S’épanouir avec Extensis Portfolio

Nous commercialisons une solution de gestion des ressources numériques, Extensis Portfolio et à ce titre, nous accompagnons nos clients dans l’organisation de leurs ressources numériques pour qu’ils puissent en tirer pleinement parti. Rappelons que Portfolio, et les solutions de gestion des ressources numériques de manière générale, ne sont pas de simples structures de fichiers améliorées que vous pourriez mettre en place vous-même. Portfolio identifie vos ressources, où qu’elles se trouvent, les centralise et attribue des mots-clés, en s'aidant de l'intelligence artificielle et de vos propres références, pour faciliter les processus de travail et la recherche des fichiers.

Le succès de l’émission de Marie Kondo, sur Netflix ne nous a pas laissés indifférents. Comme elle, les utilisateurs d'Extensis Portfolio cherchent ce qui « suscite de la joie ». Nous avons ainsi souhaité en discuter avec notre propre spécialiste du rangement.

Suzanne Lehman est coach en rangement dans la région de Portland, dans l’Oregon. Il se trouve qu’elle est aussi l’épouse de l’un de nos collègues à Extensis. Elle exerce son activité de professionnelle de l’organisation depuis 15 ans. Elle aide de petites entreprises et des particuliers à organiser leurs espaces et à atteindre leurs objectifs de mise en ordre. Nous avons retranscrit ci-dessous notre discussion, qui a notamment porté sur les principes d’organisation, la gestion des ressources numériques et les méthodes infaillibles.

Bonjour Suzanne, merci de prendre le temps d’échanger avec moi aujourd’hui. Tout le monde parle de Marie Kondo en ce moment et de ses méthodes pour apprendre à tout ranger. Si je ne m’abuse, sa manière de procéder est très centrée sur le consommateur, n’est-ce pas ? 

Oui, Marie Kondo est un phénomène ! Presque partout où je vais, je vois son livre « La magie du rangement » sur une étagère ou un bout de canapé. La méthode KonMari a beaucoup de succès, parce qu’elle comporte deux axes. D’abord, sa méthode reconnaît que les gens ont une relation personnelle avec leurs affaires, notamment en amenant les clients à se poser la désormais célèbre question : « est-ce que cet objet m'apporte de la joie ? » Les gens adorent et adhèrent, parce qu’ils ont le sentiment d’être acteurs du changement. Tout dépend d’eux, et non des objets. Ils décident de ce qu’ils veulent garder en fonction de leur relation à leurs possessions. Pour beaucoup d’entre nous, il est plus facile de répondre à la question « Cet objet m’apporte-t-il de la joie ? » qu'aux interrogations plus standard des professionnels du rangement, telles que « Avez-vous utilisé cet objet au cours de l’année écoulée ? » ou « Pensez-vous que vous l’utiliserez dans l’année à venir ? ».

La méthode KonMari offre un plan d'action. C’est un véritable plan d'attaque. Au lieu d'organiser le tri et le rangement pièce par pièce, vous procédez par catégorie. D'abord les vêtements, ensuite les livres, puis les papiers et enfin les « komono » (objets divers), c’est-à-dire tout le reste. La plupart de mes clients essaient depuis des années d’ordonner leurs espaces, mais finissent toujours par ne plus savoir où donner de la tête parce qu’ils ne savent pas comment procéder. Ils foncent tête baissée, mais se découragent vite face aux difficultés.

Le garage illustre bien le problème. Comment ne pas se sentir submergé devant l'accumulation d'objets en tout genre, quand il faut prendre beaucoup de décisions et que l’on n’en voit pas le bout ? La situation est souvent plus complexe qu’elle n’y paraît. Que faire de la poussette cassée ? Des pneus neige d’une voiture que vous ne possédez plus ? Des vieux outils de votre grand-père ? Et de toutes ces photos de famille encadrées ? Toutes ces choses s’entassent. Et réfléchir à ce qu’il faut en faire est fatigant mentalement. C’est pourquoi on fait appel à moi. Je propose un plan d'action, une aide pratique et des ressources pour atteindre l'objectif de rangement et d'organisation.

C’est une approche très pragmatique, qui pourrait intéresser les entreprises qui cherchent un moyen d'organiser leurs ressources. Quelle différence faites-vous entre une méthode destinée aux particuliers et une méthode s'adressant aux entreprises ? 

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte lorsqu’il s'agit d’aider des entreprises à mieux s'organiser. Par exemple, la méthode KonMari insiste sur la nécessité de se débarrasser de certains objets pour adopter un style de vie plus minimaliste en ne conservant que les objets que nous aimons. Lorsque nous aidons des entreprises, nous n’essayons aucunement d'éliminer certaines ressources. Nous souhaitons simplement en faciliter l'accès. Dans un environnement professionnel, le fait de supprimer des ressources ne va pas vous procurer de la joie. En revanche, organiser les ressources de manière à y accéder très facilement sera immensément gratifiant.

Imaginez : vous saisissez simplement vos termes de recherche et, comme par magie, tout ce que vous souhaitez apparaît sur votre écran. Vos perspectives sont illimitées. Vous pouvez oublier les frustrations et les peurs que vous ressentiez quand vous ne parveniez pas à remettre la main sur la photo ou le contenu essentiel dont vous aviez besoin. C’est le fait de pouvoir accéder facilement à vos ressources numériques qui vous remplit de joie.

Vous avez dit qu'il était nécessaire d'avoir un « plan d'action » pour atteindre son but en matière d’organisation. Les particuliers et les entreprises ont-ils besoin d'autre chose pour mener à bien leur projet ?

Une organisation réussie, et cela vaut aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises, requiert trois éléments clés : des solutions, des stratégies et un soutien.

L’organisation ne doit pas être envisagée comme un événement ponctuel. Il s'agit d'un processus qui s'inscrit dans le temps. Pour aider mes clients au mieux, je commence par leur proposer des solutions qui correspondent à leurs besoins, à leur espace et à leur façon de penser et d'apprendre. Il s'agit d'un processus collaboratif. Ensemble, nous réfléchissons à ce que l’organisation va leur apporter, au but recherché. Les solutions proposées découlent de ces réflexions. Une fois les solutions en place, j’élabore des stratégies avec mes clients pour veiller à ce qu’ils utilisent les solutions préconisées. Les stratégies permettent de répondre à des questions telles que « Comment allez-vous utiliser cette solution ? » Dans le cas de Portfolio, je demanderais : « Comment allez-vous utiliser Portfolio ? » « Comment allez-vous déployer la solution ? » « Qui sera formé à l’utilisation du logiciel ? » « Comment la solution va-t-elle être intégrée aux processus de l’entreprise ? »

Vient ensuite la question du soutien à apporter. Sans ce dernier, les solutions ne répondraient pas aux attentes des utilisateurs, qui ne prendraient pas forcément l’habitude de les utiliser. Nous devons réfléchir aux questions suivantes : « Comment assurer le fonctionnement de nos solutions ? » « De quel type de soutien extérieur avons-nous besoin ? » « De quel type de soutien avons-nous besoin en interne pour faire perdurer le bon fonctionnement du système ? »

En résumé, les trois « S » garantissent le succès d'un programme d'organisation : « Solution », « Stratégie » et « Soutien ». Ce sont là de très bons conseils donnés aux nouveaux utilisateurs de Portfolio qui souhaitent prendre de bonnes habitudes d’organisation et sépanouir dans la recherche et l’accès rapide aux ressources numériques dans Extensis Portfolio!

Nous remercions chaleureusement notre consultante en rangement Suzanne Lehman de nous avoir fait part de son expérience et de ses réflexions en matière d'organisation et de rangement.

Pour obtenir d'autres conseils au sujet de l’organisation de vos ressources numériques, n’hésitez pas à consulter notre Guide des meilleures pratiques de gestion des ressources numériques.