. Nous envoyons souvent des messages à l’ensemble de l’entreprise et rassemblons les équipes plus souvent qu’en personne puisqu’on perd les rencontres à l’improviste et les autres manières de faire passer l’information. Les outils le permettent, mais c’est l’investissement des équipes dans l’honnêteté, l’humilité et le travail d’équipe qui fait que tout fonctionne.

Beaucoup de gens parlent de « l’avenir du travail » et de la prochaine « normalité ». Quelles sont les tendances que vous pensez que nous verrons cette année — et au-delà ?

Cela a été analysé et analysé encore, mais le télétravail n’est pas près de partir. Ceux qui ne font que tâter le terrain avant le « retour à la normale » vont être en grande difficulté. Même les plus extravertis d’entre nous doivent admettre que nous aimons gagner du temps sur nos trajets, aller moins souvent au pressing (qui n’aime pas travailler en pantalon de survêtement de temps en temps ?) et être en mesure de faire de l’exercice pendant nos pauses déjeuner. Ces différences rendent le travail à domicile attrayant, flexible, et surtout pérenne.

Personnellement, je n’étais pas un partisan du télétravail avant que nous le mettions en place, mais étant donné la façon dont Extensis s’est adapté, les équipes ici m’ont montré une meilleure façon. Alors, on est tous partants !

Je pense également qu’il peut y avoir des changements démographiques à grande échelle dans le milieu de travail, et c’est une évolution bienvenue qui a des années de retard dans de nombreux domaines. Lorsque vous examinez la diversité de votre main-d’œuvre ou des poches de talents géographiquement (par exemple, la Bay Area de San Francisco), ce problème peut sembler insurmontable si vous n’êtes pas dans le point chaud. Mais cette barrière est seulement dans votre esprit et vous pouvez absolument puiser dans un bassin plus diversifié de talents de n’importe où dès maintenant. L’accès à l’emploi ne se limite plus à la distance physique. Il est de plus en plus lié à la performance, ce qui devrait ouvrir de nombreuses possibilités de diversité, d’amélioration de la performance et de démocratisation des emplois qui auraient été impensables dans le passé. J’ai entendu le terme « réfugié intellectuel », mais je préfère « touriste intellectuel ».

La seule considération que j’ajouterais lors de l’embauche de travailleurs à distance est le maintien de la culture. Vous pouvez trouver un travailleur à distance vraiment talentueux, mais vous devez aussi envisager l’ajout à la culture, ou conduire à de plus grands défis. L’embauche à distance n’est pas une panacée, mais c’est une autre option dont les entreprises intelligentes tireront parti stratégiquement.

Il semble que l’adoption de la technologie a augmenté à pas de géant. Une enquête mondiale de McKinsey a constaté que les entreprises ont accéléré la numérisation des activités des clients, de la chaîne d’approvisionnement et des opérations internes de quatre ans au maximum. C’est un moment passionnant pour les entreprises qui fournissent des solutions numériques, mais il y a aussi beaucoup de travail à faire. Comment vous et votre équipe principale prévoyez-vous de répondre aux demandes croissantes et de conquérir l’année à venir ?

C’est une grande question, et une que se posent tous les dirigeants proactifs. Au début, nous avons tous dû réagir, mais maintenant que nous sommes bien avancés dans ce ralentissement économique, il est trop tard si vous commencez juste à penser de cette façon.

Chez Extensis, nous redoublons nos efforts pour pivoter avec assurance vers de nouveaux modèles d’optimisation du succès client. Nous formons nos équipes à de nouvelles façons de travailler avec nos clients, d’adapter nos solutions pour avoir plus d’intelligence intégrée, et d’investir beaucoup d’argent dans des outils comme Salesforce et Pendo. Nous maintenons le rythme des investissements. Nous regardons également le temps que nous avons maintenant comme une occasion d’expérimenter et d’apprendre puisque la stabilité que nous avons dans notre entreprise est un véritable luxe.

Pour les mordus d’histoire, remontez dans le temps et lisez ce qu’Andy Grove a fait avec Intel pendant les ralentissements – il a investi dans de nouvelles usines (pour la production) en sachant que la situation passerait. Remontez plus loin et regardez Roosevelt et les années

post-dépression, ou même 2009 et le mur budgétaire. La seule façon d’aller de l’avant est de tirer parti des forces que vous avez et de tout miser sur la reprise pour planifier la meilleure voie à suivre.

J’ai confiance dans le fait qu’Extensis sortira plus fort de cette crise et je travaille tous les jours avec cette idée à l’esprit. J’invite chacun de nos clients à se joindre à nous dans cette aventure !

Nous rendons plus facile la gestion de vos polices, de votre image de marque, de vos actifs numériques et de vos images géospatiales. Vous voulez faire gagner du temps à votre équipe et améliorer le flux de travail ?